Minister Finansów w wydanej Interpretacji ogólnej stwierdził, że dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania/ujęcia kosztu uzyskania przychodu, otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie, może być zaksięgowany/ujęty w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Przy czym powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym dany koszt może być potrącony.
Zgodnie przepisami ustawy o PDOF, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.
Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.
Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Z kolei za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących PKPiR uważa się dzień wystawienia faktury/rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania/ujęcia kosztu.
W interpretacji ogólnej Minister Finansów wyjaśnił:
„ ... księgując/ujmując ten dowód w PKPiR, w kolumnie drugiej podatnicy wpisują datę zdarzenia gospodarczego. Zgodnie z objaśnieniami do PKPiR, jest to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Zatem późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zmiany daty jego poniesienia, o której mowa w art. 22 ust. 6b ustawy PIT.
Jednocześnie w przypadku dowodu otrzymanego przez podatnika lub przekazanego do biura rachunkowego w późniejszym terminie i wykazania go w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany bądź przekazany do biura rachunkowego, w kolumnie 17 "Uwagi", można opisać przyczyny późniejszego zaksięgowania (ujęcia) danego kosztu w prowadzonej księdze."
