Zasadniczo za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych/zaksięgowano na podstawie otrzymanej faktury/rachunku, albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury/rachunku (z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów).
W działalności gospodarczej mogą wystąpić przykładowo następujące sytuacje:
- faktury dokumentujące wydatki stanowiące koszt pośredni dotyczący poprzedniego roku podatkowego zostają wystawione w poprzednim roku podatkowym ale wpływają do jednostki w kolejnym roku podatkowym (np. w styczniu 2023 r.),
- faktury dokumentujące wydatki stanowiące koszt pośredni dotyczący poprzedniego roku podatkowego zostają wystawione w kolejnym roku podatkowym i wpływają do jednostki w kolejnym roku podatkowym (np. w styczniu 2023 r.).
Ponieważ FA ujmowana jest w księgach w roku podatkowym, którego dotyczy tj. poprzednim roku podatkowym czyli w grudniu 2022 r., może powstać pytania jak rozumieć sformułowanie "dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych/zaksięgowano".
Czy należy przez to rozumieć:
- dzień okresu sprawozdawczego, do którego przypisywany jest koszt?
- czy też moment faktycznego/technicznego dokonania operacji zaksięgowania kosztu/wprowadzenia do ksiąg rachunkowych?
W interpretacji indywidualnej z 15 czerwca 2023 r., nr 0114-KDIP2- 2.4010.205.2023.1.ASK Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się do momentu ujęcia w kosztach uzyskania przychodów faktur kosztowych na przełomie dwóch lat podatkowych: "(...) poprzez sformułowanie "dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano)" zawarte w art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, należy rozumieć ten dzień okresu sprawozdawczego, do którego przypisywany jest koszt, a nie dzień faktycznego (technicznego) dokonania operacji zaksięgowania kosztu (wprowadzenia do ksiąg rachunkowych). Tym samym, koszty uzyskania przychodów związane pośrednio z przychodami, a dotyczące danego roku podatkowego, ujęte jako koszt w księgach rachunkowych w poprzednim roku podatkowym są potrącalne w tym roku podatkowym, na który zostały ujęte jako koszt w księgach rachunkowych".
