Akta osobowe po zawarciu kolejnej umowy z pracownikiem w 2019 r.

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z obowiązującymi od 1 stycznia 2019 r. przepisami art. 94 pkt 9b K.p. oraz art. 7 ust. 2-3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, akta osobowe pracownika przechowuje się:
•    dla zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. - 50 lat od dnia zakończenia pracy,
•    dla zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., ale przed 1 stycznia 2019 r., za których pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny ZUS RIA - 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony,
•    dla zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. - 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Sytuacja prowadzenia tych samych akt w razie ustania i nawiązania kolejnego stosunku pracy z tym samym pracownikiem do końca ubiegłego roku nie była uregulowana w przepisach prawnych. Najczęściej pracodawcy kontynuowali ich prowadzenie i to nawet wówczas, gdy w zatrudnieniu wystąpiła przerwa, ponieważ przepis przewidywał obowiązek założenia i prowadzenia akt oddzielnie dla każdego pracownika, a nie dla każdego stosunku pracy.

Od 1 stycznia 2019 r. zagadnienie to jest uregulowane w art. 945 K.p.

Nowe przepisy mówią, że w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

Wyżej wymienione zasady dotyczą kontynuowania prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej dla osób zatrudnianych po raz pierwszy po 31 grudnia 2018 r.

W odniesieniu do pracowników zatrudnionych wcześniej, należy mieć na uwadze art. 9 ustawy nowelizującej. W myśl tego przepisu, te same akta osobowe prowadzi się również w odniesieniu do pracownika, którego stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie zmian, czyli 1 stycznia 2019 r., jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny ZUS RIA.


Dorota Andrychowska
______________________________________________________________________________
Zapraszamy na szkolenie: Akta osobowe po zmianach przepisów organizowane przez Fundację Rozwoju Rachunkowości
Warszawa
Katowice