Co musi zawierać świadectwo pracy w 2026?

Co świadectwo pracy zawiera z urzędu?

• dane identyfikujące pracownika - imię (imiona) i nazwisko oraz data urodzenia (wzór, ust. 1),
• okres lub okresy zatrudnienia - § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia,
• wymiar czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy - pkt 2,
• rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowane stanowiska albo pełnione funkcje - pkt 3,
• tryb i podstawa prawna rozwiązania albo podstawa prawna wygaśnięcia stosunku pracy, a przy rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem - strona, która dokonała wypowiedzenia - pkt 4,
• okres, za który przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia (art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy) - pkt 5,
• zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148¹ § 1 Kodeksu pracy), wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy - pkt 5a,
• urlop wypoczynkowy przysługujący pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, i wykorzystany w tym roku - pkt 6,
• urlop opiekuńczy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy - pkt 6a,
• wykorzystany urlop bezpłatny i podstawa prawna jego udzielenia - pkt 7,
• wykorzystany urlop ojcowski - pkt 8,
• wykorzystany urlop rodzicielski i podstawa prawna jego udzielenia - pkt 9,
• wykorzystany urlop wychowawczy i podstawa prawna jego udzielenia - pkt 10,
• okres korzystania z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186⁸ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy - pkt 11,
• zwolnienie od pracy przewidziane w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy - pkt 12,
• liczba dni pracy zdalnej okazjonalnej (art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy) wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy - pkt 12a,
• liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy - pkt 13,
• okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych - pkt 14,
• okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze - pkt 15,
• wykorzystany dodatkowy urlop albo inne uprawnienie lub świadczenie przewidziane przepisami prawa pracy - pkt 16,
• okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty - pkt 17,
• informacja o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym - oznaczenie komornika, numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość potrąconych kwot (pkt 18; art. 97 § 2 zd. 2 Kodeksu pracy),
• należności ze stosunku pracy uznane przez pracodawcę i niezaspokojone do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych - pkt 19.

Na żądanie pracownika świadectwo pracy zawiera dodatkowo informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (§ 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia). Pracodawca będący agencją pracy tymczasowej zamieszcza w świadectwie pracownika tymczasowego także informacje dotyczące każdego pracodawcy użytkownika oraz okresów wykonywania u niego pracy tymczasowej (§ 2 ust. 2a rozporządzenia).

Świadectwo pracy kończy się obowiązkowym pouczeniem (§ 2 ust. 2 rozporządzenia): o prawie wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa w ciągu 14 dni od jego otrzymania, a w razie nieuwzględnienia wniosku - o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie; jeżeli pracodawca w ogóle nie zawiadomił o odmowie, żądanie sprostowania wnosi się do sądu pracy.

Czego w świadectwie pracy nie ma?

Świadectwo pracy nie zawiera ocen pracownika ani przyczyn rozwiązania stosunku pracy. To celowe pominięcie - dokument mówi wyłącznie o faktach.

Dlaczego ten dokument jest ważny?

Na jego podstawie nowy pracodawca ustala uprawnienia pracownicze zatrudnionego. Świadectwo pracy stanowi też dowód przy ubieganiu się o świadczenia z ZUS, ponieważ decyduje o uznanym stażu pracy, od którego zależy prawo do emerytury minimalnej (20 lat dla kobiet i 25 lat dla mężczyzn okresów składkowych i nieskładkowych) oraz do świadczeń szczególnych.

Jak określić okres zatrudnienia i rodzaj wykonywanej pracy?

Podstawą wpisu o okresie zatrudnienia są dwie konkretne daty: dzień nawiązania oraz dzień ustania stosunku pracy. To na ich podstawie wylicza się staż urlopowy, wymiar urlopu wypoczynkowego, a także uprawnienia emerytalne w ZUS. Terminy muszą pokrywać się z treścią umowy o pracę i pozostałą dokumentacją kadrową - nawet jednodniowa rozbieżność potrafi zmienić wyliczenie stażu u kolejnego pracodawcy.

Jedna para dat nie zawsze wystarczy. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 1 zdanie czwarte Kodeksu pracy; § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia) - dlatego ust. 1 wzoru zawiera kilka wierszy „w okresie od … do …”. Pracodawca zatrudniający pracownika przejętego od innego pracodawcy na zasadach określonych przepisami art. 23¹ Kodeksu pracy lub przepisami odrębnymi wskazuje również okres jego zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy (poprzednich pracodawców) i wskazuje tego pracodawcę (tych pracodawców). Wpisuje też okresy poprzedniego zatrudnienia u siebie, jeżeli nie wydał świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem poprzedniego stosunku pracy lub poprzednich stosunków pracy (objaśnienia do wzoru, pkt 3).

Rodzaj wykonywanej pracy opisuje charakter obowiązków w całym tym czasie. Pracodawca wymienia kolejno wszystkie zajmowane stanowiska, od pierwszego do ostatniego, na przykład:

• specjalista ds. marketingu,
• kierownik działu sprzedaży,
• główny księgowy.

Co zmieniło się w 2026 roku?

Od 1 stycznia 2026 r. - u pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców - świadectwo pracy nie jest już jedynym dokumentem stażowym. Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423) dodała art. 302¹ i art. 302² Kodeksu pracy: do okresu zatrudnienia wlicza się m.in. okresy prowadzenia pozarolniczej działalności, umów zlecenia i umów o świadczenie usług, umów agencyjnych oraz współpracy. Okresy te potwierdza zaświadczenie wydawane przez ZUS na wniosek osoby fizycznej, składany elektronicznie przez profil informacyjny (art. 302² Kodeksu pracy).

Różnica dat wynika z art. 9 ustawy: do pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych jej przepisy stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia, a ustawę ogłoszono 21 października 2025 r. Od odpowiedniej dla danego pracodawcy daty biegnie też 24-miesięczny termin, w którym pracownik zatrudniony u niego w tym dniu może udokumentować powyższe okresy; okresów nieudokumentowanych w tym terminie pracodawca nie wlicza do okresu zatrudnienia (art. 5 ustawy). Uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia tych okresów przysługują od dnia nabycia prawa do nich, ale nie wcześniej niż odpowiednio od 1 stycznia albo od 1 maja 2026 r. (art. 6 ustawy).

Od 8 lipca 2026 r. niewydanie pracownikowi świadectwa pracy w terminie - wykroczenie z art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy - zagrożone jest grzywną od 2 000 zł do 60 000 zł (podwyższoną z 1 000–30 000 zł ustawą z dnia 11 marca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 473).

Jak wskazać wymiar czasu pracy i zajmowane stanowiska?

W świadectwie pracy podaje się wymiar czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy (§ 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia) - a więc wszystkie obowiązujące wymiary etatu wraz z okresami, w których obowiązywały, a nie sam wymiar z dnia ustania zatrudnienia. Wzór przewiduje na to w ust. 1 kilka wierszy „w okresie od … do … w wymiarze …”. Jeżeli w trakcie zatrudnienia wymiar etatu się zmieniał, każdą zmianę odnotowuje się oddzielnie, wraz z datą jej wprowadzenia.

Stanowiska nazywa się dokładnie tak, jak brzmią w umowie o pracę i aneksach. Nie używa się nazw potocznych ani wewnętrznego nazewnictwa firmowego.

Podstawą obu wpisów jest ewidencja czasu pracy oraz dokumentacja kadrowa.

Jak opisać tryb rozwiązania umowy oraz stronę wypowiedzenia?

Art. 97 § 2 Kodeksu pracy nakazuje podać tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy. Obowiązek wskazania podstawy prawnej - oraz strony dokonującej wypowiedzenia - wynika z § 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia o świadectwie pracy.

W ust. 4 lit. a wzoru pracodawca wskazuje jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 23¹ § 4 lub § 5, art. 30 § 1, art. 48 § 2, art. 68³, art. 201 § 2 Kodeksu pracy albo w przepisach odrębnych:

• porozumienie stron - art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy,
• wypowiedzenie - art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, ze wskazaniem strony składającej oświadczenie,
• rozwiązanie bez wypowiedzenia - art. 30 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy, ze wskazaniem art. 52, art. 53 albo art. 55 Kodeksu pracy oraz strony składającej oświadczenie,
• upływ czasu, na który umowa była zawarta - art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy.

Przy porozumieniu stron albo wypowiedzeniu z przyczyn niedotyczących pracownika dodatkowo wskazuje się art. 1 albo art. 10 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Wygaśnięcie stosunku pracy wpisuje się w odrębnej rubryce (ust. 4 lit. b wzoru) - podstawą jest art. 63¹ Kodeksu pracy (śmierć pracownika), art. 63² Kodeksu pracy (śmierć pracodawcy), art. 66 Kodeksu pracy (upływ 3 miesięcy nieobecności w pracy z powodu tymczasowego aresztowania) albo przepis odrębny.

Pracodawca ogranicza się wyłącznie do trybu i przepisu. Powody zakończenia współpracy nie znajdują się w świadectwie pracy.

Prawidłowy zapis może brzmieć na przykład tak: „Stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę - art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy”.

Jak uwzględnić urlopy wypoczynkowy, bezpłatny, ojcowski, rodzicielski i wychowawczy?

W świadectwie pracy wykazuje się informacje o urlopie wypoczynkowym, opiekuńczym, bezpłatnym, ojcowskim, rodzicielskim i wychowawczym - w zakresie wymaganym przepisami. Obowiązek wynika z art. 97 § 4 Kodeksu pracy oraz z § 2 ust. 1 pkt 6, 6a i 7–10 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1016).

Urlop wypoczynkowy

Wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze albo za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie - w rubryce „w tym” - podaje się liczbę dni i godzin urlopu wykorzystanego do dnia ustania stosunku pracy na podstawie art. 167² Kodeksu pracy (urlop na żądanie, nie więcej niż 4 dni w roku kalendarzowym). Na tej podstawie kolejny pracodawca prawidłowo wyliczy przysługującą pulę dni wolnych.

Urlop bezpłatny

Tu obok liczby dni konieczna jest podstawa prawna. W praktyce najczęściej powołuje się na dwa przepisy:

• art. 174 Kodeksu pracy - na wniosek samego zatrudnionego,
• art. 174¹ Kodeksu pracy - w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy.

Skutek dla stażu zależy od podstawy udzielenia urlopu. Okresu urlopu bezpłatnego udzielonego na wniosek pracownika nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 174 § 2 Kodeksu pracy) - chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej (art. 174 § 4 Kodeksu pracy). Okres urlopu bezpłatnego udzielonego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy (art. 174¹ § 2 Kodeksu pracy). Dlatego obok wymiaru urlopu obowiązkowo podaje się podstawę prawną jego udzielenia (§ 2 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia).

Urlop ojcowski

Urlop ojcowski przysługuje w wymiarze do 2 tygodni, nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia (albo do upływu 12 miesięcy od uprawomocnienia się postanowienia o przysposobieniu, nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia); może być wykorzystany jednorazowo albo nie więcej niż w 2 częściach, z których żadna nie może być krótsza niż tydzień (art. 182³ § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy). W świadectwie podaje się wymiar oraz liczbę części.

Urlop rodzicielski

Ten odnotowuje się w wymiarze oraz liczbie części faktycznie wykorzystanych. Informacja bywa kluczowa, gdy pracownik zamierza dokończyć wykorzystywanie tego uprawnienia w nowej firmie.

Urlop ojcowski i rodzicielski wykazuje się tylko wtedy, gdy ze względu na wiek dziecka pracownik mógłby z takiego urlopu skorzystać w kolejnym stosunku pracy.

Urlop wychowawczy

Wpisuje się łączny czas jego trwania wraz z konkretnymi datami - początkową i końcową.

Jeżeli pracownik korzystał z urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego na więcej niż jedno dziecko, wskazuje się urlop odrębnie na każde dziecko, z podaniem jego imienia i nazwiska.

Co jeszcze trzeba wpisać?

Urlop opiekuńczy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (§ 2 ust. 1 pkt 6a rozporządzenia; art. 173¹ § 1 Kodeksu pracy - 5 dni w roku), zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej wykorzystane w tym samym roku (§ 2 ust. 1 pkt 5a rozporządzenia; art. 148¹ § 1 Kodeksu pracy - 2 dni albo 16 godzin w roku) oraz zwolnienie od pracy z art. 188 Kodeksu pracy (opieka nad dzieckiem do 14 lat - 16 godzin albo 2 dni; § 2 ust. 1 pkt 12 rozporządzenia) są obowiązkowymi elementami świadectwa pracy, a nie wpisami uznaniowymi.

Jak odnotować okresy niezdolności do pracy i okresy nieskładkowe?

Podaje się liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy - a nie za cały okres zatrudnienia (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia; wzór, ust. 6 pkt 11). Koszt tego świadczenia ponosi pracodawca, a nie ZUS.

W świadectwie pracy okresy te wpisuje się w dwóch odrębnych rubrykach (wzór, ust. 6 pkt 11 - dni z art. 92 Kodeksu pracy; ust. 6 pkt 16 - okresy nieskładkowe), ale materialnie należą do tej samej kategorii: zgodnie z art. 7 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1749) okresem nieskładkowym jest także okres pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Ta sama jednostka redakcyjna obejmuje w lit. b zasiłki chorobowy i opiekuńczy, a w lit. c świadczenie rehabilitacyjne.

Obowiązek wykazania okresów nieskładkowych wynika z § 2 ust. 1 pkt 17 rozporządzenia o świadectwie pracy; ich katalog zawiera art. 7 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1749).

W dokumencie pojawiają się również okresy czynnej służby wojskowej oraz jej form zastępczych. ZUS uwzględnia je przy ustalaniu stażu ubezpieczeniowego.

Wszystkie te zapisy muszą być zgodne z dokumentacją kadrowo-płacową - ewidencją czasu pracy, listami płac oraz zaświadczeniami lekarskimi - prowadzoną na podstawie art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy i rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jak wykazać pracę w szczególnych warunkach, pracę zdalną i ubezpieczenie społeczne?

Informacja o pracy w szczególnych warunkach musi trafić do świadectwa pracy, ponieważ od tego wpisu zależą uprawnienia emerytalne i rentowe pracownika.

Pracodawca wskazuje w świadectwie pracy:

• okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• nazwę zajmowanego stanowiska,
• precyzyjne daty rozpoczęcia i zakończenia tej pracy.

Obowiązek wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1016), wydanego na podstawie art. 97 § 4 Kodeksu pracy. W ust. 6 pkt 14 wzoru pracodawca wskazuje okres zatrudnienia przypadający do dnia 31 grudnia 2008 r. przy wykonywaniu prac, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, oraz stanowiska, na których te prace były wykonywane, przy uwzględnieniu § 1 ust. 2–4 tego rozporządzenia. Okresy przypadające po 31 grudnia 2008 r. dokumentuje się w trybie ustawy o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1696) - przez ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze i zgłoszenia do ZUS, a nie wpisem w świadectwie pracy.

Praca zdalna w świadectwie pracy

Pracę zdalną wprowadziła do Kodeksu pracy ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 240), obowiązująca od 7 kwietnia 2023 r. Sam wpis do świadectwa pracy dodało natomiast rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. 2023 poz. 912), obowiązujące od 23 maja 2023 r. - tą samą nowelizacją dodano § 2 ust. 1 pkt 5a (siła wyższa) i pkt 6a (urlop opiekuńczy).

Rozporządzenie zmieniające z 11 maja 2023 r. dodało do świadectwa jedną nową pozycję: liczbę dni pracy zdalnej okazjonalnej, przewidzianej w art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy (na wniosek pracownika, nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym), wykonanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Pracy zdalnej uzgodnionej na zasadach ogólnych (art. 67¹⁹ i nast. Kodeksu pracy) - w tym hybrydowej i całkowicie zdalnej - w świadectwie nie wykazuje się w ogóle. Wpisuje się dokładną liczbę dni, a nie przedziały czasowe; źródłem informacji jest ewidencja czasu pracy.

Ubezpieczenie społeczne

Świadectwo pracy wykazuje wyłącznie okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy (§ 2 ust. 1 pkt 17 rozporządzenia; wzór, ust. 6 pkt 16). Okresy składkowe ZUS ustala samodzielnie na podstawie zgłoszeń i raportów płatnika; sam okres zatrudnienia wynika z ust. 1 wzoru.

Jak dodać informacje o składnikach wynagrodzenia i kwalifikacjach zawodowych na wniosek pracownika?

Na wniosek pracownika świadectwo pracy może zostać rozszerzone o dwa dodatkowe bloki danych: informacje o składnikach wynagrodzenia oraz informacje o zdobytych kwalifikacjach zawodowych.

Składniki wynagrodzenia

Pracodawca wskazuje wówczas rodzaje i wysokość poszczególnych składników płacy obowiązujących w danym stosunku pracy, na przykład:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• dodatek stażowy,
• premia regulaminowa,
• dodatek funkcyjny.

Wszystkie kwoty muszą pokrywać się z dokumentacją kadrowo-płacową, przede wszystkim z listami płac i treścią umowy o pracę.

Kwalifikacje zawodowe

Drugi rodzaj wpisu dotyczy umiejętności, które pracownik nabył lub rozwinął w trakcie zatrudnienia u danego pracodawcy. Wymienia się tu konkretne uprawnienia, certyfikaty oraz ukończone szkolenia powiązane z wykonywanymi obowiązkami.

Jak zapewnić spójność świadectwa pracy z dokumentacją pracowniczą i umową o pracę?

Treść świadectwa pracy musi pokrywać się z dokumentacją źródłową - umową o pracę, aneksami, ewidencją czasu pracy i aktami osobowymi. Rozbieżność między świadectwem a dokumentacją źródłową pracodawca usuwa z własnej inicjatywy - wydaje nowe świadectwo pracy, usuwa z akt osobowych pracownika poprzedni egzemplarz i go niszczy (§ 7 ust. 1 i ust. 5 rozporządzenia, stosowane odpowiednio). Art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy reguluje natomiast uprawnienie pracownika - wniosek o sprostowanie i wystąpienie do sądu pracy.

Spójność warto zweryfikować na trzech poziomach:

• umowa o pracę i aneksy - stanowiska, wymiar etatu oraz daty zatrudnienia powinny wiernie odzwierciedlać zapisy umowy i wszystkich późniejszych zmian; nazwy funkcji przenosi się dosłownie, bez skrótów czy uproszczeń,
• ewidencja czasu pracy - sprawdza się wykorzystany urlop wypoczynkowy, dni pracy zdalnej okazjonalnej, okresy niezdolności do pracy oraz etat, a każda z tych liczb musi mieć potwierdzenie w zarejestrowanych danych,
• dokumentacja kadrowo-płacowa - listy płac, zaświadczenia lekarskie i decyzje o urlopach wychowawczych stanowią źródło informacji o składnikach wynagrodzenia, okresach nieskładkowych oraz urlopach specjalnych.

Praktyczne ujęcie tych zależności omawia kurs kadrowo-płacowy.

Dokumentację pracowniczą - łącznie z kopią świadectwa - przechowuje się przez okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy), chyba że odrębne przepisy przewidują okres dłuższy. Zasada obejmuje stosunki pracy nawiązane od 1 stycznia 2019 r. Dla stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania wynosi 50 lat, ale ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA (poprzedzony oświadczeniem ZUS OSW) - art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 357). Dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 1999 r. pozostaje 50 lat.

Weryfikacja danych przed wydaniem dokumentu wyraźnie ogranicza ryzyko sprostowań i sporów.

Sprostowanie świadectwa pracy - procedura i terminy

Świadectwo pracy z błędem można poprawić - wystarczy złożyć wniosek o sprostowanie. Termin wynosi 14 dni od otrzymania dokumentu. Pracodawca zawiadamia pracownika - w postaci papierowej lub elektronicznej - o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku; w razie uwzględnienia wniosku wydaje w tym samym terminie nowe świadectwo pracy (§ 7 ust. 1 rozporządzenia). Sam Kodeks pracy w art. 97 § 2¹ ustanawia wyłącznie dwa terminy 14-dniowe - na złożenie wniosku i na wystąpienie do sądu pracy.

W razie odmowy pracownikowi przysługuje droga sądowa - pozew do sądu pracy, który składa się w ciągu 14 dni od odebrania negatywnej odpowiedzi.

Terminy z art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy są krótkie, ale nie są bezwzględnie nieprzekraczalne. Jeżeli pracownik bez swojej winy nie dokonał czynności w terminie, sąd pracy na jego wniosek postanowi o przywróceniu uchybionego terminu; wniosek składa się w ciągu 7 dni od dnia ustania przyczyny uchybienia i uprawdopodabnia w nim okoliczności uzasadniające przywrócenie (art. 265 § 1 i § 2 Kodeksu pracy). Jeżeli pracodawca w ogóle nie zawiadomił o odmowie sprostowania, żądanie sprostowania wnosi się do sądu pracy bez związania terminem 14 dni (art. 97 § 2¹ zd. 3 Kodeksu pracy). Roszczenia z art. 97¹ Kodeksu pracy - o zobowiązanie do wydania świadectwa, o ustalenie uprawnienia do jego otrzymania oraz o sprostowanie - przysługują w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia.

Najwięcej kłopotów sprawiają:

• pomyłki w datach zatrudnienia,
• błędnie wpisany wymiar etatu,
• nieścisłości dotyczące trybu rozwiązania umowy,
• niezgodna liczba wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego.

Termin na złożenie wniosku o sprostowanie wynosi 14 dni od otrzymania świadectwa. Po jego upływie pracownik nadal może zwrócić się do pracodawcy o korektę, jednak pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia spóźnionego wniosku.

Zapraszamy na nasze kursy kadrowo-płacowe!

Ten artykuł ma charakter poradnikowy - porządkuje zasady i pokazuje je na przykładach, ale nie jest wykładnią przepisów ani opinią prawną. Wiążące pozostaje brzmienie Kodeksu pracy i ustaw szczególnych. Stan prawny: 30 lipca 2026 r. W sprawach indywidualnych skonsultuj się ze specjalistą lub Państwową Inspekcją Pracy.