Podróże służbowe pracowników – należności z tytułu krajowej podróży służbowej pracownika

02.10.2019 2019-10-02T00:00:00+02:00 https://www.frr.pl/news/857/naleznosci-z-tytulu-krajowej-podrozy-sluzbowej
Fundacja Rozwoju Rachunkowości
Zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych pracowników wynikają z przepisów Kodeksu pracy oraz z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Z tytułu krajowej podróży służbowej pracownikowi przysługuje tzw. dieta, która przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w podróży. Wynosi ona 30 zł za dobę podróży. Wysokość diety zależy od długości podróży i ustala się ją za okres od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do zakończenia podróży (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego.

Zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
•    mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
•    od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
•    ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Natomiast, jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
•    do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
•    ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W niektórych przypadkach prawo do diety jest wyłączone. Nie przysługuje ona pracownikowi, jeżeli:
•    zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie,
•    delegowano go do miejsca jego stałego lub czasowego pobytu,
•    przebywa w podróży trwającej co najmniej 10 dni i korzysta z uprawnienia do przejazdu w dniu wolnym od pracy na koszt pracodawcy do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu i z powrotem - dieta nie przysługuje za czas przerwy w delegacji.

W § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia przewidziany jest mechanizm pomniejszania diety o koszt posiłku (co odpowiednio dotyczy również posiłku zapewnionego w ramach usługi hotelarskiej).

Przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
•    śniadanie - 25% diety,
•    obiad - 50% diety,
•    kolacja - 25% diety.


Należności z tytułu krajowej podróży służbowej (inne niż tzw. dieta) to:
•            należności z tytułu zwrotu kosztów noclegu
Za nocleg w hotelu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie więcej niż dwudziesto-krotność stawki diety (600 zł) za dobę hotelową. Jednak w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit 600 zł za dobę hotelową.
Z kolei pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg w hotelu, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (tj. 45 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21sza i 7ma.
Natomiast zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także w sytuacji, w której pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

•            należności z tytułu zwrotu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej
Pracownikowi za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety (tj. 6 zł) - chyba że na wniosek pracownika, pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Należy mieć na uwadze, że ryczałt za dojazdy środkami komunikacji miejscowej nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

•            należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdów do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i powrotu do miejsca delegowania
Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
Poza tym pracownikowi może zostać przyznana zaliczka na poczet krajowej podróży służbowej. Taka zaliczka jest przyznawana na wniosek pracownika, w wysokości jaka wynika ze wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowej.

Zobacz także inne aktualności z serii "Podróże służbowe pracowników (krajowe i zagraniczne):
1. Zasady ogólne

Jesteś zainteresowany szkoleniami zamkniętymi
przygotowanymi zgodnie z potrzebami Twojej firmy?

Zadzwoń!
  • Warszawa zadzwoń 22 583 10 00
  • Katowice zadzwoń 32 353 09 26
zamknij
zamknij

zamknij
Proszę czekać...
proszę czekać