Na skróty
- Jaki jest ogólny termin wystawienia faktury VAT?
- Kiedy należy wystawiać faktury za usługi lub towar - wyjątki od ogólnych przepisów podatkowych
- Terminy wystawiania faktur przed dokonaniem transakcji - kiedy obowiązuje ta zasada?
- Ile czasu na wystawienie faktury zaliczkowej ma przedsiębiorca?
- Obowiązek wystawienia faktury korygującej - co warto wiedzieć o terminach?
Kluczowe wnioski
- Ogólna zasada: Fakturę VAT należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
- Szczególne terminy: Istnieją wyjątki od reguły ogólnej, np. dla usług budowlanych (do 30 dni od wykonania), dostawy książek (do 60 dni lub 120 dni przy rozliczeniu zwrotów) czy usług stałych (z upływem terminu płatności, np. media, najem, leasing).
- Fakturowanie "z góry": Możliwe jest wystawienie faktury do 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi (z pewnymi wyjątkami, np. dla mediów czy usług ciągłych).
- Faktury zaliczkowe: Należy je wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki, chyba że dostawa/usługa miała miejsce w tym samym miesiącu co otrzymanie zaliczki.
- Faktury korygujące: Wystawia się je w razie potrzeby (np. rabat, zwrot, błąd). Nie ma ustawowego terminu, ale należy to zrobić niezwłocznie po zaistnieniu przyczyny korekty, najpóźniej przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jaki jest ogólny termin wystawienia faktury VAT?
Ogólna zasada w myśl której należy wystawiać faktury VAT jest dość prosta. Zgodnie z ustawą VAT należy ją sporządzić do 15 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym:
- miała miejsce dostawa towaru
- wykonano usługę.
- otrzymano zaliczkę, przedpłatę, ratę
Zachowanie tej zasady jest bardzo istotne, gdyż faktura VAT jest de facto dokumentem podatkowym, w którym podaje się wartość obliczonego podatku od towarów i usług. W praktyce zasada ta oznacza, że jeśli usługa została wykonana np. 15 stycznia, to faktura dla nabywcy powinna zostać wystawiona do 15 lutego.
Kiedy należy wystawiać faktury za usługi lub towar - wyjątki od ogólnych przepisów podatkowych
Od powszechnie stosowanej zasady, która została opisana powyżej, są jednak pewne wyjątki. Istnieją przypadki, kiedy termin wystawienia faktury VAT ulega przesunięciu.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, termin wystawienia faktury VAT może zostać przesunięty:
- do 30 dnia od dnia wykonania usługi, jeśli przedmiotem sporządzenia faktury była usługa budowlana lub usługa polegająca na wykonaniu prac budowlanych i montażowych,
- do 60 dni od dostarczenia towaru, jeśli są nim drukowane książki (wyjątkiem są mapy oraz ulotki), a także drukowane gazety, magazyny i różne czasopisma; co ważne, jeśli umowa do której ma zostać sporządzona faktura przewiduje konieczność rozliczenia zwrotów wydawnictw, maksymalny czas jej wystawienia wynosi aż 120 dni od dnia dostarczenia towaru do odbiorcy,
- do 90 dni od dnia, w którym wykonano czynność usługową, jeśli polega ona na wydrukowaniu książek (ponownie wyjątkiem są mapy oraz ulotki), a także czasopism, magazynów i gazet,
Terminy wystawiania faktur VAT z upływem terminu płatności - o czym pamiętać?
W niektórych przypadkach wystawienie faktury VAT za zakup towaru lub świadczenie usług jest możliwe wraz z upływem terminu płatności. Taka sytuacja ma miejsce w dwóch przypadkach:
- gdy przedmiotem faktury jest opłata za dostawę energii elektrycznej, chłodniczej, cieplnej lub gazu przewodowego,
- gdy przedmiotem faktury są: usługa najmu (lub dzierżawy), usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjnego, usługi leasingu, a także usługi związane z ochroną osób lub wybranego mienia.
Terminy wystawiania faktur przed dokonaniem transakcji - kiedy obowiązuje ta zasada?
Na ogół fakturę wystawia się po realizacji usługi lub dostawy towaru. Warto jednak pamiętać, że istnieją pewne wyjątki od tej reguły. Przedsiębiorca może na przykład wystawić fakturę VAT jeszcze przed wykonaniem dostawy (towaru lub usługi) i to maksymalnie na 60 dni. Nie dotyczy to jednak faktur za:
- usługi i towary, dla których zostały wcześniej ustalone terminy rozliczeń, które bezpośrednio po sobie następują,
- dostawy mediów,
- usługi najmu, leasingu, dzierżawy, a także stałej obsługi prawnej, ochrony osób itd.
Ile czasu na wystawienie faktury zaliczkowej ma przedsiębiorca?
Jeszcze inaczej wygląda sytuacja, jeśli przedsiębiorca otrzymuje od swojego kontrahenta zaliczki w ramach realizowanej transakcji. Wtedy jest on zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej z upływem 15 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu z którym datowano wpłacenie zaliczki. Oczywiście wystawienie faktur zaliczkowych nie zwalnia przedsiębiorcy z wystawienia dokumentu końcowego - w tym przypadku obowiązują ogólne zasady, chyba, że zaliczka wynosiła 100% wartości umowy i faktura zaliczkowa jest jednocześnie fakturą końcową.
Zgodnie z zapisami ustawy o podatku od towarów i usług oznacza to, że jeśli firma A otrzyma od firmy B zaliczkę w wysokości 30% w czerwcu i wykona usługę w lipcu (lub dostarczy wtedy towar), to faktura za zaliczkę musi być wystawiona do 15 lipca, a faktura końcowa do 15 sierpnia.
Uwaga! Przedsiębiorca jest zwolniony z konieczności wystawiania faktury zaliczkowej, jeśli towar zostanie dostarczony (bądź zostanie wykonana usługa) w tym samym miesiącu, w którym otrzyma on zaliczkę, pod warunkiem, że faktura rozliczająca obejmie daty otrzymania zaliczki.
Obowiązek wystawienia faktury korygującej - co warto wiedzieć o terminach?
Przypomnijmy, kiedy należy wystawić fakturę korygującą. Dokument ten, który jest podstawą rozliczenia podatku VAT, obowiązuje wówczas, gdy:
- miała miejsce obniżka ceny (dotyczy sytuacji, w których naliczony został rabat),
- przedsiębiorca zdecydował się na upust i wynikającą z niego obniżkę ceny,
- doszło do zwrotu towaru lub opakowań,
- miało miejsce częściowe lub całościowe zwrócenie zapłaty,
- w trakcie sporządzania faktury VAT została popełniona pomyłka.
Warto jednocześnie zauważyć, że prawo podatkowe nie określa żadnego dokładnego terminu, do którego należy złożyć fakturę korygującą. Zaleca się, aby wystawić ją najwcześniej wtedy, gdy zaistnieją ku temu wyżej wymienione przesłanki. Co do zasady, taki dokument można złożyć najpóźniej przed upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. Rzecz jasna mowa tu o okresie przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Reasumując, dotrzymywanie zgodnie z prawem terminów wystawiania faktur vat to nie tylko obowiązek wobec organu podatkowego, ale też dobra praktyka wynikająca z zachowania zasad współpracy pomiędzy przedsiębiorstwami oraz ich kontrahentami. Znając zasady i terminy wystawiania faktur, przedsiębiorca - zwłaszcza początkujący - nie poniesie z tego tytułu żadnych restrykcji o charakterze prawnym lub skarbowym.
