W świetle nowej treści art. 37 regulacji tych przepisów rozszerzone zostaną obowiązki IO w przypadku identyfikacji beneficjenta rzeczywistego, gdy w danym podmiocie jest nim osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze. IO (biura) będą miały obowiązek udokumentować wszystkie utrudnienia:
- powodujące brak możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych będących beneficjentami rzeczywistymi określonymi według standardowych kryteriów,
- związane z uzasadnionymi czynnościami podejmowanymi w celu weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego.
Identyfikując beneficjentów rzeczywistych a także podejmując uzasadnione czynności w celu weryfikacji ich tożsamości, IO (biura) nie będą mogły już polegać wyłącznie na informacjach pochodzących z CRBR lub rejestru innego państwa członkowskiego będącego odpowiednikiem CRBR.
Oczywiście zaczerpnięcie informacji z CRBR to podstawowy obowiązek IO (również biur rachunkowych) ale poza tym IO (biura rachunkowe) od 31.10.2021 r. będą musiały również we własnym zakresie ustalić informacje o beneficjentach rzeczywistych klienta.
W razie rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi przez IO (biuro rachunkowe) informacjami IO (biuro rachunkowe) będzie miała obowiązek odnotować rozbieżności i podjąć czynności w celu wyjaśnienia przyczyn tych rozbieżności.
Natomiast w przypadku potwierdzenia odnotowanych rozbieżności IO (biuro) będzie przekazywać organowi właściwemu w sprawach Rejestru zweryfikowaną informację o tych rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem i dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności (od 31.10.2021 r.).
Od 31 października 2021 r. zmianie ulegnie również przepis dotyczący wewnętrznej procedury IO. Procedura ta z końcem października 2021 r. będzie musiała określać także zasady:
- odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy,
- dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze,
Ponadto od 31,10.2021 r. pojawi się też podstawa prawna dotycząca obowiązku bieżącej weryfikacji wewnętrznej procedury IO i jej aktualizacji.
