Podróże służbowe pracowników – Należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownika

09.10.2019 2019-10-09T00:00:00+02:00 https://www.frr.pl/news/861/naleznosci-z-tytulu-zagranicznej-podrozy-sluzbowej
Fundacja Rozwoju Rachunkowości
Zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych pracowników wynikają z przepisów Kodeksu pracy oraz z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Przysługująca pracownikowi w czasie służbowej podróży zagranicznej dieta, przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki związane z taką podróżą.

Generalnie pracownik ma otrzymać taką dietę w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej, jednak w przypadku podróży odbywanej do dwóch lub więcej państw, pracodawca może ustalić również więcej niż jedno państwo docelowe.

Natomiast wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach podana jest w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Zgodnie z tymi przepisami za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną dobę podróży zagranicznej:
•    do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
•    ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
•    ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.


W sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono w trakcie zagranicznej podróży służbowej bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje mu tylko 25% diety ustalonej odpowiednio do długości podróży.

Dieta w takiej wysokości (25%) przysługuje także za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym. Natomiast w sytuacji, gdy pracownik otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie - dieta mu nie przysługuje. Z kolei gdy taka należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie - do wysokości należnej diety.

Zapewnienie pracownikowi częściowego bezpłatnego wyżywienia powoduje odpowiednie pomniejszenie diety, ulega ona obniżeniu w wartości procentowej za:
•    śniadanie - o 15% diety,
•    obiad - o 30% diety,
•    kolację - o 30% diety.


Pomniejszenia diety dokonuje się również w przypadku, gdy wyżywienie zostało zapewnione pracownikowi w ramach korzystania z usługi hotelowej.

Należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej (inne niż dieta) to zgodnie z w/w rozporządzeniem:
•    zwrot kosztów noclegu
Podczas podróży zagranicznej za nocleg przysługuje oddelegowanemu pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może również wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej ten limit. Natomiast jeżeli pracownik nie udokumentuje kosztów noclegu, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu. Należy mieć na uwadze, że taki ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu lub gdy pracownik ma zapewniony bezpłatny nocleg.

•    zwrot kosztów dojazdów z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub portu morskiego
Pracownikowi, który jest wysłany służbowo w zagraniczną podróż, przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Trzeba pamiętać, że w sytuacji gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt ale w wysokości 50% diety.

•    zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej
Z tytułu zagranicznej podróży służbowej na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje także ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

•    zwrot innych niezbędnych uzasadnionych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę (w udokumentowanej przez pracownika wysokości).

Trzeba pamiętać, że ryczałty na dojazdy z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego oraz na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej nie przysługują, gdy:
•    pracownik odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem,
•    ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
•    nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Ponadto z tytułu choroby w czasie podróży służbowej przysługuje pracownikowi zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

Pracownik wydelegowany w zagraniczną podróż służbową otrzymuje obligatoryjnie zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów. Za zgodą pracownika taka zaliczka może być wypłacona również w walucie polskiej.

Zobacz także inne aktualności z serii "Podróże służbowe pracowników (krajowe i zagraniczne):
1. Zasady ogólne
2. Należności z tytułu krajowej podróży służbowej pracownika

Jesteś zainteresowany szkoleniami zamkniętymi
przygotowanymi zgodnie z potrzebami Twojej firmy?

Zadzwoń!
  • Warszawa zadzwoń 22 583 10 00
  • Katowice zadzwoń 32 353 09 26
zamknij
zamknij

zamknij