Obecnie przedsiębiorcy mogą korzystać z systemu KSeF dobrowolnie, natomiast od 1 lipca 2024 r. będą zobowiązani do obligatoryjnego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur.
KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym między innymi do:
- wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF.
Jest również systemem przeznaczonym do powiadamiania podmiotów korzystających z KSeF o:
- dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w systemie oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
- dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej,
- braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej - w przypadku niedostępności KSeF.
System ten służy także do:
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb ustawy o VAT,
- powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb ustawy o VAT o braku uprawnień do korzystania z tego systemu
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z tego systemu oraz powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb ustawy o nadanych uprawnieniach do korzystania z systemu lub ich odebraniu.
Faktury ustrukturyzowane przygotowywane są przez podatników bezpośrednio w programach finansowo-księgowych oraz przesyłane są do systemu poprzez API (w tym celu konieczne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie).
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (art. 106na ust. 1 ustawy). Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych (w obecnym stanie prawnym) przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury (art. 106na ust. 2 ustawy). Natomiast wyrażanie zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych odbywa się na podobnych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych.
