Podatnik, który otrzymał zaliczkę ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową i to nie później niż 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Fakturę zaliczkową można również wystawić przed otrzymaniem zaliczki, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed tym terminem (art. 106b ust. 1 pkt 4 i art. 106i ust. 2 i ust. 7 ustawy o VAT).
Aby zapłatę na poczet przyszłych należności uznać za zaliczkę, muszą zostać spełnione następujące warunki:
- zapłata musi zostać dokonana na poczet konkretnej transakcji, czyli przyszłe świadczenie powinno być określone co do rodzaju w sposób jednoznaczny (powinny być dokładnie określone cechy identyfikujące rodzaj towaru bądź rodzaj usługi),
- określenie przyszłego świadczenia powinna być wystarczająco dokładna na potrzeby ustalenia zasad opodatkowania świadczenia (na tej podstawie należy móc określić miejsce świadczenia oraz stawkę opodatkowania),
- w momencie dokonania zaliczki strony nie mają intencji zmiany świadczenia w przyszłości.
(interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 1 lutego 2022 r.)
W/w interpretacja wyjaśnia również, że "(...) zaliczka, przedpłata nie tworzą samodzielnego bytu podatkowego, lecz są ściśle związane z konkretnym świadczeniem i nie można rozpatrywać ich jako czynności »oderwanej« od sprzedaży. Nie są one dodatkowymi czynnościami, lecz są integralnie związane z dostawą towarów lub świadczeniem usług, na poczet których zostały uiszczone. W przypadku zaliczek, przedpłat ustawa określa jedynie inny moment powstania obowiązku podatkowego, niż w przypadku sprzedaży dokonywanej bez pobrania zaliczki (...)".
Należy mieć na uwadze, że w ramach tzw. pakietu SLIM VAT 3 ustawodawca przewiduje możliwość rezygnacji z obowiązku odrębnego wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty z tytułu zaliczki, w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy, w odniesieniu do czynności, na poczet których tę zapłatę otrzyma.
Nowe regulacje prawne w zakresie uproszczenia obowiązków dokumentacyjnych podatników w tym zakresie mają wejść w życie w ostatnim kwartale 2022 r
