Archiwizacja dokumentów księgowo-podatkowych w 2019 r. (cz. 1/3) - Zasady archiwizacji wynikające z ustawy o rachunkowości
Generalnie przepisy ustawy mówią, że:
• dokumentację określającą zasady (politykę) rachunkowości,
• księgi rachunkowe,
• dowody księgowe,
• dokumenty inwentaryzacyjne,
• sprawozdania finansowe, zwane dalej także "zbiorami",
należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W przypadku ksiąg rachunkowych prowadzonych komputerowo ustawa o rachunkowości wskazuje, że ochrona danych powinna polegać na:
• stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
• doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
• systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz
• zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce:
• w oryginalnej postaci,
• w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• w podziale na okresy sprawozdawcze,
• w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Takie same zasady przechowywania dotyczą:
• zatwierdzonych sprawozdań finansowych za dany rok obrotowy,
• sprawozdania z działalności jednostki (o ile jednostka takie sprawozdanie sporządza),
• dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości oraz ksiąg rachunkowych.
Treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
Taki wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Począwszy od sprawozdań finansowych za 2018 r., które to po raz pierwszy musiały być sporządzone w wersji elektronicznej, ich archiwizowanie następuje również w wersji elektronicznej.
Takie same zasady przechowywania dokumentów dotyczą również zbiorów przekazanych do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów (art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości).
Zobacz także inne aktualności z serii "Archiwizacja dokumentów księgowo–podatkowych":
Terminy przechowywania dokumentów księgowych
Terminy przechowywania dokumentów ZUS i dokumentów podatkowych w firmie
Dbamy o Twoją prywatność
Poprzez wykorzystanie ciasteczek oraz technologiom pokrewnym, jesteśmy w stanie dostosować prezentowane Ci treści. Zgoda na zapisywanie informacji w Twojej przeglądarce oraz ich używanie i przetwarzanie (włączając profilowanie oraz analizy rynkowe i statystyczne) umożliwia nam lepsze dopasowanie oferty do Twoich potrzeb i zainteresowań. Odpowiedzialność za zarządzanie Twoimi danymi ponosi Centrum Szkoleniowe FRR wraz z wybranymi partnerami, z którymi nawiązaliśmy współpracę.
Dane są przetwarzane w celu udoskonalenia użytkowania naszych serwisów, generowania danych statystycznych oraz poprawy ogólnej funkcjonalności naszej strony. Klikając przycisk "Zgadzam się", wyrażasz zgodę na marketingowe i statystyczne wykorzystanie plików cookies przez platformę FRR oraz partnerów.
Pamiętaj, że zgoda jest całkowicie dobrowolna. Swój wybór możesz zmodyfikować na stronie Polityki prywatności.
Kliknij polityka cookies, aby dowiedzieć się więcej, w tym jak zarządzać plikami cookies za pośrednictwem swojej przeglądarki internetowej.
Wybór zgód
- Meta - Polityka prywatności
- Google Products - Polityka prywatności
- Sales Manago - Polityka prywatności
- Smartsupp products - Polityka prywatności