Co to jest budżet zadaniowy? W jakim celu i jak często się go tworzy? Szczegółowo o budżetowaniu opowiada wykładowca Centrum Szkoleniowego FRR - Tomasz Zdziarski
Magdalena Kuta: Przejście od gospodarki planowanej do rynkowej wywarło duży wpływ na funkcje oraz charakter rachunkowości w zarządzaniu firmą. Rachunkowość finansowa, która zajmuje się przeszłymi zdarzeniami oraz ich ewidencją, jest już niewystarczająca, ponieważ obecnie gospodarka rynkowa wymaga planowania przyszłych posunięć, doboru strategii rozwoju. Aktualnie poza rachunkiem kosztów, bardzo często stosowanym oraz docenianym narzędziem jest budżetowanie, które znacząco wspomaga podejmowanie decyzji w różnych podmiotach gospodarczych. Panie Tomaszu, jak możemy zdefiniować pojęcie budżetu oraz jego zadania?
Tomasz Zdziarski: Budżet zadaniowy możemy określić jako zbiór zadań przyjętych do wykonania w okresie roku gospodarczego oraz przedstawionych w odpowiedniej formie finansowej. Każdy dobry budżet powinien być na bieżąco aktualizowany gdy wymaga tego dana sytuacja, ponieważ proces planowania w przedsiębiorstwie trwa nieprzerwanie przez cały czas jego działalności. W mojej ocenie budżet i budżetowanie można określić następująco:
- budżet to plan finansowy przedsiębiorstwa na kolejny rok obrotowy
- budżet nie jest prognozą opartą na trendach, lecz wyrazem przyjętych celów
- budżet służy planowaniu, motywowaniu, organizowaniu i kontroli
- proces tworzenia budżetu to budżetowanie
- budżetowanie jest sednem controllingu.
MK: Na jaki okres jest sporządzany budżet?
TZ: 1 rok jako czas, na który jest sporządzany budżet nie jest przypadkowy. Wiąże się to bezpośrednio z faktem, że okres planistyczny musi pokrywać się z okresem podatkowym, a jak wiadomo w naszym kraju rok fiskalny pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Należy także zwrócić uwagę na fakt, że okres roku jest optymalny, gdyż jest na tyle długi, aby można było zrealizować wszystkie działania oraz na tyle krótki, aby te plany mogły być wiarygodne.
MK: Jakie są więc przesłanki do opracowywania budżetów?
TZ: Określiłbym je w kilku krótkich punktach:
1. Wsparcie planowanej rocznej działalności przedsiębiorstwa
2. Skwantyfikowanie i komunikacja celów
3. Koordynacja i harmonizacja działań poszczególnych obszarów
4. Nadzór nad realizacją zakładanych planów
5. Ocena pracy managerów
6. Motywowanie pracowników do osiągania celów organizacji
7. Dostarczenie narzędzi do oceny efektów działalności obszarów
8. Otrzymanie informacji o potencjale podniesienia efektywności
MK: Panie Tomaszu, jakie są sposoby oraz procedury sporządzania budżetu? Kto jest odpowiedzialny za jego sporządzenie?
TZ: Za sporządzenie budżetu odpowiedzialni są odpowiednio: dyrektor ekonomiczny, szef produkcji, główny księgowy, kierownik działu sprzedaży. Ważnym elementem jest fakt, aby przy tworzeniu budżetu brali udział przedstawiciele wszystkich centrów odpowiedzialności, czyli ośrodek odpowiedzialności za przychody, koszty, zysk oraz za inwestowanie, ponieważ ma to spore znaczenie dla prawidłowego określenia celów działania oraz kontroli ich realizacji.
MK: Jakie możemy wyróżnić metody budżetowania?
TZ: Możemy wyróżnić kilka metod budżetowania. Przyjąłem następujący podział uwzględniając następujące kryteria:
- odgórne (top-down budgeting, budżetowanie nakazowe) – podstawowe założenia do sporządzania budżetu oraz środki niezbędne do jego realizacji są określane przez menedżerów najwyższego szczebla
- oddolne (bottom-up budgeting, budżetowanie partycypacyjne) – zaangażowanie w proces budżetowania kierowników oraz pracowników wszystkich szczebli zarządzania
- mieszane
- przyrostowe – za punkt wyjścia do sporządzania budżetu na dany okres przyjmuje się budżet z okresu poprzedniego
- „od zera” – przy szacowaniu poszczególnych pozycji budżetu przyjmuje się założenie, że procesy gospodarcze objęte budżetowaniem mają miejsce po raz pierwszy. Przy zachowaniu tego założenia ustala się wielkość produkcji i sprzedaży oraz ustala się zadania, jakie należy wykonać, aby zrealizować wytyczone cele
- konwencjonalne (budżet statyczny) – sporządzany dla ustalonego okresu budżetowego, po upływie którego przestaje obowiązywać, w następnym okresie obowiązuje kolejny budżet. Sporządzany jest pod koniec okresu poprzedniego a zatwierdzany na początku okresu bieżącego, po tym jak znane staje się wykonanie budżetu w okresie poprzednim
- kroczące - jest przygotowywany częściej niż raz do roku tzn. dla każdego okresu (miesiąca, kwartału) w trakcie roku budżetowego. Aktualizacja budżetu co miesiąc/kwartał przy równoczesnym przesuwaniu horyzontu planowania powoduje, że budżet sporządzany w danym okresie obejmuje zawsze okres roczny
- sztywne - opracowuje się go zakładając pewien ustalony, zaplanowany poziom działalności
- dynamiczne - uwzględniają zmiany rzeczywistych wielkości sprzedaży
i produkcji występujące w ciągu okresu budżetowego w stosunku do wartości planowanych
- mieszane
MK: Czy możemy wyróżnić jakieś etapy tworzenia budżetów?
TZ: Tak, oczywiście. W każdym przedsiębiorstwie proces budżetowania będzie przebiegał na kilku poziomach. Drabina etapów procesu budżetowania jest zwykle następująca:
Etap 1- Opracowanie założeń rocznego planu organizacyjnego przedsiębiorstwa
Etap 2 – Opracowanie założeń rzeczowego planu zadaniowego dla ośrodków odpowiedzialności
Etap 3 – Sporządzanie i negocjowanie budżetów podmiotowych i przedmiotowych
Etap 4 – Weryfikacja, koordynacja oraz finalne zatwierdzenie budżetów
Etap 5 – Zbieranie i ewidencja danych o kosztach rzeczywistych okresu
Etap 6 – Monitoring i kontrola wykonania budżetów
Etap 7 – Zatwierdzenie oraz przyjęcie budżetów
MK: Jakie możemy wymienić plusy i minusy budżetowania?
TZ: Szanse i zagrożenia związane z wdrążeniem i funkcjonowaniem systemu budżetowania zależą od bardzo wielu czynników tj.: stylu zarządzania, struktury organizacyjnej firmy, metod sporządzania i kontroli budżetu oraz analizy odchyleń, pozycji controllingu w firmie.
Zdecydowanie do zalet możemy zaliczyć:
- przejrzystość oczekiwań zarządu co do wyników organizacji
- motywacja menedżerów i pracowników do działania
- bieżąca kontrola wyników oraz szybkość reakcji na odchylenia
- koordynacja i unikanie suboptymalizacji
Natomiast do wad możemy zaliczyć:
- ryzyko błędnego oszacowania wielkości budżetowych
- ograniczenie kreatywności i motywacji pracowników
- ryzyko nieefektywnego gospodarowania zasobami
- brak elastyczności w warunkach zmienności firmy
- pracochłonność, czasochłonność i kosztochłonność
W dzisiejszych czasach podkreśla się potrzebę stałego doskonalenia przebiegu procesu budżetowania, eliminowania jego wad oraz maksymalizację korzyści. W przedsiębiorstwach należy przesunąć uwagę z formalizowania tego procesu, a skierować na efektywność oraz osiąganie celów strategicznych, a w rezultacie osiągnięcie większej elastyczności. Co się tyczy przedsiębiorstw o słabo rozwiniętym kanale informacyjnym każde zastosowane narzędzie będzie działać w sposób budzący zastrzeżenia. Natomiast kadra kierownicza powinna zwrócić szczególną uwagę na właściwy kierunek przepływu informacji oraz o błyskawiczną reakcję na sytuacje alarmowe. Budżetowanie stanowi dobre narzędzie dla osoby lub podmiotu, która wie, jak należy go używać oraz co należy zrobić, aby uzyskać planowane cele.
MK: Dziękuje za rozmowę.
Tomasz Zdziarski
Kontroler finansowy, konsultant, wykładowca posiadający ponad 11-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze controllingu finansowego i biznesowego w grupach kapitałowych działających na rynkach m.in. FMCG, telekomunikacyjnym, transportowym. Specjalizuje się w budowie procesów i narzędzi kontrolingowych, analizie opłacalności projektów inwestycyjnych, budowie modeli finansowych. Wdrażał również systemy klasy ERP oraz BPM. Brał udział we wdrożeniu produktu dla analityków finansowych. Absolwent Finansów i Rachunkowości ze specjalizacją Inżynieria Finansowa, a także studiów podyplomowych z zakresu Systemów Informacyjnych i Analizy Danych. Ukończył również kurs na Kontrolera Biznesowego, a także inne liczne szkolenia. Specjalizuje się w szkoleniach oraz doradztwie w zakresie controllingu, finansów, analiz oraz zarządzania. Ma na koncie zrealizowane ponad 1000 godzin szkoleniowych.
Menu
Menu
