Jak rozliczać czas pracy w 2026 krok po kroku

Pięć elementów rozliczania czasu pracy

Na rozliczanie czasu pracy w 2026 roku składa się pięć głównych zadań:

1. ustalenie wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym,
2. planowanie harmonogramów i grafików pracy,
3. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
4. kontrola czasu pracy oraz godzin nadliczbowych,
5. planowanie urlopów z uwzględnieniem dni roboczych i dni wolnych.

Systemy czasu pracy i okresy rozliczeniowe

Wymiar czasu pracy wyliczamy osobno dla każdego okresu rozliczeniowego, a firmy sięgają tu po różne rozwiązania - m.in. równoważny czas pracy, system przerywany czy zadaniowy. Kodeks pracy przewiduje ich więcej (art. 135–144, art. 140¹ i art. 142), a każdy rządzi się własnymi zasadami planowania i ewidencjonowania.

Rok 2026 wnosi dodatkową zmienną: pilotaż skróconego czasu pracy prowadzony przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W przedsiębiorstwach objętych programem układanie grafików wygląda zupełnie inaczej.

Jak obliczyć nominalny wymiar czasu pracy (2008 godzin) w 2026?

Nominalny wymiar czasu pracy w 2026 roku wynosi 2008 godzin. Wynika ona z trzech działań wskazanych w art. 130 § 1 Kodeksu pracy.

Krok 1 - godziny z pełnych tygodni

Na 2026 rok przypada 52 pełne tygodnie, a w każdym z nich pracujemy 40 godzin.

52 × 40 = 2080 godzin

Krok 2 - dodanie godzin za dni „wystające”

Po odjęciu pełnych tygodni od liczby dni w roku zostaje jeden dzień, ponieważ 365 = 52 × 7 + 1. W 2026 roku jest nim czwartek 31 grudnia - dzień roboczy, dlatego dokłada 8 godzin; gdyby wypadł w sobotę lub niedzielę, nie dokładałby nic.

1 × 8 = 8 godzin

Po dwóch krokach mamy więc 2080 + 8 = 2088 godzin.

Krok 3 - odjęcie godzin za święta

Na koniec odliczamy dni ustawowo wolne, które nie wypadają w niedzielę. W 2026 roku jest ich 10 i rozkładają się od poniedziałku do soboty.

10 × 8 = 80 godzin

Wynik końcowy: 2088 − 80 = 2008 godzin.

Sprawdzenie wyniku

Do tej samej liczby dojdziemy krótszą drogą: 251 dni roboczych × 8 godzin na dobę = 2008.

Wymiar a usprawiedliwione nieobecności

Ustalony wymiar czasu pracy ulega w danym okresie rozliczeniowym obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy (art. 130 § 3 Kodeksu pracy). Pracownik, który przez tydzień przebywał na zwolnieniu lekarskim, ma w danym miesiącu wymiar niższy o zaplanowane na te dni godziny - i to od tak obniżonego wymiaru liczy się nadgodziny średniotygodniowe.

A co przy niepełnym etacie?

Podane 2008 godzin dotyczy pełnego wymiaru. Mniejszy etat oznacza proporcjonalnie mniej godzin do przepracowania - zestawienie dla ½, ¾ i ⅓ etatu znajdziesz w sekcji „Jak określić wymiar dla pracowników na niepełnym etacie”.

Jak rozliczyć dni robocze i dni wolne (251 dni roboczych, 114 dni wolnych)?

W 2026 roku przypada 251 dni roboczych i 114 dni wolnych od pracy.

Jak święta wpływają na wymiar czasu pracy?

Zgodnie z art. 130 § 2 Kodeksu pracy święto ustawowe wypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. W 2026 roku takich dni będzie 10, co przekłada się na 80 godzin mniej przy biurku czy na produkcji.

Rozliczenie w liczbach

• 365 dni w roku,
• 251 dni roboczych, każdy po 8 godzin pracy,
• 114 dni wolnych od pracy,
• 10 dni świątecznych przypadających poza niedzielami,
• 14 dni ustawowo wolnych ogółem – cztery z nich wypadają w niedzielę, dlatego pozostają bez wpływu na wymiar czasu pracy.

Jak uwzględnić dni ustawowo wolne i dodatkowe dni za święta w soboty?

W 2026 roku dwa z czternastu dni ustawowo wolnych od pracy wypadają w sobotę: 15 sierpnia (Wniebowzięcie NMP) oraz 26 grudnia (drugi dzień Bożego Narodzenia).

Od 1 lutego 2025 r. dniem ustawowo wolnym od pracy jest również 24 grudnia (Wigilia Bożego Narodzenia) - na podstawie ustawy z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2024 poz. 1965). W 2026 roku Wigilia wypada w czwartek, więc obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin - to dzięki niej grudzień 2026 ma 160, a nie 168 godzin. Sama różnica 16 godzin między 2025 a 2026 rokiem wynika jednak z czego innego: 3 maja i 1 listopada w 2025 roku przypadały w soboty i obniżały wymiar, a w 2026 roku wypadają w niedziele i wymiaru nie obniżają. Świąt przypadających poza niedzielą jest przez to w 2026 roku 10 zamiast 12. Wigilia była dniem ustawowo wolnym również w 2025 roku, więc na różnicę między latami nie wpływa.

Zdobądź wiedzę i umiejętności zawodowe wybierz kurs kadrowo-płacowy

Dlaczego sobota ma znaczenie?

Poniższe zasady dotyczą pracowników, dla których sobota jest dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W takim rozkładzie sobota jest dniem wolnym nie dlatego, że stanowi święto, lecz z powodu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Święto przypadające w sobotę obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin dokładnie tak samo jak święto w dzień powszedni - art. 130 § 2 Kodeksu pracy nie różnicuje dni tygodnia poza niedzielą. Skutkiem tego obniżenia jest obowiązek wyznaczenia pracownikowi innego dnia wolnego w okresie rozliczeniowym, tak aby zachować przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy.

Praktyczne skutki dla pracodawcy

W zamian za 15 sierpnia i 26 grudnia należy udzielić dwóch dodatkowych dni wolnych w ramach okresu rozliczeniowego. Ich pominięcie stanowi naruszenie prawa pracy. Sam termin pozostaje jednak elastyczny - wystarczy, by mieścił się w obowiązującym okresie rozliczeniowym.

Jak określić wymiar dla pracowników na niepełnym etacie (1/2 etatu, 3/4 etatu)?

Wymiar czasu pracy osoby zatrudnionej na część etatu ustalamy proporcjonalnie. Punktem odniesienia pozostaje pełny etat, czyli 2008 godzin w 2026 roku - tak wynika z art. 130 Kodeksu pracy. Przepisy nie przewidują odrębnych norm dla niepełnego wymiaru, dlatego korzystamy z tej samej metody, zachowując jedynie odpowiednią proporcję.

Sam rachunek nie jest skomplikowany: pełny wymiar mnożymy przez ułamek etatu.

Wymiar czasu pracy = 2008 godzin × wymiar etatu

Metodycznie poprawniej jest zresztą liczyć wymiar niepełnoetatowca osobno dla każdego okresu rozliczeniowego, a nie mnożyć wymiar roczny.

Ta liczba przydaje się w codziennej praktyce kadrowej. Na jej podstawie układasz harmonogramy, prowadzisz ewidencję i rozliczasz godziny ponadwymiarowe. Jeśli pracownik na ½ etatu przekroczy w roku 1004 godziny, taką sytuację warto przeanalizować odrębnie - właśnie pod kątem pracy ponadwymiarowej. Strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika - oprócz normalnego wynagrodzenia - do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 5 Kodeksu pracy).

Inaczej wygląda urlop wypoczynkowy. Zatrudniony na pół etatu nabywa prawo do wypoczynku proporcjonalnie do swojego wymiaru (art. 154 § 2 Kodeksu pracy), ale przelicznik pozostaje ten sam: jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, niezależnie od wymiaru etatu (art. 154² § 2 Kodeksu pracy). Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu - pracownik na ½ etatu pracujący po 4 godziny wykorzystuje na jeden dzień wolny 4 godziny z puli, a pula 10 dni to 80 godzin, nie 40.

Jak dobierać okres rozliczeniowy (1-, 3- i 4-miesięczny) w 2026?

Na wybór okresu rozliczeniowego wpływają trzy czynniki: charakter branży, układ świąt w danym kwartale oraz to, ile swobody potrzebujesz przy układaniu grafików.

Okres 1-miesięczny

Najprostszy wariant. Wymiar czasu pracy ustalasz z miesiąca na miesiąc, a wszelkie odchylenia korygujesz na bieżąco. Sprawdza się tam, gdzie rytm pracy jest stabilny i przewidywalny - w administracji, biurach czy handlu detalicznym.

Wadą jest brak elastyczności: godzin, których zabrakło w marcu, nie odrobisz nadgodzinami z kwietnia.

Okres 3-miesięczny

Bilans zamykasz dopiero po kwartale, dlatego wymiar czasu pracy możesz nierównomiernie rozłożyć między poszczególne miesiące okresu rozliczeniowego. Po takie rozwiązanie sięgają zwykle firmy o sezonowym zapotrzebowaniu na pracę.

Dla ilustracji: w I kwartale 2026 roku (styczeń–marzec) wymiar czasu pracy to 496 godzin - 160 godzin w styczniu, 160 godzin w lutym i 176 godzin w marcu, po odjęciu dwóch świąt przypadających w dni inne niż niedziela: 1 stycznia (czwartek) i 6 stycznia (wtorek).

Okres 4-miesięczny

W podstawowym systemie czasu pracy okres rozliczeniowy może z mocy art. 129 § 1 Kodeksu pracy wynosić do 4 miesięcy bez żadnych dodatkowych przesłanek. W każdym systemie może zostać przedłużony do 12 miesięcy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy (art. 129 § 2), przy zachowaniu ogólnych zasad ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Przedłużenie wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u pracodawcy nie działają organizacje związkowe - w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy (art. 150 § 3). Kopię porozumienia pracodawca przekazuje właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia (art. 150 § 4).

Przykładem okresu o niższym wymiarze jest kwiecień–lipiec, w którym wymiar czasu pracy spada o 24 godziny dzięki trzem świętom przypadającym poza niedzielą:

• Poniedziałek Wielkanocny (6 kwietnia),
• Święto Pracy (1 maja),
• Boże Ciało (4 czerwca).

Niedziela Wielkanocna (5 kwietnia), 3 maja i Zesłanie Ducha Świętego (24 maja) wypadają w 2026 roku w niedziele i wymiaru nie obniżają.

Zasada ogólna

Im krótszy okres rozliczeniowy, tym mniejsze ryzyko narastania nadgodzin - ale i tym więcej precyzji wymaga grafik. Dłuższy okres daje większą swobodę w rozkładaniu godzin, choć w zamian rośnie prawdopodobieństwo, że na finiszu zostaną nadgodziny do rozliczenia.

Jak rozliczać czas pracy w systemie równoważnym i przerywanym?

Równoważny i przerywany czas pracy to dwa odrębne rozwiązania. Choć oba znajdziemy w Kodeksie pracy, planowanie grafików i ewidencjonowanie godzin wygląda w nich zupełnie inaczej.

System równoważnego czasu pracy

Tutaj pracodawca zyskuje możliwość wydłużenia dobowego wymiaru pracy do 12 godzin - a w wyjątkowych sytuacjach nawet do 16 czy 24. Liczy się jednak jedno: średnia tygodniowa w przyjętym okresie rozliczeniowym musi zamknąć się w 40 godzinach. Reguluje to art. 135–137 Kodeksu pracy.

Mechanizm bilansowania nie jest skomplikowany - dłuższe dyżury równoważy się krótszymi dniami lub dodatkowymi wolnymi. Wyobraźmy sobie pracownika, który trzy dni z rzędu spędza po 12 godzin na stanowisku. W tym samym tygodniu albo w skali całego okresu rozliczeniowego dostaje w zamian więcej odpoczynku bądź dni wolnych.

W systemie równoważnym okres rozliczeniowy wynosi co do zasady 1 miesiąc (art. 135 § 1), w szczególnie uzasadnionych przypadkach może być przedłużony do 3 miesięcy (§ 2), a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych - do 4 miesięcy (§ 3). Niezależnie od tego okres rozliczeniowy może zostać przedłużony do 12 miesięcy na zasadach określonych w art. 129 § 2 Kodeksu pracy. Ten sam mechanizm stosuje się odpowiednio przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób (art. 137). Pracodawca, u którego nie działa organizacja związkowa - albo która nie wyraża zgody - stosuje okresy z art. 135 § 2 i 3 po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy (art. 150 § 2).

Po zamknięciu okresu rozliczeniowego ustala się wyłącznie nadgodziny wynikające z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy (art. 151¹ § 2 Kodeksu pracy) - wcześniej nie da się ich policzyć. Nadgodziny z przekroczenia normy dobowej lub przedłużonego dobowego wymiaru z harmonogramu są ustalane na bieżąco. Jeżeli są rekompensowane dodatkiem, rozlicza się go w wynagrodzeniu za miesiąc, w którym nadgodziny wystąpiły; przy rekompensacie czasem wolnym stosuje się art. 151² Kodeksu pracy.

System przerywanego czasu pracy

W tym wariancie doba robocza rozpada się na dwie części rozdzielone przerwą, której nie doliczamy do czasu pracy. Pracownik nie zostaje jednak bez wynagrodzenia: za czas przerwy przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju (art. 139 § 1 Kodeksu pracy), czyli połowy wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony - połowy z 60% wynagrodzenia (art. 81 § 1). Samo wynagrodzenie przestojowe nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Przerwa nie może być dłuższa niż 5 godzin, a norma dobowa pozostaje nienaruszona: nadal 8 godzin na dobę.

Najczęściej stosują go rolnictwo oraz pracodawcy zatrudniający personel domowy. Dobrze służy również branżom, w których zapotrzebowanie na pracę rozkłada się nierówno w ciągu dnia.

System przerywanego czasu pracy wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy. U pracodawcy będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność w zakresie rolnictwa i hodowli, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, system może być stosowany na podstawie umowy o pracę; w takim przypadku wynagrodzenie za czas przerwy przysługuje, jeżeli wynika to z umowy o pracę (art. 139 § 4). Systemu przerywanego nie stosuje się do pracownika objętego systemem czasu pracy z art. 135–138, 143 i 144 Kodeksu pracy (art. 139 § 2) - nie da się go zatem połączyć z równoważnym.

Porównanie obu systemów

Jak prowadzić tabelę i harmonogram czasu pracy w 2026?

„Tabela czasu pracy” nie jest instytucją Kodeksu pracy - to potoczna nazwa kalendarza wymiaru, przydatne narzędzie pomocnicze, którego nikt nie ma obowiązku prowadzić. Obowiązek dotyczy rozkładu czasu pracy (harmonogramu), ale i on ma cztery wyjątki z art. 129 § 4 Kodeksu pracy: gdy rozkład wynika z przepisów prawa pracy, obwieszczenia albo umowy o pracę; gdy w porozumieniu z pracownikiem ustalono czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań (rozkład ustala wtedy pracownik); gdy na pisemny wniosek pracownika stosowany jest rozkład ruchomy z art. 140¹; oraz gdy na pisemny wniosek pracownika ustalono indywidualny rozkład czasu pracy.

Tabela czasu pracy - co powinna zawierać

W zestawieniu na 2026 rok przy każdym miesiącu znajdziesz pięć informacji:

1. liczbę dni roboczych,
2. liczbę dni wolnych (weekendy i święta),
3. nominalny wymiar godzin,
4. święta ustawowe przypadające poza niedzielą,
5. dni „wystające”, które zmieniają wymiar godzin.

Weźmy maj 2026: 20 dni roboczych, 11 dni wolnych i 160 godzin nominalnego wymiaru - po odjęciu Święta Pracy, czyli 1 maja.

Harmonogram czasu pracy - zasady tworzenia

Rozkład czasu pracy może być sporządzony - w formie pisemnej lub elektronicznej - na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje go pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który rozkład został sporządzony - a nie przed rozpoczęciem całego okresu rozliczeniowego (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Wpisujesz w nim:

• dni i godziny pracy każdej osoby,
• dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Ewidencja czasu pracy a harmonogram

Ewidencja to zupełnie inna sprawa. Harmonogram planuje, ewidencja rejestruje to, co faktycznie zostało przepracowane, a dopiero porównanie obu dokumentów pokazuje realny bilans godzin. Rozbieżność między nimi jest sygnałem ostrzegawczym - wskazuje na nadgodziny albo niedobór godzin, a jedno i drugie trzeba rozliczyć w danym okresie. Dlatego zestawiaj grafik z ewidencją na bieżąco: nadgodziny wyłapiesz wtedy w trakcie, a nie w ostatnim dniu okresu.

Odpoczynek dobowy i tygodniowy przy planowaniu grafików

Zasadą jest co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 132 § 1 Kodeksu pracy) i co najmniej 35 godzin odpoczynku tygodniowego (art. 133 § 1). Odpoczynek tygodniowy może zostać skrócony - nie poniżej 24 godzin - w tygodniu, w którym pracownik przechodzi na inną zmianę zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, oraz w przypadkach z art. 132 § 2 (art. 133 § 2); taką sytuację odnotuj w harmonogramie. Odpoczynek dobowy nie przysługuje pracownikom zarządzającym w imieniu pracodawcy zakładem pracy ani przy akcji ratowniczej - w zamian należy się równoważny okres odpoczynku w okresie rozliczeniowym (art. 132 § 2–3); odrębne zasady obowiązują przy dozorze urządzeń (art. 136 § 2) i przy pilnowaniu mienia (art. 137).

Jak rozliczać nadgodziny i przestrzegać limitów (8 godzin na dobę, 48 godzin tygodniowo)?

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy (8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin tygodniowo - art. 129 § 1 Kodeksu pracy), a także praca ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu. Jest ona dopuszczalna wyłącznie w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, oraz w razie szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 151 § 1). Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 2¹) ani ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie w rozkładach ruchomych (art. 140¹ § 4).

Normy i limity czasu pracy

8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo to normy czasu pracy - ich przekroczenie rodzi pracę w godzinach nadliczbowych, nie jest zakazane; art. 129 § 1 Kodeksu pracy sam odsyła: „z zastrzeżeniem art. 135–138, 143 i 144”, które dopuszczają przedłużenie wymiaru dobowego do 12, 16 lub 24 godzin.

Nieprzekraczalny jest natomiast limit z art. 131 § 1 Kodeksu pracy: przeciętnie 48 godzin tygodniowo łącznie z godzinami nadliczbowymi w przyjętym okresie rozliczeniowym - z wyłączeniem pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (art. 131 § 2).

Limit 48 godzin nie odnosi się do pojedynczego tygodnia, lecz do średniej z całego okresu rozliczeniowego. Tydzień, w którym pracownik przepracował 50 godzin, mieści się więc w normie, o ile kolejne tygodnie zrównoważą tę nadwyżkę.

Roczny limit nadgodzin

Obok granic tygodniowych obowiązuje pułap roczny, zarezerwowany dla nadgodzin wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy: 150 godzin w roku kalendarzowym (art. 151 § 3 Kodeksu pracy). Inną liczbę godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym można ustalić w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w umowie o pracę - jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym ani nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 151 § 4).

Kodeks pracy nie wskazuje górnej liczby takich godzin. Przywoływane 416 godzin to wielkość wyprowadzona z limitu przeciętnie 48 godzin tygodniowo z art. 131 § 1 (8 godzin × 52 tygodnie); jest to kwestia wykładni, a w konkretnym roku pułap bywa niższy, m.in. z powodu urlopu wypoczynkowego i innych nieobecności. Wiążącą granicą pozostaje przeciętnie 48 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Rekompensata za nadgodziny - dwie formy

Co do zasady praca w godzinach nadliczbowych jest rekompensowana w jednej z dwóch postaci:

1. dodatek do wynagrodzenia - 100% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających: w nocy; w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy; w dniu wolnym od pracy udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto. W każdym innym dniu dodatek wynosi 50% wynagrodzenia, niezależnie od tego, która to godzina nadliczbowa w dobie (art. 151¹ § 1 Kodeksu pracy). Dodatek 100% przysługuje także za każdą godzinę nadliczbową z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym - chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za którą dodatek już przysługuje (art. 151¹ § 2). Podstawą jest wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony - 60% wynagrodzenia (art. 151¹ § 3),
2. czas wolny - udzielany w zamian za przepracowane nadgodziny w wymiarze godzina za godzinę na pisemny wniosek pracownika (art. 151² § 1); albo w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, gdy pracodawca udziela czasu wolnego bez wniosku - najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego i pod warunkiem, że nie spowoduje to obniżenia wynagrodzenia należnego za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (§ 2). W obu przypadkach dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych nie przysługuje (§ 3).

Odrębna zasada dotyczy pracy w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy - w takim przypadku pracownikowi przysługuje inny dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym (art. 151³ Kodeksu pracy).

Jak planować grafik pracy i urlopy z bilansowaniem czasu?

Planowanie grafiku zaczyna się od jednego pytania: ile godzin trzeba przepracować w danym okresie rozliczeniowym? Odpowiedź na 2026 rok jest prosta - pełny etat oznacza 2008 godzin rozłożonych na 251 dni roboczych.

Trzy kroki planowania grafiku z bilansowaniem czasu

Całą procedurę można sprowadzić do trzech ruchów:

1. wylicz wymiar godzin dla wybranego okresu rozliczeniowego,
2. oznacz dni wolne - weekendy, święta oraz dni oddawane za święta przypadające w sobotę (w 2026 roku wypadają tak 15 sierpnia i 26 grudnia - szczegóły w sekcji o świętach sobotnich),
3. rozpisz zmiany, nie tracąc z oczu norm dobowych i tygodniowych.

Bilansowanie czasu pracy a wybór okresu rozliczeniowego

Dłuższy okres rozliczeniowy to po prostu większe pole manewru. Decydując się na wariant 1-miesięczny, każdy niedobór czy nadmiar godzin musisz wyrównać przed końcem miesiąca. W układzie 3- lub 4-miesięcznym zbilansujesz wymiar czasu pracy krótszymi dniówkami albo dodatkowym dniem wolnym w kolejnym miesiącu - nie zwalnia to jednak z zapłaty dodatku za przekroczenia dobowe, który wchodzi do wynagrodzenia za miesiąc, w którym nadgodziny wystąpiły.

Planowanie urlopów a bilansowanie czasu

Urlop wypoczynkowy obniża wymiar czasu pracy w danym miesiącu o liczbę godzin, które pracownik miał w tych dniach do przepracowania zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy (art. 130 § 3 Kodeksu pracy). Na pełnym etacie w podstawowym systemie czasu pracy dzień urlopu zabiera z puli 8 godzin. W systemie równoważnym zabiera natomiast tyle, ile wynosi dobowy wymiar czasu pracy w tym konkretnym dniu - a więc np. 12 godzin przy dniówce 12-godzinnej (art. 154² § 1 Kodeksu pracy). Przelicznik "jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy" z art. 154² § 2 Kodeksu pracy służy przeliczeniu przysługującej puli dni na godziny (20 dni = 160 godzin), a nie rozliczaniu jej zużycia.

Jak prowadzić ewidencję i kontrolować czas pracy zgodnie z Kodeksem pracy?

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Godzin pracy nie ewidencjonuje się wobec pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej (art. 149 § 2) - pozostałe elementy ewidencji, jak dni wolne, urlopy i inne nieobecności, prowadzi się także dla nich.

Co musi zawierać ewidencja czasu pracy

Zawartość ewidencji określa nie Kodeks pracy, lecz § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Ewidencja zawiera informacje o:

1. liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
2. liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
3. liczbie godzin nadliczbowych,
4. dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
5. liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
6. rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
7. rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
8. wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
9. czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.

To właśnie rubryka „dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia” dokumentuje oddanie dnia wolnego za święto przypadające w sobotę - w 2026 roku za 15 sierpnia i 26 grudnia.

Dla każdego zatrudnionego zakłada się odrębną kartę. Pracodawca ma obowiązek udostępnić ją na żądanie pracownika albo Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak przechowywać ewidencję czasu pracy

Dziesięcioletni okres przechowywania - liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł - obejmuje stosunki pracy nawiązane od 1 stycznia 2019 r. Dla stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. obowiązuje 50 lat; okres ten skraca się do 10 lat dopiero po złożeniu do ZUS raportu informacyjnego (ZUS RIA) - wówczas dziesięciolatek biegnie od końca roku złożenia raportu, a nie od ustania zatrudnienia. Dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 1999 r. 50-letni okres obowiązuje bezwarunkowo, bez możliwości skrócenia.

Dziesięcioletni okres wprowadziła ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018 poz. 357), nowelizując art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy - przepis ten kończy się zastrzeżeniem „chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”.

Kontrola czasu pracy - kto i co sprawdza

Weryfikacją zajmuje się Państwowa Inspekcja Pracy. Inspektorzy przyglądają się przede wszystkim temu:

• czy ewidencja pokrywa się z harmonogramem,
• czy firma respektuje normy odpoczynku - 11 godzin nieprzerwanie na dobę i 35 godzin w tygodniu, z dopuszczalnym skróceniem odpoczynku tygodniowego do 24 godzin w przypadkach z art. 133 § 2 Kodeksu pracy,
• czy dotrzymano limitów nadgodzin - 150 godzin rocznie albo innej liczby ustalonej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo umowie o pracę,
• czy nadgodziny są prawidłowo rozliczane, a dni wolne faktycznie udzielane.

Zarówno brak ewidencji, jak i prowadzenie jej wbrew przepisom stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 5 i 6 Kodeksu pracy).

Jak stosować specjalne normy czasu pracy dla pracowników niepełnosprawnych?

Osoby z orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności pracują krócej niż pozostali zatrudnieni. To uprawnienie wynika z ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 884).

Obowiązujące ich limity to 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo - a więc o godzinę dziennie mniej, niż przewiduje Kodeks pracy dla pozostałych pracowników (8 godzin na dobę, 40 godzin w tygodniu).

Kogo dotyczą obniżone normy

Skrócony czas pracy przysługuje wyłącznie przy umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności. Przy lekkim stopniu obowiązują standardowe normy 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo (art. 15 ust. 1 ustawy o rehabilitacji).

Osoba niepełnosprawna - niezależnie od stopnia, także lekkiego - nie może być zatrudniona w porze nocnej ani w godzinach nadliczbowych (art. 15 ust. 3 ustawy o rehabilitacji). Zakazu tego oraz obniżonych norm nie stosuje się do osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz wtedy, gdy na wniosek osoby zatrudnionej zgodę wyrazi lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników, a w razie jego braku - lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą; koszty badań ponosi pracodawca (art. 16 ust. 1–2). Osobie niepełnosprawnej przysługuje ponadto dodatkowa 15-minutowa przerwa na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek, wliczana do czasu pracy (art. 17), a stosowanie obniżonych norm nie powoduje obniżenia wynagrodzenia wypłacanego w stałej miesięcznej wysokości (art. 18 ust. 1).

Jak obliczyć wymiar przy normie 7/35

Schemat wyliczeń jest identyczny jak przy zwykłym pełnym etacie - do rachunku wstawiamy jedynie niższe normy. Dla pracownika z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności zatrudnionego w pełnym wymiarze wygląda to tak:

• 52 pełne tygodnie × 35 godzin = 1820 godzin,
• 1 dzień „wystający” × 7 godzin = 7 godzin,
• 10 świąt ustawowych przypadających w dniu innym niż niedziela × 7 godzin = 70 godzin.

Po podliczeniu: 1820 + 7 − 70 = 1757 godzin - i tyle właśnie wynosi wymiar nominalny na 2026 rok.

Porównanie wymiarów czasu pracy w 2026 roku

Kiedy normy zaczynają obowiązywać

Uprawnienie do skróconych norm czasu pracy 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo powstaje od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia o znacznym albo umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Jeżeli pracownik przedstawia orzeczenie w trakcie okresu rozliczeniowego, okres ten należy podzielić: do dnia poprzedzającego przedstawienie orzeczenia stosuje się normy ogólne 8/40, a od dnia jego przedstawienia - normy 7/35. Wyjątek może dotyczyć kolejnego orzeczenia potwierdzającego ciągłość umiarkowanego albo znacznego stopnia niepełnosprawności - po jego przedstawieniu okres oczekiwania na nowe orzeczenie może wymagać ponownego rozliczenia.

Jak zmiany w prawie pracy 2026 wpłyną na rozliczanie czasu pracy?

Pilotaż skróconego czasu pracy

Pilotaż skróconego czasu pracy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej polega na realnym skróceniu czasu pracy przy zachowaniu dotychczasowego wynagrodzenia - o co najmniej 10% w pierwszych sześciu miesiącach etapu testowego i o co najmniej 20% w kolejnych sześciu miesiącach. Pracodawca sam wybiera model: czterodniowy tydzień pracy, krótszy dzień pracy, dodatkowe dni wolne albo własne rozwiązanie. Kompresja 40 godzin do czterech dni nie skraca wymiaru i nie spełnia warunków programu.

Program nie ogranicza się zatem do czterodniowego tygodnia. Nabór został zamknięty, a obecnie pilotaż realizuje 78 podmiotów i obejmuje niemal 5 tys. pracowników; faza testowa trwa od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 r. Dofinansowanie sięga 1 mln zł na projekt i maksymalnie 20 tys. zł na pracownika.

Pilotaż jest przedsięwzięciem badawczym finansowanym ze środków publicznych i nie zmienia norm Kodeksu pracy - art. 130 Kodeksu pracy pozostaje podstawą obliczania wymiaru także u uczestników, a skrócenie poniżej 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo stanowi korzystniejsze rozwiązanie przyjęte u pracodawcy.

Jak zmienia się rozliczanie czasu pracy w firmach objętych pilotażem

Nowe zasady dotykają trzech obszarów:

1. Obliczanie wymiaru - podstawą pozostaje art. 130 Kodeksu pracy i norma ustawowa 8/40, czyli 2008 godzin na 2026 rok. Skrócenie czasu pracy w pilotażu jest korzystniejszym rozwiązaniem przyjętym u pracodawcy nałożonym na ten wymiar, a nie nową normą - inaczej niż u pracownika z orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, u którego obniżoną normę 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo ustanawia ustawa (art. 15 ust. 2 ustawy o rehabilitacji),
2. planowanie grafików - czterodniowy tydzień pracy z dniówkami dłuższymi niż 8 godzin wymaga zastosowania systemu czasu pracy dopuszczającego przedłużenie dobowego wymiaru, np. systemu równoważnego. Kodeks pracy przewiduje również system skróconego tygodnia pracy z art. 143, stosowany na wniosek pracownika i na podstawie umowy o pracę. Sam udział w pilotażu takiego systemu nie ustanawia,
3. rozliczanie nadgodzin - sam udział w pilotażu nie zwalnia z zasad dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych. Sposób kwalifikowania i rekompensowania pracy ponad skrócony czas przyjęty w projekcie zależy od sposobu prawnego wdrożenia danego modelu u pracodawcy.

Obowiązki pracodawcy wynikające ze zmian w prawie pracy

Pracodawcy biorący udział w pilotażu muszą dopasować ewidencję czasu pracy do przyjętych rozwiązań. Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu - jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 Kodeksu pracy). Do obwieszczenia stosuje się odpowiednio art. 104³ Kodeksu pracy: wchodzi ono w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników (art. 150 § 7).

Pozostali pracodawcy nie są objęci zasadami pilotażu i rozliczają czas pracy na zasadach wynikających z Kodeksu pracy oraz przepisów szczególnych.

frr.pl oferuje praktyczne szkolenia z kadr i płac, w tym z zasad planowania, ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy.

Sprawdź nasze kursy kadrowo-płacowe!

Ten artykuł ma charakter poradnikowy - porządkuje zasady i pokazuje je na przykładach, ale nie jest wykładnią przepisów ani opinią prawną. Wiążące pozostaje brzmienie Kodeksu pracy i ustaw szczególnych. Stan prawny: 14 sierpnia 2026 r. W sprawach indywidualnych skonsultuj się ze specjalistą lub Państwową Inspekcją Pracy.