Ekwiwalent za niewykorzystany urlop - jak obliczyć

Świadczenie nie ogranicza się wyłącznie do puli z bieżącego roku - obejmuje także nieprzedawnione dni zaległe, które nie zostały wykorzystane w latach poprzednich. Prawo do ekwiwalentu powstaje z dniem rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

Jak liczy się wysokość ekwiwalentu?

Do wyliczenia potrzebne są dwa elementy:

• wynagrodzenie pracownika,
• właściwy współczynnik ekwiwalentu.

Współczynnik ustala się odrębnie dla każdego roku kalendarzowego (§ 19 ust. 1 rozporządzenia), bo wynika z układu dni wolnych w kalendarzu, i stosuje do ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w tym roku. Decyduje więc data rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a nie data przelewu ani rok, z którego pochodzi zaległy urlop. Dla ustań w 2026 r. współczynnik wynosi 20,92; dla ustań w 2025 r. - 20,75.

Czy można zrzec się ekwiwalentu?

Zrzeczenie się ekwiwalentu jest nieważne - art. 84 Kodeksu pracy zakazuje zrzekania się prawa do wynagrodzenia i przenoszenia go na inną osobę, a ekwiwalent ma charakter świadczenia wynagrodzeniowego. Oświadczenie pracownika o rezygnacji nie zwalnia pracodawcy z wypłaty. Czym innym jest dopuszczalne porozumienie stron o wykorzystaniu urlopu w naturze w ramach kolejnej umowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy) - to nie jest zrzeczenie się.

Kto ma prawo do ekwiwalentu i kiedy się należy?

Ekwiwalent za urlop przysługuje pracownikowi w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, o ile pozostały mu jeszcze niewykorzystane dni wypoczynku. Sposób zakończenia współpracy nie ma wpływu na samo prawo do ekwiwalentu - świadczenie należy się niezależnie od trybu ustania stosunku pracy, czyli w wyniku:

• porozumienia stron,
• wypowiedzenia złożonego przez pracodawcę,
• wypowiedzenia złożonego przez pracownika,
• rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (art. 52, 53 i 55 Kodeksu pracy),
• wygaśnięcia umowy o pracę.

Także rozwiązanie umowy z winy pracownika prawa do ekwiwalentu nie pozbawia. Jedyny wyjątek od obowiązku wypłaty przewiduje art. 171 § 3 Kodeksu pracy - porozumienie stron o wykorzystaniu urlopu w czasie kolejnej umowy z tym samym pracodawcą; opisujemy je niżej.
Od 27 stycznia 2026 r. termin wypłaty ekwiwalentu określają art. 171 § 4-5 Kodeksu pracy. Co do zasady ekwiwalent wypłaca się w ustalonym terminie wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli termin ten przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent wypłaca się w terminie 10 dni od ustania stosunku pracy. Jeżeli tak ustalony termin przypada w dniu wolnym od pracy, wypłaty dokonuje się w dniu poprzedzającym.

Odrębnym przypadkiem wygaśnięcia jest śmierć pracownika. Z dniem śmierci stosunek pracy wygasa, a prawa majątkowe z niego wynikające - w tym ekwiwalent za urlop - przechodzą w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej; w razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku (art. 63¹ § 1 i § 2 Kodeksu pracy).

Inaczej sytuacja przedstawia się w czasie trwania umowy. Pracodawca nie ma prawa wymienić dni wolnych na gotówkę, dopóki stosunek pracy obowiązuje - pieniądze trafiają do pracownika wyłącznie po rozstaniu z firmą.

W okresie wypowiedzenia pracodawca może jednostronnie udzielić pracownikowi urlopu, a pracownik ma wtedy obowiązek go wykorzystać (art. 167¹ Kodeksu pracy). Wymiar udzielonego w tym trybie urlopu bieżącego - z wyłączeniem urlopu zaległego - nie może przekroczyć wymiaru wynikającego z art. 155¹ Kodeksu pracy. Jeśli pracodawca z tego uprawnienia nie skorzysta, niewykorzystany urlop rozlicza się ekwiwalentem.

Rozliczenie obejmuje przy tym nie tylko urlop z bieżącego roku, lecz również dni zebrane w latach poprzednich. Warto o tym pamiętać, ponieważ uprawnienie do wypoczynku nie znika wraz z 31 grudnia. Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to urlopu na żądanie (art. 167² Kodeksu pracy). A jeśli i wtedy urlop nie zostanie udzielony, po zakończeniu zatrudnienia pracownikowi przysługuje za niego ekwiwalent, o ile roszczenie o udzielenie tego urlopu nie uległo wcześniej przedawnieniu.

Roszczenie o ekwiwalent przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Od 27 stycznia 2026 r. termin wymagalności należy ustalać z uwzględnieniem art. 171 § 4-5 Kodeksu pracy, czyli według terminu wypłaty ekwiwalentu opisanego wyżej. Termin 30 września z art. 168 Kodeksu pracy dotyczy udzielenia urlopu, a nie przedawnienia roszczenia pieniężnego - to dwie różne instytucje.

Jak ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia?

Podstawa wymiaru ekwiwalentu to kwota, od której liczysz wysokość wypłaty. Tworzą ją dwie grupy składników wynagrodzenia.

Stałe składniki wynagrodzenia

Pierwszą grupę stanowią elementy stałe, które przyjmujesz w kwocie należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 15 rozporządzenia). Chodzi tu np. o pensję zasadniczą oraz dodatek stażowy, jeżeli przysługuje on pracownikowi jako składnik wynagrodzenia określony w stałej miesięcznej wysokości.

Zmienne składniki wynagrodzenia

Druga grupa obejmuje składniki zmienne, choćby premie regulaminowe. Składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględniasz w przeciętnej wysokości z tego okresu (§ 16 ust. 1 rozporządzenia).

Jeżeli pracownik nie przepracował pełnych trzech miesięcy - bo był zatrudniony krócej, chorował albo miał urlop bezpłatny - wynagrodzenie faktycznie mu w tym okresie wypłacone dzielisz przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało, a otrzymany wynik mnożysz przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 rozporządzenia). Tę samą zasadę stosujesz odpowiednio przy składnikach za okresy dłuższe niż miesiąc (§ 17 ust. 2). Jeżeli przez cały okres 3 miesięcy składniki zmienne w ogóle nie przysługiwały, do podstawy przyjmujesz najbliższe miesiące, za które przysługiwały (§ 16 ust. 3 w zw. z § 11).

Składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc - na przykład premia kwartalna albo roczna - wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, dolicza się do podstawy w średniej wysokości z tego okresu (§ 17 ust. 1). Dzieje się to obok składników stałych z § 15 i zmiennych miesięcznych z § 16, a nie zamiast nich: pracownik z pensją zasadniczą, premią miesięczną i premią kwartalną ma wszystkie trzy ścieżki naraz.

Co wyłącza się z podstawy wymiaru ekwiwalentu?

Nie każda wypłata trafia do podstawy ekwiwalentu za urlop. Rozporządzenie wymienia jedenaście punktów wyłączeń z podstawy (§ 6 pkt 1-7, 7a oraz 8-10). Nie uwzględnia się:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania lub określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego oraz za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz należności z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych oraz innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Jak obliczyć współczynnik urlopowy i stawkę godzinową?

Współczynnik ekwiwalentu (potocznie: współczynnik urlopowy) ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym, a jego wysokość zależy od tego, ile dni roboczych przypada w danym roku. Stosuje się go do ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w tym roku kalendarzowym (§ 19 ust. 1 rozporządzenia). Dla pełnego etatu w 2026 roku wynosi on 20,92.

Jak wyznacza się współczynnik

Sposób wyliczenia sprowadza się do jednego działania:

(liczba dni w danym roku kalendarzowym − liczba niedziel − liczba świąt przypadających w innym dniu niż niedziela − liczba dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy) ÷ 12 = współczynnik ekwiwalentowy

Dla 2026 r.: (365 − 52 − 10 − 52) ÷ 12 = 251 ÷ 12 = 20,92.

W 2026 r. współczynnik wynosi 20,92, bo rok ma 251 dni roboczych: 365 dni − 52 niedziele − 52 soboty − 10 świąt przypadających poza niedzielą. Do świąt zalicza się 24 grudnia (Wigilia Bożego Narodzenia), która od 2025 r. jest dniem ustawowo wolnym od pracy (ustawa z 6 grudnia 2024 r., Dz.U. 2024 poz. 1965). Święta przypadające w sobotę - w 2026 r. 15 sierpnia i 26 grudnia - odejmuje się mimo odjęcia 52 sobót, bo każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin (art. 130 § 2 Kodeksu pracy).

Przy niepełnym wymiarze czasu pracy wartość maleje proporcjonalnie - pół etatu oznacza więc 10,46 (20,92 × 0,5).

Uwaga: przy niepełnym wymiarze proporcjonalnie obniża się wyłącznie współczynnik (§ 19 ust. 3 rozporządzenia). Dobowa norma czasu pracy pozostaje 8 godzin niezależnie od wymiaru etatu - niepełny etat obniża wymiar czasu pracy, a nie normę (art. 129 § 1 Kodeksu pracy). Stawkę dzienną dzielisz więc przez 8 także przy 3/4, 1/2 i 1/4 etatu. Odstępstwo dopuszcza tylko art. 154² § 3 Kodeksu pracy - dla pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin.

Jak obliczyć stawkę godzinową za urlop

Mając podstawę wymiaru wynagrodzenia i właściwy współczynnik, wystarczy przejść przez dwa etapy:

1. podstawa wymiaru ÷ współczynnik ekwiwalentu = stawka za jeden dzień urlopu,
2. stawka za dzień ÷ dobowa norma czasu pracy (8 godzin) = stawka godzinowa za urlop; niższa norma wchodzi w grę wyłącznie wtedy, gdy wynika z odrębnych przepisów.

Przykład liczbowy

Weźmy pracownika pełnoetatowego z pensją 5 000 zł miesięcznie, pracującego po 8 godzin dziennie, oraz współczynnik 20,92 obowiązujący w 2026 roku.

Wszystkie kwoty pośrednie i końcowe zaokrąglamy w tym artykule do pełnych groszy, metodą w górę od połowy grosza, na każdym etapie obliczeń. Ta sama konwencja obowiązuje we wszystkich tabelach poniżej.

Ostatni krok to zatem pomnożenie stawki godzinowej przez liczbę godzin niewykorzystanego wypoczynku.

Dobowa norma czasu pracy przekłada się na wynik wprost proporcjonalnie. Niższa norma dobowa - np. 7 godzin dla pracowników z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, jeżeli mają do nich zastosowanie skrócone normy czasu pracy - podnosi stawkę godzinową. Odstępstwo od 8 godzin występuje wtedy, gdy niższa norma wynika z odrębnych przepisów (art. 154² § 3 Kodeksu pracy), a nie z wymiaru etatu.

Jak określić liczbę godzin niewykorzystanego urlopu?

Ustalenie liczby godzin zaległego urlopu nie wymaga skomplikowanych obliczeń - wystarczy przeliczyć dni wolnego na godziny, przyjmując, że jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154² § 2 Kodeksu pracy). Jeżeli jednak dobowa norma czasu pracy pracownika, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin, jeden dzień urlopu odpowiada tej niższej normie (art. 154² § 3 Kodeksu pracy).

Osoba zatrudniona na cały etat pracuje po 8 godzin dziennie, więc każdy dzień urlopu odpowiada dokładnie tyle. Przy pięciu niewykorzystanych dniach do rozliczenia pozostaje zatem 40 godzin (5 × 8 h).

Zasada obowiązuje wszystkich pracowników niezależnie od wymiaru etatu. Pracownik na 1/2 etatu z wymiarem 10 dni urlopu ma pulę 80 godzin. Jeżeli pracuje po 4 godziny przez 5 dni w tygodniu, wykorzystuje po 4 godziny urlopu za każdy dzień faktycznej nieobecności, co daje mu 20 dni wolnego.

Wzór jest następujący:

liczba dni niewykorzystanego urlopu × 8 godzin = liczba godzin do wypłaty

Wzór w tej postaci obowiązuje przy dobowej normie czasu pracy wynoszącej 8 godzin. Dla pracownika, dla którego norma dobowa wynikająca z odrębnych przepisów jest niższa (art. 154² § 3 Kodeksu pracy), w miejsce ośmiu godzin wstawiasz tę niższą normę:

liczba dni niewykorzystanego urlopu × dobowa norma czasu pracy pracownika = liczba godzin do wypłaty

Przykładowe przeliczenia przy normie dobowej 8 godzin - identyczne dla każdego wymiaru etatu:

• 1 dzień urlopu = 8 godzin,
• 5 dni urlopu = 40 godzin,
• 10 dni urlopu = 80 godzin,
• 26 dni urlopu = 208 godzin.

Norma dobowa a dobowy wymiar czasu pracy w zależności od wymiaru zatrudnienia:

Kolumna „dobowy wymiar czasu pracy” przydaje się przy planowaniu nieobecności, ale do przeliczenia dni urlopu na godziny i do obliczenia ekwiwalentu bierzesz normę dobową, czyli 8 godzin. Tak samo pulę urlopu wykazuje się w ewidencji czasu pracy i w świadectwie pracy.

Reguła „8 godzin” obowiązuje tam, gdzie dobowa norma czasu pracy wynosi 8 godzin. Jeżeli z odrębnych przepisów wynika dla pracownika norma niższa - na przykład 7 godzin - to ona zastępuje 8 godzin po obu stronach obliczenia: przez nią dzielisz stawkę dzienną (§ 18 pkt 2 rozporządzenia nakazuje dzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika) i przez nią mnożysz liczbę dni urlopu (art. 154² § 3 Kodeksu pracy). Wzięcie normy niższej tylko po jednej stronie zniekształca wynik: podzielenie stawki dziennej przez 7 przy jednoczesnym mnożeniu dni urlopu przez 8 zawyża wypłatę o 14,3%. Kwota ekwiwalentu za jeden dzień urlopu wychodzi przy obu normach taka sama; różnią się stawka godzinowa i liczba godzin urlopu.

Precyzja na tym etapie ma kluczowe znaczenie, ponieważ bez niej końcowa kwota ekwiwalentu wyjdzie błędnie. Wyliczoną wcześniej stawkę godzinową mnożysz bowiem właśnie przez tę liczbę godzin, a otrzymany wynik stanowi ostateczną wysokość świadczenia.

Jak wyliczyć kwotę ekwiwalentu pieniężnego?

Całość sprowadza się do jednego mnożenia: stawka godzinowa × liczba godzin niewykorzystanego urlopu = ekwiwalent pieniężny.

Każdy składnik tego równania został już wyjaśniony wyżej - pozostaje złożyć je w jedną całość.

Pełny wzór krok po kroku

1. wyznacz podstawę wymiaru wynagrodzenia, doliczając składniki stałe i zmienne, a pomijając te, których przepisy do podstawy nie wliczają,
2. podziel ją przez współczynnik ekwiwalentu - w 2026 r. dla pełnego etatu wynosi on 20,92 - otrzymasz stawkę dzienną,
3. stawkę dzienną rozłóż na godziny, dzieląc ją przez dobową normę czasu pracy obowiązującą pracownika (8 godzin - także przy niepełnym etacie; jeżeli z odrębnych przepisów wynika norma niższa, dzielisz przez nią - § 18 pkt 2 rozporządzenia),
4. otrzymaną stawkę godzinową przemnóż przez liczbę zaległych godzin urlopu (liczba dni × 8 godzin, a przy normie niższej - liczba dni × ta norma) i masz kwotę ekwiwalentu.

Przykład liczbowy dla pełnego etatu

Załóżmy, że pensja wynosi 6 000 zł brutto, a do wykorzystania zostało 10 dni urlopu, czyli 80 godzin. Współczynnik: 20,92.

Jak rozliczyć podatek i składki ZUS od ekwiwalentu?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacany pracownikowi co do zasady podlega podatkowi dochodowemu (PIT) oraz składkom ZUS na zasadach właściwych dla przychodów ze stosunku pracy. Jest dla niego przychodem ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, t.j. Dz.U. 2026 poz. 592) i stanowi podstawę wymiaru składek (art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 199) - rozporządzenie składkowe nie umieszcza ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w katalogu wyłączeń. Praktykę takich rozliczeń omawiamy na szkoleniu z kadr i płac.

Wyjątek: ekwiwalent wypłacany po śmierci pracownika. Jeżeli świadczenie trafia do małżonka albo innej osoby uprawnionej z art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, osoba ta nie jest pracownikiem, a więc i ubezpieczonym z tytułu tego stosunku pracy. Podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowych stanowi przychód ubezpieczonych wymienionych w art. 6 ust. 1 pkt 1-3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (art. 18 ust. 1 tej ustawy), a podstawa składek chorobowej i wypadkowej jest od niej pochodna (art. 20 ust. 1 tej ustawy) - od takiej wypłaty nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne. Nie jest to również przychód ze stosunku pracy tych osób: to prawo majątkowe ze stosunku pracy, które przeszło na nie po śmierci pracownika (art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy), a przychody z praw majątkowych są odrębnym źródłem przychodów (art. 10 ust. 1 pkt 7 w zw. z art. 18 ustawy o PIT). Potrącenie od takiej wypłaty składek finansowanych przez pracownika zaniża świadczenie o 13,71% kwoty brutto.

Podatek naliczamy według skali z art. 27 ust. 1 ustawy o PIT: 12% podstawy obliczenia podatku do 120 000 zł, minus kwota zmniejszająca podatek 3 600 zł, a powyżej 120 000 zł - 10 800 zł + 32% nadwyżki ponad ten próg. W miesiącu wypłaty ekwiwalent podnosi więc podstawę opodatkowania.

Jakie składki ZUS obejmuje ekwiwalent?

Zakres 0,67%-3,33% to stopy ustalone dla grup działalności (załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r.). Płatnik zgłaszający do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych stosuje stopę zryczałtowaną 1,67% - to 50% najwyższej stopy ustalonej dla grup działalności (art. 28 ust. 1 ustawy wypadkowej, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1644). Ustawowy przedział z art. 22 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest szerszy: od 0,40% do 8,12%.

Pamiętaj też o rocznym ograniczeniu: roczna podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowych nie może być wyższa niż trzydziestokrotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na dany rok (art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Ma to praktyczne znaczenie właśnie przy ekwiwalencie, który bywa jednorazową, wysoką wypłatą na koniec zatrudnienia.

Punktem wyjścia jest kwota brutto ekwiwalentu; podstawa składki zdrowotnej i podstawa opodatkowania są od niej pochodne - pomniejszone odpowiednio o składki społeczne finansowane przez pracownika (13,71%) oraz o koszty uzyskania przychodu.

Przy wypłacie dla samego pracownika jest jeszcze jedna różnica wobec zwykłej pensji. Jeżeli wypłata następuje po ustaniu stosunku pracy, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika - w tym oświadczenie PIT-2 o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek (do 1/12 kwoty zmniejszającej, czyli 300 zł miesięcznie). Wyjątkiem są wnioski, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8 oraz art. 41 ust. 11 ustawy o PIT - te pozostają w mocy (art. 31a ust. 7 ustawy o PIT).

Zaliczkę na PIT pracodawca przekazuje do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją pobrał (art. 38 ust. 1 ustawy o PIT), a składki - do 5., 15. albo 20. dnia następnego miesiąca, zależnie od typu płatnika (art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Wypłatę należy dodatkowo ujawnić:

• w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA za miesiąc, w którym trafiła do pracownika - to w nim wykazuje się podstawę wymiaru i składki konkretnego ubezpieczonego (art. 41 ust. 1 i 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych); zbiorcza deklaracja rozliczeniowa służy wyłącznie rozliczeniu składek za wszystkich ubezpieczonych i nie identyfikuje pojedynczej wypłaty (art. 46 ust. 2 tej ustawy),
• w PIT-11 za rok podatkowy, przekazywanym zatrudnionemu.

Jak obliczyć ekwiwalent przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze?

Pracujesz na część etatu? Metoda wyliczania ekwiwalentu za urlop jest identyczna jak przy pełnym wymiarze - te same cztery kroki. Proporcjonalnie pomniejsza się tylko jedna wartość: współczynnik ekwiwalentu (§ 19 ust. 3 rozporządzenia). Dobowa norma czasu pracy nie zależy od wymiaru etatu - pozostaje 8 godzin, a jeden dzień urlopu nadal odpowiada 8 godzinom (art. 154² § 2 Kodeksu pracy). Jeżeli natomiast z odrębnych przepisów wynika dla pracownika norma dobowa niższa niż 8 godzin, obowiązuje ta niższa norma i to ona zastępuje 8 godzin w obu krokach obliczenia (art. 154² § 3 Kodeksu pracy, § 18 pkt 2 rozporządzenia).

Współczynnik przy niepełnym etacie

Dla pełnego etatu w 2026 roku współczynnik wynosi 20,92. Przy mniejszym wymiarze wystarczy pomnożyć tę liczbę przez ułamek etatu:

• 3/4 etatu: 20,92 × 0,75 = 15,69,
• 1/2 etatu: 20,92 × 0,5 = 10,46,
• 1/4 etatu: 20,92 × 0,25 = 5,23.

Jaką kwotę przyjmujemy jako podstawę

Podstawę stanowi realne wynagrodzenie przypisane do danego wymiaru zatrudnienia, czyli pensja, którą pracownik rzeczywiście otrzymuje. Nie przeliczamy jej do poziomu pełnego etatu.

Schemat obliczeń

1. podstawa wymiaru ÷ obniżony współczynnik ekwiwalentu = stawka dzienna,
2. stawka dzienna ÷ dobowa norma czasu pracy, czyli 8 godzin (a przy normie niższej wynikającej z odrębnych przepisów - ta norma) = stawka godzinowa,
3. stawka godzinowa × liczba godzin niewykorzystanego urlopu (liczba dni × 8 godzin) = ekwiwalent pieniężny; przy dobowej normie czasu pracy niższej niż 8 godzin w miejsce ośmiu godzin wstawiasz tę normę.

Przykład dla 1/2 etatu: wynagrodzenie 3 000 zł, 10 dni urlopu, a więc 80 godzin (10 × 8 h). Współczynnik: 10,46.

Przykład dla 1/4 etatu

Weźmy pracownika z pensją 1 500 zł, któremu zostało 5 dni urlopu. Jeden dzień urlopu to 8 godzin, więc do rozliczenia mamy 40 godzin, a współczynnik wynosi 5,23.

Wynik wiernie oddaje faktyczny wymiar zatrudnienia - świadczenie odpowiada zarówno przepracowanemu czasowi, jak i wynagrodzeniu należnemu za ten czas.

Chcesz przećwiczyć takie rozliczenia na własnych przypadkach? Zobacz kursy kadry i płace.

Ten artykuł ma charakter poradnikowy - porządkuje zasady i pokazuje je na przykładach, ale nie jest wykładnią przepisów ani opinią prawną. Wiążące pozostaje brzmienie Kodeksu pracy i ustaw szczególnych. Stan prawny: 30 lipca 2026 r. W sprawach indywidualnych skonsultuj się ze specjalistą lub Państwową Inspekcją Pracy.