Inwentaryzacja

Czym jest inwentaryzacja? Jak najprościej ją opisać? Jakie są jej etapy i metody? Jakie błędy najczęściej powstają podczas inwentaryzacji? Na te pytania odpowiada Teresa Janiec - nasz wieloletni wykładowca, ekspert w tej dziedzinie.

Magdalena Kuta: Pani Tereso, czym jest inwentaryzacja? Jak najprościej ją opisać?
Teresa Janiec: Inwentaryzacja jest jednym z zasadniczych obszarów rachunkowości tuż obok prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyceny pasywów i aktywów, a także sporządzania sprawozdawczości finansowej (art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości). Obowiązek okresowej inwentaryzacji mają wszelakie jednostki zobowiązane do stosowania UoR, w tym także wszystkie jednostki, które należą do sektora finansów publicznych.
W trakcie inwentaryzacji wykonywanych jest wiele czynności, które w efekcie prowadzą do ustalenia faktycznego stanu składników majątkowych, które są w posiadaniu określonej jednostki organizacyjnej. Następnie weryfikacji polega prawdziwość danych zawartych w księgach rachunkowych, które odnoszą się do wielkości poszczególnych pasywów oraz aktywów firmy.

MK: Jakie możemy wyróżnić etapy inwentaryzacji?
TJ: Możemy wyróżnić następujące fazy:
1.    Ustalenie faktycznego stanu całości składników majątkowych firmy według stanu na konkretny dzień,
2.    zestawienie tego stanu z wielkościami, które są zapisane w ewidencji księgowej,
3.    ustalenie oraz wyjaśnienie różnic nadwyżek/niedoborów,
4.    rozliczenie finansowe osób, które są odpowiedzialne za stwierdzone szkody i niedobory,
5.    sprowadzenie danych, które są zawarte w ewidencji księgowej do zgodności ze stanem faktycznym.
Art. 26 ust 1 Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591 określa 3 sposoby prowadzenia inwentaryzacji. Dobór właściwej metody jest ściśle związany z rodzajem składników pasywów i aktywów, które posiada jednostka.

MK: Wspomniała Pani o 3 metodach prowadzenia inwentaryzacji. Na czym one polegają?
TJ:
- Pierwsza metoda to spis z natury ilości składników majątkowych, ocena ich ilości, zestawienie otrzymanych wartości z danymi zawartymi w księgach rachunkowych, a także wyjaśnienie oraz rozliczenie potencjalnych różnic.
- Drugą metodą jest uzyskanie od banków oraz kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych firmy stanu aktywów finansowych, które są zgromadzone na rachunkach bankowych bądź są przechowywane przez inne jednostki należności oraz sprostowanie ewentualnych różnic.
- Trzecią metodą jest zestawienie ze sobą danych ksiąg rachunkowych z stosownymi dokumentami oraz weryfikacja wartości tych składników pasywów i aktywów, które nie podlegają wcześniej opisanym metodom inwentaryzacji bądź ich inwentaryzacja tymi metodami z zasadnych powodów nie jest możliwa.

MK: Jakie są najczęściej popełniane błędy podczas inwentaryzacji?
TJ: Najczęściej popełnianym błędem podczas inwentaryzacji metodą spisu z natury jest niewystarczające przygotowanie organizacyjne oraz personalne, jak również niestaranne przeprowadzenie inwentaryzacji. Częstym błędem jest także nieobecność podczas spisu osoby materialnie odpowiedzialnej.

Jak wiadomo, uzgodnienie sald sprowadza się do wzajemnego potwierdzenia salda z drugą stroną transakcji. W drodze potwierdzania sald inwentaryzacji podlegają m.in. udzielone pożyczki, aktywa finansowe na rachunkach bankowych, zdematerializowane papiery wartościowe, składniki majątku powierzone innym jednostkom.

Należy zaznaczyć, iż z potwierdzeniem sald należności występuje wierzyciel.
Inwentaryzacja należności nastaje na skutek uzyskania od kontrahenta pisemnego potwierdzenia, że uznaje on saldo lub kilka i tym samym uznaje kwotę wymagającą zapłaty.
Zwróćmy uwagę, że potwierdzenie sald należności jest również pewną formą przypomnienia dłużnikom o nieuregulowanych należnościach wobec firmy, a tym samym stanowi podstawę do ich roszczenia. Ujawnia należności sporne oraz wątpliwe.

Natomiast co się tyczy środków pieniężnych, które są zgromadzone na rachunkach bankowych, uzgodnienie salda następuje na podstawie dokumentu przesłanego przez bank, który prowadzi rachunek bankowy jednostki. W identyczny sposób dokonuje się również inwentaryzacji akcji, a także innych papierów wartościowych, które mają postać zdematerializowaną.
W przypadku, kiedy uzyskanie potwierdzenia salda jest niemożliwe, potwierdzenie sald należności odbywa się drogą porównania ksiąg rachunkowych z stosownymi dokumentami.

MK: Jak należy postępować w przypadku kiedy musimy rozliczyć różnice inwentaryzacyjne? Jak je zaksięgować do czasu wyjaśnienia przyczyn ich powstania?
TJ: Ustawa o rachunkowości nie określa jednoznacznie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Brak też wytycznych odnośnie sposobu oceny przyczyn ich powstania oraz zasad jakie mają stosować firmy przy podejmowaniu decyzji co do pokrycia ich skutków finansowych.

Należy zaznaczyć, że różnice inwentaryzacyjne mogą mieć charakter:
- nadwyżek, kiedy stan rzeczywisty ustalony w drodze inwentaryzacji jest wyższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych,
- niedoborów, gdy stan rzeczywisty ustalony w drodze inwentaryzacji jest niższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.
Wszelkie różnice inwentaryzacyjne do momentu ich rozliczenia ujmuje się na koncie 24-1 Rozliczenie niedoborów i nadwyżek - osobno ujmując nadwyżki i niedobory w ewidencji analitycznej do tego konta.

Ujawnienie niedoboru księguje się: Wn konto 24-1/0 Rozliczenie niedoborów, ma odpowiednie konto składnika majątku, np. 31 Materiały lub 33 Towary, albo 60 Produkty gotowe i półprodukty.

Ujawnienie nadwyżki ujmuje się w księgach zapisem: Wn odpowiednie konto składnika majątku, np. 31 Materiały lub 33 Towary, albo 60 Produkty gotowe i półprodukty, ma konto 24-1/1 Rozliczenie nadwyżek.

MK: Jakie są podstawowe zasady, które obowiązują przy inwentaryzacji?
TJ: Na pewno w trakcie przeprowadzania spisu z natury należy pamiętać, że:
- osoba, która jest odpowiedzialna za zapas powinna uczestniczyć przez cały czas w spisie,
- zapasy obce powinny zostać wyłączone ze spisów oraz ujęte na oddzielnych drukach spisu z natury,
- poszczególne składniki zapasów po przeliczeniu powinny być oddzielone, tak aby nie zostały powtórnie włączone do spisu z natury,
- zapasy należy dokładnie policzyć zgodnie z jednostkami miary, które są przyjęte w ewidencji szczegółowej,
- poprawki błędnych pomiarów powinny być opisane,
- arkusze spisu z natury powinny być wypełnione czytelnie oraz podpisane przez osoby biorące udział w spisie.

MK: Dziękuję za rozmowę.


Teresa Janiec - Biegły rewident. Posiada certyfikat Ministra Finansów do usługowego prowadzenia ksiąg. Ponad 13-letnie doświadczenie na stanowisku głównego księgowego owocuje praktycznym doświadczeniem w obszarze księgowości w firmach handlowo-usługowo-produkcyjnych. Od 2010 roku związana również z branżą szkoleniową jako trener. Wieloletni współpracownik Centrum Szkoleniowego FRR Sp. z o. o., prowadzi szkolenia z zakresu rachunkowości, podatków, prawa pracy, zagadnień związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, Inwentaryzacją, Instrumentami Finansowymi, Środkami trwałymi.

Polecamy szkolenia prowadzone przez Panią Teresę Janiec:
Inwentaryzacja Roczna
Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne w świetle polskiego prawa bilansowego i podatkowego
Podatek odroczony
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Gospodarowanie majątkiem trwałym w JSFP