Zgodnie z art. 28 ust. 11 pkt 2 ustawy, powstałe rozrachunki z kontrahentami (należności i zobowiązania) jednostka ujmuje w księgach rachunkowych w ich wartości nominalnej. Wartość nominalna wynika z dokumentu potwierdzającego powstanie należności lub zobowiązania, wystawionego przez sprzedawcę lub jego kontrahenta (faktura, paragon, rachunek, nota księgowa.)
W przypadku transakcji handlowych, dokumentowanych fakturą, odpowiada ona kwocie brutto wskazanej na fakturze, to jest wartości sprzedaży netto (która może zawierać również obciążenia publicznoprawne, takie jak akcyza, cło) powiększonej o podatek od towarów i usług – VAT.
Wartość nominalna rozrachunków z kontrahentami może również nie uwzględniać podatku VAT. Ma to miejsce np. w przypadku, gdy świadczenie będące przedmiotem transakcji podlega zwolnieniu z podatku VAT (np. usługi finansowe) lub sprzedawca jest podmiotowo zwolniony z VAT.
W przypadku należności lub zobowiązań w walutach obcych jednostka dokonuje ich przeliczenia na walutę polską pod datą ich ujęcia w księgach rachunkowych. Do przeliczenia jednostka stosuje, zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt. 2 ustawy kurs średni ogłoszony dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień przeprowadzenia transakcji zakupu-sprzedaży (jest to de facto kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji).
Na dzień bilansowy jednostka wycenia rozrachunki z kontrahentami:
-
- należności – w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 28 ust. 1 pkt 7),
- zobowiązania – w kwocie wymagającej zapłaty (art. 28 ust. 1 pkt 8).
Wycena na dzień bilansowy należności od kontrahentów z zachowaniem zasady ostrożności oznacza konieczność zweryfikowania, czy ustalona na dzień bilansowy kwota wymaganej zapłaty, odpowiada na ten dzień realnej wartości należności, tj. wartości możliwej do odzyskania (wartość odzyskiwalna).
W przypadku, gdy wartość należności możliwa do odzyskania na dzień bilansowy jest niższa od kwoty wymaganej zapłaty, jednostka odpowiednio obniża jej wartość przez dokonanie odpisu aktualizującego wartość należności. Odpis aktualizujący wartość należności obciąża odpowiednio pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe. Przy ustalaniu wartości odzyskiwalnej należności od kontrahentów i wysokości ewentualnego odpisu aktualizującego jednostka stosuje przepisy ustawy (art. 35b) oraz postanowienia KSR Nr 4 Utrata wartości aktywów.
Na dzień bilansowy jednostka ustala kwotę wymaganej zapłaty rozrachunków z kontrahentami w walucie obcej w sposób analogiczny, jak rozrachunków w walucie polskiej. Następnie, kwotę wymaganej zapłaty w walucie obcej przelicza na walutę polską, stosując, zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt. 1 ustawy, obowiązujący na dzień bilansowy średni kurs ogłoszony dla danej waluty przez NBP.
Zazwyczaj kurs waluty obcej zastosowany do przeliczenia rozrachunków z kontrahentami w walutach obcych na walutę polską na moment ujęcia ich w księgach rachunkowych różni się od kursu waluty obcej zastosowanego do ich wyceny na dzień bilansowy. W konsekwencji powstają różnice kursowe:
- dodatnie:
- dla należności – gdy kurs waluty obcej na dzień bilansowy jest wyższy od kursu na dzień ujęcia należności w księgach rachunkowych,
- dla zobowiązań – gdy kurs waluty obcej na dzień bilansowy jest niższy od kursu na dzień ujęcia zobowiązania w księgach rachunkowych,
- ujemne:
- dla należności – gdy kurs waluty obcej na dzień bilansowy jest niższy od kursu na dzień ujęcia należności w księgach rachunkowych,
- dla zobowiązań – gdy kurs waluty obcej na dzień bilansowy jest wyższy od kursu na dzień ujęcia zobowiązania w księgach rachunkowych.
Jednostka ujmuje różnice kursowe w księgach rachunkowych jako przychody lub koszty finansowe, bądź – w przypadkach wskazanych w ustawie – zalicza je do kosztu wytworzenia produktów, ceny nabycia towarów, ceny nabycia lub kosztu wytworzenia środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych. Jednocześnie odpowiednio koryguje wartość rozrachunków z kontrahentami.
Nie kompensuje się różnic kursowych dodatnich z ujemnymi w ewidencji księgowej.
Jeżeli jednostka dokonała odpisu aktualizującego wartość należności od kontrahenta w walucie obcej, wówczas na dzień bilansowy przelicza odpis aktualizujący na walutę polską według tego samego kursu, po jakim przeliczyła należność, tj. po kursie średnim NBP dla danej waluty obcej obowiązującym na dzień bilansowy.
