Pracę zdalną będzie można wprowadzić na podstawie uzgodnień między pracodawcą a pracownikiem, przy przyjmowaniu pracownika do pracy lub w trakcie zatrudnienia. Natomiast jednostronne wprowadzenie pracy zdalnej przez pracodawcę będzie możliwe, w okresie:
- obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej).
Obowiązkiem pracodawcy w związku z wprowadzeniem w zakładzie pracy zdalnej będzie np.:
- zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych,
- pokrycie innych (niż wymienione powyżej) kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w dotyczącym pracy zdalnej porozumieniu (regulaminie, jednostronnym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem),
- zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy.
Jeżeli pracownik będzie wykonywał pracę zdalną na własnym sprzęcie, będzie miał prawo do ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą w porozumieniu (istnieje również możliwość zastąpienia ekwiwalentu ryczałtem).
Powyższe wymogi formalne nie będą obowiązywały w przypadku tzw. okazjonalnej pracy zdalnej, tj. pracy zdalnej świadczonej każdorazowo na wniosek zainteresowanego pracownika, w wymiarze do 24 dni w ciągu roku. Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie musiał określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzać, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
