Zgłoszenie w każdym przypadku musi być podpisane zgodnie z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS. Przepis ten wskazuje, że zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.
W razie negatywnej weryfikacji zgłoszenia, realizacja obowiązków sprawozdawczych następuje w trybie wniosku wyłącznie drogą elektroniczną. Złożenie dokumentów finansowych w trybie wniosku w praktyce dotyczy tych podmiotów, w których żaden z reprezentantów nie ma prawidłowo wpisanego numeru PESEL w KRS. Tym samym dokumenty finansowe należy przekazać w trybie wniosku przez portal S24, który jest dostępny dla wszystkich podmiotów z KRS. Wniosek ten podlega opłatom (140 zł) a może go złożyć pełnomocnik będący adwokatem, radcą prawnym lub prawnikiem zagranicznym. Do wniosku także można dołączyć kopie uchwał wspólników czy inne kopie wymienione w przepisach ustawy o KRS.
System MS obsługujący bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych umożliwia przygotowanie zgłoszenia przez inną osobę niż ta, która ma się pod nim podpisać. Osoby, które chcą przygotować czy podpisać zgłoszenie dotyczące dokumentów finansowych, muszą mieć założone konto w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości. Od 1 kwietnia 2019 r. takiego zgłoszenia może także dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem swoich systemów teleinformatycznych, o ile w systemie tym ujawniony jest ich numer PESEL i są oni umocowani do dokonania zgłoszenia (spółka musi prawnikowi udzielić pełnomocnictwa do dokonania takiego zgłoszenia). Udzielić takiego pełnomocnictwa do złożenia zgłoszenia może każda firma.
Od 1 października 2018 r. po zamieszczeniu w repozytorium dokumentów finansowych, czyli po ich przekazaniu do KRS w trybie zgłoszenia albo wniosku, sprawozdania finansowe lub sprawozdania z badania są przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Zasady te dotyczą wszystkich podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, czyli wspólnicy spółek jawnych, spółek partnerskich czy spółek komandytowych będący osobami fizycznymi nie mają również obowiązku przekazywania sprawozdania finansowego spółki do Szefa KAS.
Postać załączanych dokumentów do bezpłatnego zgłoszenia dotyczącego złożenia ich do KRS.
Dokumenty, które muszą być sporządzone w postaci elektronicznej i w takiej postaci należy przykazać je do KRS:
• roczne sprawozdanie finansowe - format. xml,
• roczne sprawozdanie finansowe oddziału - w przypadku przedsiębiorcy zagranicznego,
• sprawozdanie z badania, jeżeli roczne sprawozdanie finansowe podlegało badaniu,
• sprawozdanie z działalności,
• dokumenty wymienione w art. 69 ust. 1f ustawy o rachunkowości,
• sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
• skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
• roczne skonsolidowane sprawozdanie finansowe grupy kapitałowej.
Dokumenty, które jeśli zostały sporządzone w postaci elektronicznej to należy je w takiej postaci załączyć do zgłoszenia. Jeśli dokumenty te są sporządzone na piśmie, do zgłoszenia lub wniosku można dołączyć ich kopie lub skany podpisane zgodnie z przepisami ustawy o KRS:
• dokumenty wymienione w art. 69 ust. 1c, 1d, 4 ustawy o rachunkowości,
• uchwała/postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz uchwała/postanowienie o podziale zysku lub pokryciu straty.
Należy mieć na uwadze, że obowiązkowa elektronizacja dokumentów finansowych nie wymusza równoczesnej obowiązkowej elektronizacji uchwał wspólników.
Sprawozdanie finansowe sporządza się obowiązkowo w postaci elektronicznej. Przy czym sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Jak wynika z treści art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie to podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Dokumenty finansowe muszą więc być podpisane przed zgłoszeniem ich do KRS zgodnie z wymogami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, natomiast uchwały wspólników muszą być podpisane zgodnie z wymogami wynikającymi z Kodeksu spółek handlowych. Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, to należy je złożyć w rejestrze przedsiębiorców KRS w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami, o których mowa w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Dorota Andrychowska
Zobacz także wcześniejsze artykuły z cyklu "Bilans 2018":
1. Informacje ogólne
2. Inwentaryzacja aktywów i pasywów
3. Rozliczenie niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych
4. Zdarzenia gospodarcze na przełomie lat - przychody ze sprzedaży
5. Zdarzenia gospodarcze na przełomie lat - koszty
6. Zdarzenia gospodarcze ujawnione po dniu bilansowym
7. Wycena aktywów i pasywów - zagadnienia ogólne
8. Aktywa trwałe w bilansie
9. Aktywa obrotowe w bilansie
10. Kapitały własne w bilansie
11. Rezerwy na zobowiązania, bierne rozliczenia międzyokresowe, zobowiązania warunkowe
12. Zobowiązania, fundusze specjalne i rozliczenia międzyokresowe
13. Przychody jednostki
14. Koszty działalności podstawowej jednostki
15. Koszty pozostałej działalności operacyjnej jednostki
16. Koszty działalności finansowej jednostki
17. Sprawozdanie jednostki mikro według załącznika nr 4
18. Aktywa w bilansie jednostki małej według załącznika nr 5 Ustawy o Rachunkowości
19. Pasywa w bilansie jednostki małej według załącznika nr 5 Ustawy o Rachunkowości
20. Działalność podstawowa w RZiS jednostki małej wg załącznika 5
21. Działalność pozostała i finansowa w RZiS jednostki małej wg załącznika 5
22. Kolejność prac bilansowych w spółce z o.o.
23. Obowiązek badania sprawozdania finansowego jednostki
Zapraszamy na szkolenie: BILANS 2018 organizowane przez Fundację Rozwoju Rachunkowości
E-SPRAWOZDANIA FINANSOWE
Menu
Menu
