Zgodnie z stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości przygotowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury obejmuje:
- ścisłe (jednoznaczne) określenie w zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury przedmiotu, daty i czasu trwania spisu,
- wyznaczenie przez komisję inwentaryzacyjną pól spisowych i upewnienie się, że są wyposażone w zalegalizowane urządzenia pomiarowe,
- określenie, na mocy decyzji kierownika jednostki, wykonawców czynności spisowych – własny personel lub podmiot zewnętrzny; członków zespołów spisowych, w zakresie sposobu wykonania czynności spisowych, wskazanie obowiązków z tym związanych, przeprowadzenie odpowiednich symulacji,
- zapewnienie wyposażenia spisujących w urządzenia pomiarowe, odzież ochronną, arkusze spisowe, przybory piśmienne itp.,
- zapewnienie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej nadzoru nad poprawnym przebiegiem spisu i jego terminową realizacją.
Ważne jest również właściwe wyznaczenie pól spisowych, z uwzględnieniem rodzaju, wielkości i sposobu pomiaru zapasów składowanych w określonych miejscach, co ułatwia przeprowadzenie spisu z natury. Zgodnie ze stanowiskiem pola spisowe wyznacza się tak, aby obejmowały:
- zapasy, za które ponosi odpowiedzialność jedna osoba (grupa osób o wspólnej odpowiedzialności),
- jednoznacznie wyodrębniony obszar odpowiadający lokalizacji miejsc składowania zapasów,
- rodzaj i ilość zapasów, których spisanie jest możliwe w ciągu jednego dnia.
Poza tym w przypadku miejsc składowania zajmujących dużą powierzchnię jest wskazany ich podział na dwa lub więcej pól spisowych rozgraniczonych liniami zaznaczonymi farbą lub kredą, taśmami lub/i określanie pól z użyciem nazw magazynów/miejsc składowania/regałów. Pole spisowe powinno być również wyraźnie wyodrębnione, by nie było wątpliwości, do którego pola spisowego należą określone zapasy. Celowe jest wydzielenie pól spisowych na podstawie aktualnego planu sytuacyjnego z zaznaczonymi granicami odpowiedzialności określonych osób. Aby zidentyfikować pola spisowe, nadaje się im nazwy i/lub numery.
Dla ułatwienia spisu, kierownik jednostki zobowiązuje zazwyczaj osoby odpowiedzialne do przygotowania zapasów znajdujących się na danym polu spisowym. Polega to na przykład, na posegregowaniu według asortymentów, formowaniu w bryły składników sypkich, wydzieleniu zapasów obcych, wyodrębnieniu i oznaczeniu zapasów o obniżonej przydatności. Sprawdza się też ogólną czytelność oznakowania zapasów,
