Każda jednostka prowadząca pełne księgi rachunkowe (w myśl ustawy o rachunkowości) zobowiązana jest obecnie do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej a następnie opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (art. 45 ust.1f ustawy o rachunkowości).
Jedyną obowiązującą formą sporządzenia sprawozdania finansowego jest więc forma elektroniczna, wydruk papierowy to tylko kopia sprawozdania finansowego (nie jego oryginał). Natomiast sprawozdanie finansowe sporządzone w wymaganej przez przepisy formie elektronicznej - to sprawozdanie sporządzone w formie pliku, który można zapisać a następnie odczytać przy użyciu programu komputerowego.
Począwszy od 1 października 2018 r., wprowadzono również obowiązek opatrzenia sprawozdania finansowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub tzw. podpisem zaufanym. Elektroniczne sprawozdanie finansowe musi być podpisane w taki sposób przez osobę, której powierzono prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych (sporządzającą sprawozdanie) oraz przez kierownika jednostki. Trzeba mieć na uwadze, że jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (kierownik jednostki) – sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez wszystkich członków tego organu (z podaniem daty złożenia takiego podpisu).
Z dniem 1 stycznia 2020 r. przepisy umożliwią podmiotom składającym sprawozdania finansowe podpisywanie sprawozdań również "podpisem osobistym". Podobnych zmian dotyczących możliwości podpisywania dokonano w przepisach dotyczących sprawozdania z działalności i sprawozdania z płatności.
Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców - Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), sporządza się w strukturze logicznej oraz danym formacie, które są udostępnianie w Biuletynie Informacji Publicznej. Od dnia 1 stycznia 2020 r. podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, którzy nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców - rejestru KRS, będą również zobligowani sporządzać sprawozdania finansowe w formie ustrukturyzowanej (przekazywane do US od 1.01.2020 r.).
Obowiązek sporządzenia w formie ustrukturyzowanej dotyczy takich elementów sprawozdania jak:
• wprowadzenia do sprawozdania finansowego,
• bilansu,
• rachunku zysków i strat,
• zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym,
• rachunku przepływów pieniężnych.
Dodatkowe informacje i objaśnienia (część informacji dodatkowej) nie zostały przez ustawodawcę ustrukturyzowane. Wyjątek stanowi tutaj jeden z punktów tej informacji, który dotyczy rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem/stratą) brutto. Ten punkt zwany notą podatkową należy sporządzić w formacie XML udostępnionym przez MF.
Sprawozdanie finansowe jednostka wykonuje jako jeden elektroniczny plik XML, który zawiera w sobie wszystkie elementy tego sprawozdania, czyli te ustrukturyzowane, jak i te nieustrukturyzowane.
Ponadto, jednostki muszą wziąć pod uwagę, że sprawozdania z działalności jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, sporządza się również w obowiązkowej postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (lub podpisem osobistym począwszy od 1 stycznia 2020 r.). Przy tym sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej, czyli może ono zostać sporządzone w postaci pliku PDF lub innym.
Menu
Menu
