Pojęcie controllingu w ostatnich latach w Polsce staje się coraz szerzej znane. Wbrew potocznemu rozumieniu nie oznacza kontroli, a sterowanie (od angielskiego „control”). Czy zatem w nowoczesnym zarządzaniu przedsiębiorstwem można wykorzystywać go do wspierania procesów zarządczych? Oczywiście. Tym bardziej, jeśli sprzężymy do tego system finansowo-księgowy.
Jedną z najpełniejszych definicji podaje Hilmar J. Vollmuth, określając controlling jako „podfunkcyjny instrument zarządzania, który powinien wspierać dyrekcję przedsiębiorstwa i pracowników zarządu przy podejmowaniu decyzji”. Dlatego też należy uznać controlling za narzędzie, które pozwala w sposób efektywny zarządzać przedsiębiorstwem. Zadaniem nowoczesnego controllingu powinno być wspieranie podstawowych funkcji, jakie pełni zarządzanie, tj.: planowanie, organizowanie, kontrola oraz motywowanie. System controllingu tradycyjnie oparty jest głównie na danych dostarczanych przez system rachunkowości finansowej. Oznacza to również, iż z jednej strony bez danych księgowych nie mógłby prawidłowo funkcjonować, ale także iż wiarygodność raportów i rekomendacji controllingowych zależy od wiarygodności pozyskanych danych księgowych. Wynika z tego, że controlling w części finansowej koncentruje się na zapewnieniu kapitałów potrzebnych do finansowania funkcjonowania organizacji oraz na takim ich podziale, aby zapewnić organizacji przetrwanie i dalszy stabilny rozwój. Controlling finansowy zatem wykracza daleko poza obszar działań pracowników działów finansowo-księgowych.
Controlling powiązany jest z systemem księgowym, który stanowi źródło danych dotyczących przychodów, kosztów, czy też wyników finansowych. Dzięki nim ustala się cele i plany działania. Controlling jako podsystem zarządzania powinien być zorientowany jednocześnie na wnętrze organizacji, jak również na rynek czy też potrzeby klienta. Co więcej, powinien dostarczać managerom rzetelnych i istotnych informacji, aby umożliwić im możliwie najszybszą reakcję na zmieniające się warunki. Jednym z głównych celów wewnętrznych controllingu powinna być optymalizacja kosztów i usprawnienie funkcjonowania procesów w przedsiębiorstwie. Dzięki odpowiedniemu planowaniu i bieżącemu monitorowaniu w realizacji planów pozwala zapewnić firmie zysk, a także usprawniać dalszy rozwój i przetrwanie na rynku.
Kluczowym warunkiem, który musi spełniać controlling, aby być skutecznym jest jego prawidłowe zaprojektowanie. Poprawne zidentyfikowanie procesów zachodzących w firmie, a także czynników determinujących ich powodzenie, ułatwia późniejsze ich monitorowanie i analizowanie. Pozwala to na zoptymalizowanie liczby i rodzaju wskaźników, które będą interpretowane i raportowane. Skuteczne systemy wsparcia controllingowego ułatwiają „kaskadowanie” celów strategicznych organizacji pomiędzy jednostki funkcjonalne. Przyczyniają się do lepszego poznania organizacji i jej zrozumienia przez wszystkich pracowników. Aby zapewnić poprawność działania takiego systemu należy zdefiniować proces zbierania, analizowania danych i przekazywania informacji zwrotnej. Kluczowe jest zdefiniowanie listy nadawców i odbiorców informacji, metody i narzędzia poboru i przetwarzania danych. W tym miejscu warto nadmienić, iż controlling często mylnie utożsamiany z rachunkowością zarządczą, w swojej istocie jest pojęciem szerszym i wieloznacznym. Często swoimi korzeniami sięga strategii, modelu funkcjonowania organizacji. Nie dotyka wyłącznie aspektów czysto finansowych.
Pytanie te stawia sobie zapewne wielu managerów. Niekoniecznie tych związanych z finansami przedsiębiorstwa. Pomimo, iż wdrożenie controllingu jest zadaniem kosztochłonnym i złożonym, należy go traktować w aspekcie inwestycji. Pomaga ona kompleksowo określić jak z jednej strony funkcjonuje organizacja, zarówno w aspekcie finansowym, jak również organizacyjnym, a z drugiej pomaga wytyczać cele do których powinna dążyć. Dzięki systemowi controllingu, zarządzający, ale również pozostali pracownicy, mogą dowiedzieć się który z produktów sprzedaje się najlepiej, czy są jakieś odchylenia od budżetu i jakie jest ich uzasadnienie, czy chociażby który z obszarów firmy jest bardziej a który mniej dochodowy. Z tymi zjawiskami wiąże się zatem główny cel, który motywuje zarządzających do wdrożenia controllingu, a mianowicie chęć obniżenia kosztów, usprawnienia procesów w organizacji, poprawa płynności finansowej czy chociażby wzrost motywacji pracowników do działania. Mając na względzie, iż w zasadzie każdemu z zarządzających zależy na osiągnięciu chociażby jednego z powyższych celów należy uznać, iż controlling jest de facto jednym z podstawowych narzędzi skutecznego zarządzania firmą.
Autor: Tomasz Zdziarski
Polecamy Państwu szkolenie na którym zostanie przekazana szczegółowa wiedza z zakresu controllingu:
Akademia Controllingu
Katowice
Warszawa
Menu
Menu
