W odniesieniu do dokumentów podatkowych zastosowanie znajduje art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zgodnie z 70 § 1 O.p. zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Ponieważ termin płatności podatku dochodowego za dany rok przypada w roku następnym, okres przechowywania dokumentacji dla celów podatkowych jest dłuższy od okresu wymaganego przepisami bilansowymi o jeden rok.
Inne okresy w porównaniu do przepisów bilansowych są przewidziane również w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej:
• dotyczącej ustalenia prawa do emerytury lub renty oraz
• dokumentów ubezpieczeniowych ZUS.
W art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, pracodawca zobowiązany jest przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Z kolei od dnia 1 stycznia 2019 r., przy spełnieniu warunków określonych w art. 125a ust. 4a okres przechowywania ww. dokumentów może wynosić tylko 10 lat.
Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. W odniesieniu do ww. dokumentów przekazanych do ZUS przed 1 stycznia 2012 r. obowiązuje z kolei 10-letni okres przechowywania.
W sytuacji, gdy termin przechowywania dokumentów i dowodów księgowych reguluje kilka aktów prawnych obowiązujących jednostkę, zawsze należy przyjąć najdłuższy termin z nich wynikający.
Zobacz także wcześniejsze aktualności z serii Archiwizacja dokumentów księgowo–podatkowych:
Zasady archiwizacji wynikające z Ustawy o Rachunkowości
Terminy przechowywania dokumentów księgowych
Menu
Menu
