Obowiązek ten ma być zapewniony od momentu ich wystawienia do końca okresu przechowywania, a za zapewnienie powyższych wymogów odpowiada nie tylko podatnik wystawiający fakturę, ale również podatnik otrzymujący fakturę. Jednocześnie sposób realizacji tego obowiązku jest dowolny i uzależniony wyłącznie od wyboru podatnika. Może być to „kontrola biznesowa”, które sprawdza powiązanie pomiędzy fakturą i dostawą towarów lub świadczeniem usług. Osoba upoważniona porównuje faktury z istniejącymi dokumentami handlowymi potwierdzającymi daną transakcję typu kopia zamówienia, zlecenie, umowa kupna, lub potwierdzenie przelewu. Podatnik nie jest przy tym zobowiązany do stosowania jakichkolwiek konkretnych technicznych procesów oraz wdrażania wewnętrznych regulaminów. Sposoby funkcjonowania kontroli biznesowej w firmie, która potwierdza wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług znajdują się przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 listopada 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.477.2018.2.JF.
Należy pamiętać, że w myśl art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres ten wynosi zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. Przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej w dowolny sposób. Dlatego podatnik stosujący dla udokumentowania wykonywanych czynności e-faktury nie ma obowiązku ich drukowania i przechowywania ich papierowej wersji. Nie ma również przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej podatnik mógł drukować i przechowywać w formie papierowej. Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 2 listopada 2018 r. mówi: "(...) obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób.. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. (...)"
Menu
Menu
