Należy mieć jednak na uwadze, że w przypadku, kiedy pracodawca zwróci pracownikowi wydatki z tytułu używania w podróży służbowej prywatnego samochodu pracownika w wysokości mieszczącej się w limicie tzw. "kilometrówki", to zwróconą kwotę będzie mógł ująć w kosztach podatkowych (o ile jest prowadzona ewidencja przebiegu tego pojazdu). Jednak w sytuacji gdy pracodawca wypłaci pracownikowi koszty używania samochodu w wysokości wyższej niż ww. "kilometrówka", to nadwyżki ponad ten limit nie może już zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów.
Do wydatków z tytułu używania prywatnych samochodów pracowników na potrzeby pracodawcy zalicza się również opłaty za przejazd autostradami oraz opłaty za parkowanie. Opłaty te ujmuje się zatem w kosztach podatkowych, ale tylko w ramach limitu "kilometrówki" (tak uznał również Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 19 października 2017 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.57.2017.1.AZE).
Natomiast inne wydatki z tytułu podróży służbowej niezwiązane z używaniem prywatnego samochodu pracownika, podlegają ujęciu w kosztach podatkowych pracodawcy w całej poniesionej wysokości (oczywiście pod warunkiem, że wykazują związek przyczynowo-skutkowy z przychodami pracodawcy).
Kosztem podatkowym może być również podatek VAT naliczony w tej części, w której zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi nie przysługuje prawo do jego odliczenia. Do typowych wydatków związanych z podróżą służbową należy zaliczyć usługę noclegową, od której podatek naliczony VAT nie podlega odliczeniu. Kwota tego podatku może więc stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy.
Zwrot wydatków z tytułu podróży służbowej pracownika staje się należny w miesiącu, w którym pracownik rozliczył wydatki takiej podróży. Zatem należności wypłacone z tytułu podróży służbowej mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, o ile zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy.
Z kolei potrącalność kosztów pośrednich, do których kwalifikuje się wszystkie inne koszty dotyczące podróży służbowej pracownika (np. koszty noclegu udokumentowane fakturą wystawioną na pracodawcę) następuje w dacie poniesienia kosztu, tj. w dniu, w którym ujęto koszt, w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury lub rachunku.
Zobacz także inne aktualności z serii "Podróże służbowe pracowników (krajowe i zagraniczne):
1. Zasady ogólne
2. Należności z tytułu krajowej podróży służbowej pracownika
3. Należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej
4. Podatek PIT i ZUS
Menu
Menu
