Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo. Urlopy, które nie zostały wykorzystane w danym roku kalendarzowym stają się urlopami zaległymi, a ostateczny termin na ich udzielenie upływa 30 września kolejnego roku (termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie urlop najpóźniej tego dnia).
Nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu we wskazanym terminie może skutkować poważnymi konsekwencjami dla pracodawcy. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy takie postępowanie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi kara grzywny od 1 000 do 30 000 zł.
W praktyce często zdarza się jednak, że z różnych przyczyn urlop nie zostanie w danym roku wykorzystany.
Urlopu wypoczynkowego zawsze udziela pracodawca. Jest zobowiązany brać pod uwagę propozycje pracownika dotyczące terminu urlopu, jednak kieruje się również koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy w firmie.
Podstawowym instrumentem umożliwiającym pracodawcy zarządzanie urlopem wypoczynkowym jest plan urlopów.
Z obowiązku ustalania planu urlopów zwolniony jest pracodawca, jeżeli działająca u niego zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rezygnację z planu urlopów, a także pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa.
Po sporządzeniu i zaakceptowaniu planu urlopów, pracodawca jest zobowiązany do jego ogłoszenia w sposób przyjęty w danej organizacji i umożliwiający zapoznanie się z nim przez wszystkich pracowników.
Od momentu ogłoszenia plan urlopów staje się wiążący zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu w terminie określonym w planie, a pracownik jest zobowiązany do wykorzystania urlopu w tym terminie.
Jeżeli pracodawca rezygnuje z tworzenia planu urlopów, jest zobowiązany do ustalenia terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego indywidualnie z każdym pracownikiem.
Przyczyny kumulowania urlopów zaległych mogą być różne. Czasem leżą po stronie pracodawcy, ale nie są też wyjątkiem sytuacje, gdy to pracownicy nie są zainteresowani wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego.
Artykuł 165 K.p. przewiduje ponadto obligatoryjne przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego, następujące z mocy prawa, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
- urlopu macierzyńskiego.
Przepisy Kodeksu pracy w określonych sytuacjach umożliwiają jednak pracodawcy jednostronne narzucenie pracownikowi terminu wykorzystania urlopu.
Uprawnienie takie po stronie pracodawcy powstaje:
- w okresie wypowiedzenia umowy o pracę,
- w przypadku urlopu zaległego.
Art. 167 1. W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.
Pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego w okresie biegnącego wypowiedzenia bez wniosku, a nawet bez zgody pracownika. Bez znaczenia jest zarówno długość okresu wypowiedzenia, jak i strona inicjująca rozwiązanie stosunku pracy we wskazanym trybie.
Termin, w którym pracodawca uzyskuje uprawnienie do jednostronnego wysłania pracownika na urlop wypoczynkowy, rozpoczyna swój bieg od chwili złożenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę. Pracownik może więc otrzymać polecenie wykorzystania urlopu wypoczynkowego następnego dnia po złożeniu przez którąkolwiek ze stron oświadczenia woli w sprawie wypowiedzenia umowy o pracę (wyrok SN z 26 kwietnia 2011 r., II PK 302/10).
Obowiązek wykorzystania urlopu przez pracownika w okresie wypowiedzenia obejmuje zarówno urlop przysługujący pracownikowi w danym roku kalendarzowym (w wymiarze proporcjonalnym do przepracowanego okresu), jak i urlop zaległy.
Z chwilą natomiast, gdy urlop wypoczynkowy pracownika staje się urlopem zaległym, jego dysponentem staje się pracodawca. Ma on w związku z tym prawo zobowiązać pracownika do wskazania terminu wykorzystania zaległego urlopu. Brak współpracy ze strony pracownika w zakresie ustalenia terminu wykorzystania urlopu zaległego może zostać uznany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku pracy i skutkować nałożeniem na niego kary porządkowej zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy.
Pracodawca może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi termin wykorzystania zaległego urlopu. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05). Podobny pogląd wyraził Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w stanowisku z 14 lipca 2017 r. (GNP-364-4560-14-1/17/PE/RP). Udzielenie zatem pracownikowi urlopu zaległego nie wymaga jego zgody i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy.
Możliwość udzielenia przez pracodawcę urlopu bez zgody pracownika istnieje w całym okresie, w jakim nie ulegnie on przedawnieniu.
Nieudzielenie do 30 września urlopu zaległego, jakkolwiek narusza przepis art. 168 K.p., nie powoduje utraty do niego prawa. Urlop ten powinien zostać udzielony w terminie późniejszym. Zaległy urlop wypoczynkowy nie przepada, ale roszczenie pracownika może ulec przedawnieniu.
Zgodnie z art. 291 § 1 K.p. roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Oznacza to, że po tym terminie pracownik nie będzie mógł wykorzystać zaległego urlopu wypoczynkowego, jeśli pracodawca podniesie zarzut przedawnienia tego roszczenia. Pracodawca nie musi oczywiście korzystać z tego prawa i tym samym może dobrowolnie udzielić pracownikowi urlopu.
Termin wymagalności roszczenia o urlop nie został jednoznacznie określony w przepisach prawa pracy. W ustaleniu, od kiedy trzeba liczyć bieg przedawnienia prawa do urlopu, pomocny będzie wyrok z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00), w którym Sąd Najwyższy uznał, że: „(...) rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 K.p.), bądź najpóźniej z końcem I kwartału roku następnego (obecnie III kwartału – przyp. aut.), jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy”.
Wyjątkiem jest korzystanie przez pracownika z urlopu wychowawczego. Zgodnie z art. 2931 K.p., bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego.
Przepisy prawa pracy nie uprawniają jednak pracownika do samowolnego rozpoczęcia zaległego urlopu wypoczynkowego bez uzgodnienia terminu tego urlopu z pracodawcą.
