Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe ma obowiązek przeprowadzenia na koniec roku obrotowego inwentaryzację jej aktywów i pasywów. Inwentaryzacja polega na ustalaniu rzeczywistego stanu majątku, kapitałów własnych i zobowiązań oraz porównania tego stanu z zapisami wynikającymi z ewidencji księgowej. Sprawdzenie, czy informacje wynikające z ksiąg rachunkowych odpowiadają rzeczywistości, warunkuje prawidłowość sprawozdania finansowego jednostki.
Proces inwentaryzacji w każdej jednostce jest uzależniony głównie od jej wielkości oraz posiadanych przez nią zasobów majątkowych. Można jednak wyróżnić także wiele czynności podobnych lub wspólnych.
Pierwszą czynnością w zakresie inwentaryzacji jest w większości przypadków wydanie zarządzenia przez kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.
W zarządzeniu tym zamieszcza się zwykle:
• przedmiot i metodę inwentaryzacji,
• terminy jej przeprowadzenia,
• datę ustalenia stanu faktycznego,
• datę rozpoczęcia,
• datę zakończenia czynności inwentaryzacyjnych.
Kierownik jednostki powołuje w większości jednostek komisję inwentaryzacyjną oraz zespoły spisowe.
Zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest:
• zorganizowanie inwentaryzacji drogą spisu z natury,
• przeprowadzenie spisu z natury,
• wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych,
• przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji rozliczenia różnic.
Komisja inwentaryzacyjna zajmuje się również określeniem obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury oraz sporządzeniem dokumentacji związanej z przebiegiem inwentaryzacji. Nadzoruje przygotowanie do spisu rejonów i pól spisowych oraz znajdujących się na nich zapasów. Przed inwentaryzacją Komisja inwentaryzacyjna przeprowadza także szkolenie osób biorących w niej udział.
Inwentaryzację aktywów i pasywów jednostki przeprowadzamy:
• w drodze spisu z natury
• poprzez potwierdzenie salda
• w drodze weryfikacji
Metoda spisu z natury to podstawowa metoda inwentaryzacji, polega na liczeniu oraz odpowiednich pomiarach składników majątku, głównie zapasów i środków trwałych.
Celem inwentaryzacji drogą spisu z natury jest:
• ustalenie rzeczywistego stanu składników,
• ocena zgodności rzeczywistych stanów ze stanami wykazanymi w ewidencji księgowej,
• wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie,
• ocena stanu jakościowego i gospodarczego składników,
• wzmocnienie kontroli wewnętrznej majątku jednostki.
Spisem z natury jednostki obejmują:
• aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
• papiery wartościowe w postaci materialnej,
• rzeczowe składniki aktywów obrotowych,
• środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji,
• maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie
Spis z natury może być dokonany w drodze inwentaryzacji:
a) okresowej, w toku której następuje ustalenie na wyznaczony dzień drogą spisu z natury rzeczywistego stanu ogółu lub określonej części zapasów wraz z ustaleniem i rozliczeniem ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych z zachowaniem właściwych zasad i terminów,
b) ciągłej, w toku której czynności spisowe są wykonywane systematycznie, według przygotowanego planu. Metodą inwentaryzacji ciągłej możliwe jest dokonywanie spisu z natury zapasów przechowywanych na strzeżonych składowiskach i objętych ilościowo-wartościową ewidencją księgową oraz środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym.
Podstawowym terminem okresowego spisu z natury zapasów, jest ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednak, z wyłączeniem zapasów, nieobjętych bieżącą ewidencją księgową, czynności spisowe mogą następować w terminie mieszczącym się w dopuszczalnym ustawowo przedziale czasu, czyli na 3 miesiące przed i 15 dni po ostatnim dniu roku obrotowego. Nieobjęte bieżącą ewidencją księgową zapasy, które są odpisywane w ciężar kosztów w momencie zakupu lub wytworzenia, podlegają obowiązkowo spisowi na ostatni dzień roku obrotowego.
Ustawa o rachunkowości nie zawiera szczegółowych regulacji, co do organizacji i sposobu przeprowadzenia spisu z natury. W zakresie spisu z natury zapasów rzeczowych składników majątku obrotowego jednostka może stosować stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Natomiast w stosunku do inwentaryzacji środków trwałych jednostka może stosować Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (KSR nr 11).
Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu składników majątku jest stosowana do:
• aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki (w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej),
• udzielonych pożyczek,
• należności z tytułu dostaw i usług oraz innych należności,
(z wyłączeniem należności wykazanych w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, tj. należności spornych i wątpliwych, należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności z tytułów publicznoprawnych, które są inwentaryzowane w drodze weryfikacji)
• własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.
W przypadku środków pieniężnych w bankach, bank prowadzący rachunek jednostki przesyła informację o saldzie figurującym w jego księgach rachunkowych, a w przypadku gdy bank nie prześle odpowiedniego wyciągu informującego o stanie salda lub wysokości kredytu, jednostka może sama wystąpić z prośbą o potwierdzenie salda swojego rachunku.
W podobny sposób inwentaryzuje się papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, które jednostka posiada w bankach lub biurach maklerskich oraz czeki i weksle przekazane do banku celem realizacji, a także salda udzielonych przez jednostkę pożyczek.
W odniesieniu do należności, obowiązek potwierdzenia salda spoczywa na wierzycielu. (czyli jednostce) Najczęściej wysyła się do swoich dłużników wypełniony druk tzw. "Potwierdzenie salda" i oczekuje na potwierdzenie wykazanych w nim sald. Ten dokument może wyglądać bardzo różnie, w zależności od ustaleń przyjętych w danej jednostce, czy programu księgowego. Potwierdzeniem salda mogą być również wysyłane za potwierdzeniem odbioru, wyciągi z kont wraz z ich potwierdzeniem przez kontrahenta.
Jak wynika z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację należności przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych należności oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Termin i częstotliwość inwentaryzacji należności uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku.
Decyzję w sprawie dokumentowania inwentaryzacji przeprowadzanej drogą potwierdzenia sald podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości lub instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej element polityki rachunkowości.
Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych dotyczących poszczególnych składników aktywów i pasywów z danymi wynikającymi z dokumentów źródłowych stanowiących podstawę zapisu księgowego.
W przypadku weryfikacji jedynym możliwym terminem jej przeprowadzenia jest ostatni dzień roku obrotowego.
Drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników inwentaryzuje się:
• należności sporne i wątpliwe,
• należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• należności z tytułów publicznoprawnych,
• grunty,
• prawa wieczystego użytkowania gruntów,
• spółdzielcze prawa do lokali mieszkaniowych i użytkowych,
• środki trwałe trudno dostępne,
• środki trwałe w budowie,
• środki trwałe znajdujące się poza jednostką,
• inne składniki aktywów i pasywów niewymienione wyżej, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.
Jeżeli jednostka przeprowadza spis z natury środków trwałych raz na 4 lata, to w latach, w których tego spisu nie przeprowadza, powinna inwentaryzować je metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości. Tak samo powinno się postępować w stosunku do rzeczowych składników majątku obrotowego inwentaryzowanych obowiązkowo raz na 2 lata.
Weryfikacją obejmuje się głównie: środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywa i pasywa niewymienione w ww. pkt 1 i 2 oraz wymienione w ww. pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.
Weryfikacja pozwala na spełnienie warunku prowadzenia ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco oraz sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego przedstawiającego rzetelnie i jasno sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy jednostki.
Dorota Andrychowska
______________________________________________________________________________
Zobacz także inne artykuły z cyklu "Bilans 2018":
1. Bilans - Informacje ogólne
Menu
Menu
