Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją w art. 94 pkt 9a K.p. zobowiązuję pracodawcę do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej.
Ustawodawca umożliwił pracodawcy wybór postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Z kolei decydując się na elektroniczną, zatrudniający może gromadzić dokumenty poprzez:
• utworzenie dokumentu w postaci elektronicznej, jego cyfrowe podpisanie i następnie przechowywanie w tej postaci, albo
• utworzenie i podpisanie dokumentu w sposób tradycyjny lub przyjęcie od pracownika podpisanego dokumentu papierowego i następnie jego digitalizację.
Jeżeli pracodawca i pracownik posiadają podpis elektroniczny, dokumenty mogą być wygenerowane na urządzeniu elektronicznym, a następnie przesyłane i podpisane tj. opatrzone przez strony elektronicznym podpisem. W tej sytuacji w ogóle nie powstanie wersja papierowa dokumentów a wszystkie umowy, wnioski oraz inne pisma będą miały wyłącznie postać cyfrową. Pomimo, że jest to bardzo wygodne rozwiązanie, które umożliwia przykazywanie i podpisywanie dokumentów pomimo odległości dzielącej strony stosunku pracy pracodawca nie może żądać od pracownika zakupu podpisu elektronicznego.
Taki e-podpis to specjalne, płatne urządzenie wydane przez kwalifikowane podmioty w dowolnym państwie członkowskim UE.
Nieposiadanie przez pracownika podpisu elektronicznego nie pozbawia pracodawcy możliwości prowadzenia akt w formie elektronicznej. W tym przypadku musi jednak najpierw powstać dokument papierowy, który następnie jest podpisywany w tradycyjny sposób przez pracownika i pracodawcę, lub tylko pracownika a dopiero później dochodzi do tzw. digitalizacji, zwykle poprzez zeskanowanie.
Następnie pracodawca albo osoba przez niego upoważniona sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji. Papierowy dokument, który został zeskanowany, pracownik może odebrać w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą.
Elektronizacja akt pracowniczych nie ma wpływu na prawo zatrudnionego do posiadania własnego egzemplarza dokumentu. Należy także pamiętać, że przepisy dopuszczają zmianę postaci dokumentacji pracowniczej z wersji papierowej na cyfrową oraz z cyfrowej na papierową.
Dorota Andrychowska
______________________________________________________________________________
Zapraszamy na szkolenie: Akta osobowe po zmianach przepisów organizowane przez Fundację Rozwoju Rachunkowości
Menu
Menu
