Zgodnie przepisami ustawy CIT działalność badawczo-rozwojowa oznacza działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania ich do tworzenia nowych zastosowań.
Badania naukowe obejmują:
- badania podstawowe – czyli prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;
- badania aplikacyjne – czyli prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług bądź wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.
Ponoszone przez podatników wydatki na działalność badawczo-rozwojową, tzw. koszty kwalifikowane, w rzeczywistości dwukrotnie obniżają dochód do opodatkowania:
- na bieżąco jako koszty uzyskania przychodów,
- w zeznaniu rocznym w ramach ulgi B+R, pomniejszając dochód do opodatkowania.
Odliczenia kosztów w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane. Natomiast w przypadku gdy podatnik poniósł za rok podatkowy stratę lub wysokość dochodu podatnika jest niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, odliczenia (w całej kwocie lub w pozostałej części) dokonuje się w zeznaniach za kolejno następujące po sobie sześć lat podatkowych bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo skorzystać z odliczenia.
Skorzystanie z ulgi B+R powinno być prawidłowo udokumentowane. W sytuacji, gdy podatnik prowadzi KPiR, sposób dokumentowania kosztów uzyskania przychodu wynika z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ponadto w tym przypadku koszty działalności badawczo-rozwojowej dodatkowo należy wyszczególniać w kolumnie 16 KPiR. W tej kolumnie wpisujemy wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaką ich część podatnik odliczy od podstawy opodatkowania.
Natomiast podatnik prowadzący zgodnie z ustawą o rachunkowości tzw. „pełną rachunkowość” jest zobowiązany wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej w księgach rachunkowych.
