Od nowego roku wejdą w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców. Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnionych osób pracodawca lub zleceniodawca będzie miał obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nie będzie dotyczył akt pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r., natomiast zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. nowe przepisy obejmą warunkowo, gdy pracodawca złoży raport informacyjny ZUS RIA.
Nowe przepisy wprowadzają w sumie dwa dodatkowe dokumenty:
• oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW
• oraz raport informacyjny ZUS RIA.
Od 1 stycznia 2019 r. płatnik dla zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. będzie mógł skrócić okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, ale tylko wtedy, gdy spełni dodatkowe warunki, tj. przekaże do ZUS:
• oświadczenie - ZUS OSW o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Oświadczenie jest całkowicie dobrowolne, płatnik może złożyć je w wybranym przez siebie terminie, może także je wycofać do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.
• raport informacyjny - ZUS RIA, który zastąpi obowiązek wystawiania przez płatnika w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń, ponieważ dane z tego raportu zostaną zapisane na koncie ubezpieczonego.
Raport informacyjny ZUS RIA jest więc zestawieniem informacji dotyczące ubezpieczonego, czyli pracownika lub zleceniobiorcy, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika lub zleceniobiorcy z ubezpieczeń społecznych. Jeżeli płatnik złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła, wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę powinien przekazać:
• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia, jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA, jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.
Dorota Andrychowska
______________________________________________________________________________
Zapraszamy na szkolenie: Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej organizowane przez Fundację Rozwoju Rachunkowości
Menu
Menu
