Z kolei odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga pisemnego uzasadnienia (pisemne uzasadnienie należy dołączyć do tego sprawozdania finansowego). Powyższe zasady dotyczą także „nowych” e-sprawozdań finansowych, tj. sprawozdań finansowych sporządzonych w wersji elektronicznej.
Od dnia 1 października 2018 r. istnieje obowiązek podpisania każdego e-sprawozdania finansowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. W zakresie zasad popisywania sprawozdań ogólne przepisy nie uległy więc zmianie, jednak obowiązuje już tylko podpis elektroniczny. Elektroniczne sprawozdanie finansowe musi być (tak jak poprzednio sprawozdanie w wersji papierowej) podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki (w S.A. i sp. z o.o. przez wszystkich członków zarządu) wraz z podaniem daty takiego podpisu.
Pomimo półrocznego czasu obowiązywania nowych przepisów - księgowi, zarządy spółek kapitałowych oraz właściciele zadają mnóstwo pytań na ten temat. Najczęściej występują wątpliwości typu:
Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może podpisać jeden członek zarządu?
Z przepisów ustawy o rachunkowości (art. 52 ust. 2) jednoznacznie wynika, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - przez wszystkich członków tego organu. Dlatego złożenie podpisu pod e-sprawozdaniem finansowym tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów przepisów ustawy o rachunkowości.
Czy wszyscy członkowie zarządu mogą upoważnić do podpisania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej jednego członka zarządu?
Ponieważ e-sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez wszystkich członków organu kierującego jednostką, nie można upoważnić jednego członka zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym.
Czy plik sprawozdania finansowego można podpisać certyfikatem niekwalifikowanym?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami sprawozdanie finansowe nie może zostać podpisane podpisem niekwalifikowanym.
Czy osoba nieposiadająca PESEL może podpisać sprawozdanie finansowe przy użyciu tzw. podpisu zaufanego?
Ponieważ podpis zaufany to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: imię/imiona, nazwisko, nr PESEL - do jego uzyskania konieczny jest numer PESEL. W związku z tym, osoba nieposiadająca nr PESEL nie może skorzystać z formy podpisu zaufanego.
Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może być podpisane za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydanego w innym kraju UE?
Przepisy w zakresie elektronicznej postaci sprawozdań finansowych nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. E-sprawozdanie finansowe, czyli w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Dlatego kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia jest ważny również do podpisania sprawozdań finansowych.
W przypadku podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS, jednostki zobowiązane do poddania badaniu rocznego e-sprawozdania finansowego otrzymają sprawozdanie z badania również w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta. Jeżeli badanie ustawowe jest przeprowadzane przez więcej niż jedną firmę audytorską, każda z firm audytorskich biorących udział w badaniu wyznacza co najmniej jednego biegłego rewidenta do podpisania sprawozdania z badania (art. 86 ustawy o biegłych rewidentach).
Jeżeli biegły rewident przekaże badanej jednostce wydrukowane i podpisane odręcznie sprawozdanie z badania będzie to tylko kopia tego sprawozdania, ponieważ podobnie jak w przypadku sprawozdania finansowego, elektroniczna postać sprawozdania z badania, opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest jego oryginalną wersją.
Podpis elektroniczny musi być złożony przez biegłego rewidenta w dacie sporządzenia sprawozdania z badania. Data sporządzenia sprawozdania z badania oraz data jego podpisania powinny być tożsame, gdyż złożenie podpisu pod sprawozdaniem z badania jest czynnością kończącą proces sporządzania sprawozdania z badania.
Roczne sprawozdanie finansowe kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym (KRS) razem z sprawozdaniem z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 ww. ustawy - także sprawozdanie z działalności - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Źródło: podatki.gov.pl
Dorota Andrychowska
Zobacz także wcześniejsze artykuły z cyklu "e-sprawozdania finansowe":
1. Podstawowe wymogi sporządzania e-sprawozdań finansowych
Menu
Menu
