Zgłoszenie VAT-R należy złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. Formularz VAT-R zgodnie z art. 6 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy można złożyć jako załącznik razem z wnioskiem o wpis oraz zmianę swojego wpisu w CEIDG. W formularzu tym podatnicy VAT podają przykładowo: informacje o tym, czy będą podatnikami zwolnionymi czy też czynnymi, czy jako mali podatnicy będą rozliczać VAT metodą kasową, czy będą rozliczali podatek VAT w okresach miesięcznych czy kwartalnych, wskazują również okres (czyli miesiąc lub kwartał), za który złożą pierwszą deklarację VAT.
Aktualizacja VAT-R ma na celu ułatwienie wypełniania obowiązków przez osoby nieposługujące się językiem polskim - nowy wzór druku VAT-R zawiera również tłumaczenie na język angielski, co stanowi znaczące uproszczenie dla podmiotów zagranicznych rejestrujących się w Polsce jako podatnicy VAT - jednak sama aktualizacja jest związane głównie z wprowadzeniem w ustawie o VAT:
- nowego rodzaju podatnika, jakim od 1 stycznia 2023 r. będzie grupa VAT - dodany art. 96 ust. 3b ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.) nakłada na przedstawiciela grupy VAT obowiązek złożenia zgłoszenia rejestracyjnego wraz z umową o utworzeniu grupy VAT, w celu umożliwienia rejestracji grupy jako podatnika VAT. Nowy wzór zgłoszenia VAT-R zawiera pole nr 11 umożliwiające wskazanie w formularzu, że dany podatnik jest grupą VAT. Poza tym w nagłówku formularza dodano informację o miejscu składania formularza - w przypadku grup VAT jest to urząd skarbowy właściwym dla przedstawiciela grupy VAT.
- możliwości rezygnowania ze zwolnienia z VAT w przypadku świadczenia usług finansowych - pod warunkiem między innymi pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o wyborze opodatkowania tych usług. W celu ułatwienia podatnikom skorzystania z powyższej opcji wprowadzono możliwość jej wyboru poprzez aktualizację zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R, co powinno przyspieszyć oraz uprościć korzystanie przez zainteresowane podmioty z takiej preferencji podatkowej. W nowym druku VAT-R dodano pola 41-45 umożliwiające wskazanie w formularzu opcji wyboru opodatkowania oraz okresu, od którego podatnik wybiera stosowanie tej opcji, a także powrotu do stosowania zwolnienia z VAT dla usług finansowych.
Rozporządzenie nowelizujące wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, tj. 22 lipca 2022 r., jednak do 31 grudnia 2022 r. będzie można stosować "stary" wzór druku VAT-R.
