Głównym celem informacji dodatkowej jest przedstawienie istotnych danych i objaśnień (w dowolnej formie: opisowej, tabelarycznej), tak aby sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z zasadami/polityką rachunkowości przedstawiało rzetelnie i jasno sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy danej jednostki.
Zgodnie z zał. nr 1 ustawy wprowadzenie do sprawozdania finansowego obejmuje w szczególności:
- firmę, siedzibę i adres albo miejsce zamieszkania i adres, podstawowy przedmiot działalności jednostki oraz numer we właściwym rejestrze sądowym albo ewidencji;
- wskazanie czasu trwania działalności jednostki, jeżeli jest ograniczony;
- wskazanie okresu objętego sprawozdaniem finansowym;
- wskazanie, że sprawozdanie finansowe zawiera dane łączne, jeżeli w skład jednostki wchodzą wewnętrzne jednostki organizacyjne sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe;
- wskazanie, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuowania działalności gospodarczej przez jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości oraz czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności;
- w przypadku sprawozdania finansowego sporządzonego za okres, w ciągu którego nastąpiło połączenie, wskazanie, że jest to sprawozdanie finansowe sporządzone po połączeniu spółek, oraz wskazanie zastosowanej metody rozliczenia połączenia (nabycia, łączenia udziałów);
- omówienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji), ustalenia wyniku finansowego oraz sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.
Zgodnie z art. 48 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości dodatkowe informacje i objaśnienia, jako część informacji dodatkowej, powinny obejmować objaśnienia:
- do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych za okresy sprawozdawcze objęte sprawozdaniem finansowym,
- proponowany podział zysku lub pokrycia straty,
- podstawowe informacje dotyczące pracowników i organów spółki,
- inne istotne informacje dla zrozumienia sprawozdania finansowego (typu zdarzenia po dniu bilansowym).
Ustawy o rachunkowości określa minimalny zakres informacji wymagających ujawnienia w sprawozdaniu finansowym czyli również w dodatkowych informacjach i objaśnieniach ale nie jest to katalog zamknięty.
Należy mieć na uwadze, że Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z dnia 26 czerwca 2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (nazywana dyrektywą o rachunkowości) wymaga, aby wyjaśnienia zawarte w informacji dodatkowej prezentowane były zgodnie z kolejnością pozycji w bilansie oraz rachunku zysków i strat.
Dyrektywa sugeruje, że kolejność not w dodatkowych informacjach i objaśnieniach powinna być prezentowana począwszy od bilansu, następnie rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.
Sama ustawa o rachunkowości nie zawiera takich wymagań więc kolejne objaśnienia mogą być prezentowane w zależności od potrzeb jednostki, z tym że z pewnością - należy zachować przejrzystość, kompletność oraz jasność prezentowanych informacji.
