Zgodnie z stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów formularz arkusza spisowego zawiera co najmniej następujące dane:
- w nagłówku:
- nazwę jednostki,
- numer kolejny arkusza, jeżeli nie został on z góry nadany
- identyfikację (nazwę lub numer) pola spisowego oraz przedmiotu spisu, z ewentualnym wskazaniem, że chodzi o zapasy obce lub zapasy o obniżonej przydatności gospodarczej,
- datę spisu oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu,
- skład zespołu spisowego.
- w tabeli z polami wpisuje się kolejno spisywane składniki, z podaniem:
- liczby porządkowej spisywanej pozycji (na każdym polu spisowym spisywane pozycje numerowane są kolejno),
- identyfikacji spisywanego asortymentu (nazwy, symbolu – indeksu lub kodu, ewentualnie bliższego określenia spisywanego składnika),
- jednostki miary i jeżeli to konieczne – jednostki miary stosowanej w bieżącej ewidencji księgowej,
- stanu ilościowego, a ewentualnie także ceny jednostkowej i wartości zapasu, co jest nieodzowne w razie spisu z natury:
- towarów i opakowań objętych tylko ewidencją wartościową;
- zapasów objętych tylko bieżącą ewidencją ilościową lub
- zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową
- uwagi (np. ocena przydatności gospodarczej, dokonanie ponownego spisu, obecność kontrolera spisowego lub biegłego rewidenta).
- w zakończeniu:
- zaznaczenie ostatniej pozycji arkusza spisowego kończącego spis na danym polu spisowym następuje przez wpisanie pod ostatnią pozycją arkusza dotyczącego danego pola spisowego treści: „Spis zakończono na pozycji....” z podaniem jej numeru albo przez zakreślenie wszystkich pustych wierszy pod ostatnią pozycją; jeśli dokonywano poprawek to wymienia się je z podaniem numeru pozycji, np. w formie adnotacji „W arkuszach spisowych dokonano poprawek (parafowanych) w następujących pozycjach…”,
- podpisy wszystkich członków zespołu spisowego,
- podpis osoby odpowiedzialnej lub osoby ją reprezentującej oraz jej ewentualne uwagi (zastrzeżenia); jeżeli osoba odpowiedzialna nie bierze udziału w spisie, w arkuszu dokonuje się stosownej adnotacji.
Należy mieć na uwadze, że każdy arkusz spisowy wypełnia się w sposób czytelny bez pozostawiania pustych/wolnych miejsc, a w razie ich wystąpienia lub pustych końcówek zakreśla się je, aby uniemożliwić dopiski.
Ponadto nie zaleca się również robienia notatek jako podstawy do późniejszego wypełnienia arkuszy.
