Koniec roku - czas na inwentaryzację !

Ostatni kwartał roku obrotowego jest czasem, w którym można rozpocząć inwentaryzację środków trwałych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, spis niektórych składników majątku można . Obowiązujące przepisy wskazują, że spisywanie niektórych składników majątku można zacząć 3 miesiące przed końcem roku.

Inwentaryzacja stanowi jedną z podstawowych obszarów rachunkowości tuż obok prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyceny pasywów i aktywów a także sporządzania sprawozdawczości finansowej (art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości Dz. U. z 2016 r., poz. 1047). Według litery prawa jednostki gospodarcze mają obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Częstość i termin inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeśli inwentaryzację składników aktywów, z wykluczeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji a także materiałów, towarów i produktów gotowych, zaczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a ukończono do 15 dnia następnego roku. Co się zaś tyczy ustalenia stanu – następuje poprzez dopisanie do lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów, jakie nastąpiły między datą spisu bądź potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Określa to, iż inwentaryzacja składników aktywów może zostać przeprowadzona w terminie od 1 października do 15 stycznia.

Obowiązek dokonania inwentaryzacji
Należy zwrócić uwagę, że rachunkowość jednostki obejmuje miedzy innymi okresowe ustalanie bądź sprawdzanie za pomocą inwentaryzacji faktycznego stanu pasywów i aktywów (art. 4 ust.3 ustawy o rachunkowości). Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika także z zapisu, że „jednostki obowiązane są do rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego” (art. 4 ust. 1a). Lecz należy nadmienić, iż dane przedstawione w sprawozdaniu finansowym będą wiarygodne w sytuacji, kiedy zostaną sprawdzone ze stanem rzeczywistym.

Cel inwentaryzacji
Zasadniczymi celami przeprowadzania inwentaryzacji jest :
- ustalenie rzeczywistego stanu aktywów oraz pasywów jednostki,
- zestawienie faktycznych danych uzyskanych w trakcie inwentaryzacji z danymi, które są wykazane w księgach rachunkowych,
- rozliczenie osób materialnie zobowiązanych za powierzone im mienie jednostki.

Formy inwentaryzacji
Inwentaryzację środków trwałych dokonuje się jedną za pomocą jednej z opisanych poniżej metod.
•    potwierdzenie sald – sprowadza się do dwustronnego potwierdzenia stanów księgowych aktywów i pasywów pomiędzy kontrahentami, dłużnikami oraz wierzycielami. Metoda ta jest stosowana, jeśli własne środki trwałe znajdują się u innych osób, firm oraz obce środki trwałe są w posiadaniu firmy;
•    spis z natury – jest to najczęściej stosowany sposób. Wykorzystywany jest do składników policzalnych, mierzalnych i sprowadza się do dokładnego przeliczenia;
•    weryfikacja stanu ewidencyjnego – tej formy inwentaryzacji używa się do środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony np. grunty. Polega na porównywaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych bądź inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych.
Warto jednak pamiętać, że wybór formy inwentaryzacji nie jest dowolny. Ustawa definiuje, które składniki powinny być inwentaryzowane określoną metodą np.:

1.    Metoda spisu z natury przeprowadzana raz w roku- inwentaryzujemy:
- zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną (art. 26 ust. 3 pkt. 5 ustawa o rachunkowości);
- zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki (art. 26 ust. 3 pkt 4 ustawa o rachunkowości),
2. Metoda spisu z natury przeprowadzana raz w ciągu 2 lat - inwentaryzujemy:
- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową (art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawa o rachunkowości),
3. Metoda spisu z natury przeprowadzana raz na 4 lata - inwentaryzujemy:
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie (art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawa o rachunkowości),
Metoda potwierdzenia sald na ostatni dzień każdego roku obrotowego – inwentaryzujemy:
- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (art. 26 ust. 1 pkt.2 ustawa o rachunkowości).

Należy pamiętać, że przeprowadzenie jak i wyniki inwentaryzacji trzeba w odpowiedni sposób udokumentować oraz powiązać z zapisami widniejącymi w księgach rachunkowych. Ujawnione w trakcie procesu inwentaryzacji różnice pomiędzy stanem faktycznym a stanem widniejącym w księgach rachunkowych, trzeba koniecznie wyjaśnić oraz rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego w którym przypadł termin inwentaryzacji.

Kto odpowiada za prawidłowy przebieg procesu inwentaryzacji?
Ustawa o rachunkowości określa kto ponosi odpowiedzialność za przeprowadzenie i nadzór nad inwentaryzacją. Tą osobą jest kierownik jednostki, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną zlecone innej osobie bądź przedsiębiorcy, według art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości, za ich zgodą (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Akceptacja odpowiedzialności przez inną osobę powinno zostać potwierdzone w formie pisemnej.
Do wyjątków w których kierownik jednostki nie może przekazać obowiązków innej osobie należy przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Natomiast księgowy, który wziął na siebie odpowiedzialność za pozostałe czynności w zakresie rachunkowości, jest odpowiedzialny za inwentaryzację metodą potwierdzenia sald z kontrahentami a także weryfikację sald pasywów i aktywów, których nie ma możliwości poddać spisowi z natury.




Aktualnie Centrum Szkoleniowe FRR prowadzi szkolenie „Inwentaryzacja” w Warszawie i w Katowicach.Uczestnicząc w szkoleniu poznają metody oraz techniki przeprowadzania inwentaryzacji a także mają szansę dowiedzieć się jak unikać najczęściej popełnianych błędów. Uczestnicy poznają najważniejsze aspekty prawne oraz księgowe, które są bezpośrednio związane z procesem inwentaryzacji.