Księgi rachunkowe (co do zasady) są prowadzone przez daną jednostkę samodzielnie. Jednostka nie jest jednak ograniczona w wyborze miejsca prowadzenia swoich ksiąg, może również je powierzyć przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Należy mieć na uwadze, że powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości poprzez odpowiedni wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, zapisy w umowie oraz kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy.
Podstawowym warunkiem utrzymania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości przy wykorzystaniu serwera jest posiadanie oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych. Księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych, uznaje się za prowadzone w sposób prawidłowy, jeżeli spełnione są co najmniej następujące warunki:
- jednostka sprawuje kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;
- jednostka zapewnia identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;
- księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco;
- zapewnione jest jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;
- dane ksiąg rachunkowych są skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
- księgi rachunkowe są przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę;
- jednostka dysponuje wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub ma zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych (5 lat).
