Na podstawie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U z 2018r pozycja 357) od 1 stycznia 2019 r. zmienią się okresy obowiązkowego przechowywania akt pracowniczych.
Od początku nowego roku w stosunku do osób nowo zatrudnionych, płatnik będzie miał obowiązek przechowywać w dowolnej formie akta pracownicze pracowników i zleceniobiorców przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
W przypadku pracowników lub zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat, jednak dla pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. płatnik będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, w przypadku spełnienia dodatkowych warunków.
W tym przypadku płatnik musi przekazać do ZUS:
• oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), w którym zobowiąże się, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od 01.01.1999 r. do 31.12.2018 r. oraz
• raport informacyjny (ZUS RIA), który zastąpi obowiązek wystawiania przez płatnika w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń.
Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) płatnik może złożyć w dowolnym wybranym przez siebie terminie.
Nowe przepisy mają obniżyć koszty związane z przechowywaniem akt pracowniczych oraz ułatwić spełnienie ustawowego obowiązku, jednak możliwość elektronizacji akt będzie skutkowało koniecznością dostosowania w tym względzie programów kadrowo-płacowych.
Dorota Andrychowska
Menu
Menu
