Od 1 stycznia 2019 r. w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, czyli 10-letnim licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł lub licząc od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w podanym wyżej okresie.
Nowy 10 letni termin przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. Natomiast okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., co do zasady wynosi 50 lat, niemniej pracodawca może skrócić go do 10 lat, ale tylko wobec zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., oraz gdy złoży za nich raport ZUS RIA. Takim osobom pracodawca jest obowiązany przekazać kopię przekazanego raportu informacyjnego oraz odpowiednie pouczenie o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Ponieważ nie ma przepisów przejściowych można przyjąć, że obowiązek wydania przez pracodawcę wraz ze świadectwem pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej istnieje tylko względem pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.
Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r., ale przed 1 stycznia 2019 r. powinni otrzymać od pracodawcy pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru, w przypadku gdy pracodawca przekaże za nich do ZUS raport informacyjny wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń.
Wydaje się, że nie ma natomiast obowiązku wydawania informacji pracownikom zatrudnionym przed 1 stycznia 1999 r., których dokumentacja pracownicza będzie przechowywana przez 50 lat.
Przykładowa informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
Informujemy Panią/Pana ………………………………… że:
• Pani/Pana dokumentacja pracownicza będzie przechowywana do dnia …………………….. r.
• do dnia ………………………….. r., czyli w ciągu miesiąca po upływie okresu przechowywania, może Pani/Pan odebrać swoją dokumentację pracowniczą,
• w przypadku nieodebrania przez Panią/Pana dokumentacji pracowniczej we wskazanym powyżej okresie, zostanie ona zniszczona.
Dorota Andrychowska
______________________________________________________________________________
Zapraszamy na szkolenie: Akta osobowe po zmianach przepisów organizowane przez Fundację Rozwoju Rachunkowości
Menu
Menu
