Archiwizacja dokumentów księgowo-podatkowych w 2019 r. (cz. 2/3) – Terminy przechowywania dokumentów księgowych

Zbiory księgowe przechowuje się zgodnie z przepisami ustawy przez następujące okresy:
•    księgi rachunkowe - 5 lat;
•    karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji (wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych), nie krócej jednak niż 5 lat;
•    dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy (nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną);
•    dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
•    dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
•    dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
•    dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat;
•    pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy - 5 lat.

Zgodnie art. 74 ust. 3 ustawy o rachunkowości okresy przechowywania zbiorów księgowych oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Od 1 stycznia 2019 r., zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. W 2019 r. nie ma już obowiązku trwałego przechowywania tych sprawozdań.

Nowe zasady przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych stosuje się również do rocznych sprawozdań finansowych sporządzonych za rok rozpoczynający się przed dniem 1 stycznia 2019 r.

Zobacz także wcześniejsze aktualności z serii "Archiwizacja dokumentów księgowo–podatkowych":
Zasady archiwizacji wynikające z Ustawy o Rachunkowości
Terminy przechowywania dokumentów ZUS i dokumentów podatkowych w firmie