Stanowiące przedmiot standardu zdarzenia polegające na: pozyskaniu, ulepszeniu, dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych bądź powodowanych utratą wartości, rozchodzie środków trwałych wymagają udokumentowania dowodami spełniającymi warunki określone w art. 21 ustawy.
Ze względu na różnorodność zdarzeń związanych z obrotem środkami trwałymi zaleca się, by do każdego rodzaju zdarzenia stosować odmienny typ (oznaczenie) dokumentu księgowego. Przykładowo, są to znormalizowane dokumenty:
- OT – przyjęcie środka trwałego do użytkowania,
- LT – likwidacja,
- MT – zmiana miejsca użytkowania środka trwałego,
- PK-AM – księgowanie amortyzacji.
Podjęcie kluczowych decyzji powodujących pozyskanie lub rozchód środków trwałych, takich jak np. podjęcie decyzji o budowie, wyłączeniu z użytkowania, bądź przeznaczeniu do likwidacji wymaga odpowiedniego udokumentowania. Przykładem dokumentu, potwierdzającego przyjęcie do użytkowania środka trwałego, może być protokół odbioru technicznego środka trwałego.
Podstawowym dokumentem księgowym, na podstawie którego następuje wprowadzenie środka trwałego do ksiąg rachunkowych jest dokument OT, w którym są zawarte informacje o środku trwałym, takie jak np: wartość początkowa, oznaczenie dokumentu stanowiącego podstawę jego pozyskania, data pozyskania, data przyjęcia do używania, numer inwentarzowy obiektu, numer KŚT, stawka lub stopa amortyzacji. Zaleca się prowadzenie kart środków trwałych odrębnie dla każdego obiektu inwentarzowego.
Dla uzyskania danych do sporządzania sprawozdań, zapewnienia ochrony majątku jednostki, ułatwienia rozliczeń kosztów, itp. jednostka uwzględnia w księgach pomocniczych (ewidencji środków trwałych), w których ujęto poszczególne obiekty inwentarzowe, odpowiednie przekroje klasyfikacyjne. Przykładowo, jest to podział obiektów inwentarzowych środków trwałych wg grup KŚT, podział na własne i przyjęte w leasing finansowy, podział wg miejsc użytkowania, itp.
Ewidencję środków trwałych jednostka prowadzi zgodnie z przepisami rozdziału 2 ustawy w sposób zapewniający zaspokojenie zarówno jej potrzeb zarządczych, sprawozdawczych (w tym dotyczących ustalania odroczonego podatku dochodowego), jak i wymogów podatkowych.
