Archiwizacja dokumentów księgowo-podatkowych w 2019 r. (cz. 1/3) - Zasady archiwizacji wynikające z ustawy o rachunkowości

Przechowywaniu dokumentacji księgowej został poświęcony odrębny 8 rozdział ustawy o rachunkowości - "Ochrona danych".

Generalnie przepisy ustawy mówią, że:
•    dokumentację określającą zasady (politykę) rachunkowości,
•    księgi rachunkowe,
•    dowody księgowe,
•    dokumenty inwentaryzacyjne,
•    sprawozdania finansowe, zwane dalej także "zbiorami",
należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W przypadku ksiąg rachunkowych prowadzonych komputerowo ustawa o rachunkowości wskazuje, że ochrona danych powinna polegać na:
•    stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
•    doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
•    systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz
•    zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce:
•    w oryginalnej postaci,
•    w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
•    w podziale na okresy sprawozdawcze,
•    w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Takie same zasady przechowywania dotyczą:
•    zatwierdzonych sprawozdań finansowych za dany rok obrotowy,
•    sprawozdania z działalności jednostki (o ile jednostka takie sprawozdanie sporządza),
•    dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości oraz ksiąg rachunkowych.

Treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Taki wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Począwszy od sprawozdań finansowych za 2018 r., które to po raz pierwszy musiały być sporządzone w wersji elektronicznej, ich archiwizowanie następuje również w wersji elektronicznej.

Takie same zasady przechowywania dokumentów dotyczą również zbiorów przekazanych do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów (art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Zobacz także inne aktualności z serii "Archiwizacja dokumentów księgowo–podatkowych":
Terminy przechowywania dokumentów księgowych
Terminy przechowywania dokumentów ZUS i dokumentów podatkowych w firmie