Zgodnie z art. 77(5) Kodeksu pracy, przez podróż służbową rozumie się wykonywanie, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza swoim stałym miejscem pracy lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej obligatoryjnie (czyli obowiązkowo) określa „rozporządzenie w sprawie podróży służbowej”.
Natomiast w przypadku pracodawcy , warunki rozliczania podróży pracowników mogą wynikać z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania albo z umowy o pracę zawartej z danym pracownikiem (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania). W przypadku braku zapisów w sprawie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, stosowane są wprost przepisy „rozporządzenia w sprawie podróży służbowej”.
Należy mieć na uwadze, że zgodnie z przepisami rozporządzenia z tytułu podróży służbowej (zarówno krajowej oraz zagranicznej) pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
• przejazdów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• noclegów,
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę.
Należy również pamiętać, że wysłanemu w podróż służbową pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu.
Generalnie środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę określa dany pracodawca. Natomiast na wniosek konkretnego pracownika, pracodawca może również wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. "kilometrówki", tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu.
Pracodawca ustala taką stawkę samodzielnie, przy czym nie może być ona wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
W związku z odbyciem podróży służbowej pracownik może ponieść również inne niezbędne, uzasadnione wydatki, takie jak:
• opłaty za bagaż,
• przejazd drogami płatnymi i autostradami,
• postój w strefie płatnego parkowania,
• miejsce parkingowe,
• inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.
Generalnie są one zwracane w udokumentowanej przez pracownika wysokości, o ile oczywiście zostały określone lub uznane przez pracodawcę.
Zgodnie z przepisami pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej (krajowej i zagranicznej) - nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, którymi mogą być rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Wymóg udokumentowania nie dotyczy jednak diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
W sytuacji szczególnej, gdy przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Pisemne oświadczenie pracownika może być również wymagane przez pracodawcę w przypadkach konieczności wyjaśnienia okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.
Pracodawca może zażądać takiego oświadczenia:
• w razie braku odpowiedniego udokumentowania określonego wydatku,
• w razie wątpliwości co do faktycznie poniesionych kosztów podróży.
Menu
Menu
