Od 2019 r. nastąpi skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej nowo zatrudnianych pracowników. Jeśli pracodawca będzie chciał, aby krótszy termin dotyczył też zatrudnionych wcześniej, to musi złożyć w ZUS dodatkowe dokumenty.
Jak wynika z z art. 94 pkt 9a i 9b K.p. w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2019 r., okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, dalej zwane dokumentacją pracowniczą, wyniesie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Natomiast dokumentacja pracownicza osób zatrudnionych wcześniej nadal będzie przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.
Pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., gdy złoży za nie w ZUS raport informacyjny - do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny zostanie złożony.
Pracodawca, który podejmie decyzję o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., powinien przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych - ZUS OSW. Złożenie tego oświadczenia będzie skutkowało dodatkowym obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych.
Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych będzie mogło być odwołane do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego - ZUS RIA, który zastąpi obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu zostaną zapisane na koncie ubezpieczonego.
Raport informacyjny to zestawienie informacji dotyczących pracownika (także zleceniobiorcy), który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych. Przekazanie raportów informacyjnych nie oznacza, że płatnik nie będzie przekazywał danych za swoich pracowników za lata następne. Od 1 stycznia 2019 r., informacje o przychodzie pracownika i szczególnych okresach pracy, płatnik będzie przekazywał na bieżąco w imiennym raporcie miesięcznym o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej na formularzu ZUS RPA, a informację o sposobie rozwiązania - wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego - na formularzu ZUS ZWUA, na którym dokonuje się wyrejestrowania z ubezpieczeń.
Dorota Andrychowska
______________________________________________________________________________
Zapraszamy na szkolenie:
Akta osobowe - zmiany w dokumentacji pracowniczej
Menu
Menu
