Do kiedy można wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy - obowiązki pracodawcy w świetle Kodeksu Pracy

Na skróty

• Czym jest zaległy urlop wypoczynkowy?
• Co, jeśli pracodawca nie udzieli pracownikowi urlopu?
• Co na temat planowania i udzielania urlopu mówi Kodeks Pracy?
• Niewykorzystanie urlopu wypoczynkowego z inicjatywy pracownika - o czym warto wiedzieć?
• Kiedy pracodawca może narzucić udzielenie urlopu?
• Ekwiwalent pieniężny za niewykorzytsany urlop
• Wykorzystanie urlopu zaległego - pozostałe regulacje

Jak i kiedy można wykorzystać zaległy urlop - najważniejsze wnioski

• Długość urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy i wynosi 20 lub 26 dni.
• Urlop zaległy można wykorzystać do 30 września następnego roku kalendarzowego.
• Kodeks Pracy mówi, że termin ten jest zachowany również wtedy, gdy urlop rozpoczyna się z końcem września. 
• Jeśli Państwowa Inspekcja Pracy wykaże, że pracownik nie otrzymał zaległego urlopu, pracodawca może otrzymać karę grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 złotych.
• Plan urlopów pozwala lepiej zarządzać czasem pracy oraz płynnością funkcjonowania firmy.
• Planując urlop, pracodawca jest zobowiązany do uwzględniania interesu pracownika oraz firmy. 
• Ekwiwalent pieniężny należy się jedynie wówczas, gdy umowa o pracę została rozwiązana.

Czym jest zaległy urlop wypoczynkowy?

Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo. Urlopy, które nie zostały wykorzystane w danym roku kalendarzowym stają się urlopami zaległymi, a ostateczny termin na ich udzielenie upływa 30 września kolejnego roku (termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie urlop najpóźniej tego dnia).

Co, jeśli pracodawca nie udzieli pracownikowi urlopu?

Nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu we wskazanym terminie może skutkować poważnymi konsekwencjami dla pracodawcy. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy takie postępowanie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi kara grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

W praktyce często zdarza się jednak, że z różnych przyczyn urlop nie zostanie w danym roku wykorzystany.

Co na temat planowania i udzielania urlopu mówi Kodeks Pracy?

Urlopu wypoczynkowego zawsze udziela pracodawca. Jest zobowiązany brać pod uwagę propozycje pracownika dotyczące terminu urlopu, jednak kieruje się również koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy w firmie.

Podstawowym instrumentem umożliwiającym pracodawcy zarządzanie urlopem wypoczynkowym jest plan urlopów.

Z obowiązku ustalania planu urlopów zwolniony jest pracodawca, jeżeli działająca u niego zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rezygnację z planu urlopów, a także pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Po sporządzeniu i zaakceptowaniu planu urlopów pracodawca jest zobowiązany do jego ogłoszenia w sposób przyjęty w danej organizacji i umożliwiający zapoznanie się z nim przez wszystkich pracowników.

Od momentu ogłoszenia plan urlopów staje się wiążący zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu w terminie określonym w planie, a pracownik jest zobowiązany do wykorzystania urlopu w tym terminie.

Jeżeli pracodawca rezygnuje z tworzenia planu urlopów, jest zobowiązany do ustalenia terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego indywidualnie z każdym pracownikiem.

Niewykorzystanie urlopu wypoczynkowego z inicjatywy pracownika - o czym warto wiedzieć?

Przyczyny kumulowania urlopów zaległych mogą być różne. Czasem leżą po stronie pracodawcy, ale nie są też wyjątkiem sytuacje, gdy to pracownicy nie są zainteresowani wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego.

Artykuł 165 k.p. przewiduje ponadto obligatoryjne przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego, następuje z mocy prawa, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

Kiedy pracodawca może narzucić udzielenie urlopu?

Przepisy Kodeksu pracy w określonych sytuacjach umożliwiają jednak pracodawcy jednostronne narzucenie pracownikowi terminu wykorzystania urlopu.

Uprawnienie takie po stronie pracodawcy powstaje:

1. w okresie wypowiedzenia umowy o pracę,
2. w przypadku urlopu zaległego.

Art. 167 ¹. W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.

Pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego w okresie biegnącego wypowiedzenia bez wniosku, a nawet bez zgody pracownika. Bez znaczenia jest zarówno długość okresu wypowiedzenia, jak i strona inicjująca rozwiązanie stosunku pracy we wskazanym trybie.

Termin, w którym pracodawca uzyskuje uprawnienie do jednostronnego wysłania pracownika na urlop wypoczynkowy, rozpoczyna swój bieg od chwili złożenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę. Pracownik może więc otrzymać polecenie wykorzystania urlopu wypoczynkowego następnego dnia po złożeniu przez którąkolwiek ze stron oświadczenia woli w sprawie wypowiedzenia umowy o pracę (wyrok SN z 26 kwietnia 2011 r., II PK 302/10).

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzytsany urlop

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje osobie świadczącej pracę na rzecz pracodawcy jedynie w ściśle określonej sytuacji, a mianowicie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest naliczany dla całości urlopu lub jego części. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu w naturze, o ile pracownik pozostaje z nim w stosunku pracy. 

Wykorzystanie urlopu zaległego - pozostałe regulacje

Obowiązek wykorzystania urlopu przez pracownika w okresie wypowiedzenia obejmuje zarówno urlop przysługujący pracownikowi w danym roku kalendarzowym (w wymiarze proporcjonalnym do przepracowanego okresu), jak i urlop zaległy.

Z chwilą natomiast, gdy urlop wypoczynkowy pracownika staje się urlopem zaległym, jego dysponentem staje się pracodawca. Ma on w związku z tym prawo zobowiązać pracownika do wskazania terminu wykorzystania zaległego urlopu. Brak współpracy ze strony pracownika w zakresie ustalenia terminu wykorzystania urlopu zaległego może zostać uznany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku pracy i skutkować nałożeniem na niego kary porządkowej zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy.

Pracodawca może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi termin wykorzystania zaległego urlopu. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05). Podobny pogląd wyraził Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w stanowisku z 14 lipca 2017 r. (GNP-364-4560-14-1/17/PE/RP). Udzielenie zatem pracownikowi urlopu zaległego nie wymaga jego zgody i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy.

Możliwość udzielenia przez pracodawcę urlopu bez zgody pracownika istnieje w całym okresie, w jakim nie ulegnie on przedawnieniu.

Prawo pracodawcy do wysłania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy przez pracodawcę, nawet gdy pracownik nie wyraża na to zgody - potwierdziło również Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację nr 8918 z dnia 6 sierpnia 2020 r. w sprawie udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego, wedle której: „orzecznictwo sądowe przyjmuje, powołując się na obowiązek udzielenia urlopu zaległego do określonej daty (30 września) oraz zważywszy, że niespełnienie powyższego obowiązku przez pracodawcę naraża go na sankcje, które może podjąć wobec niego Państwowa Inspekcja Pracy, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przepisie art. 168 k.p. Pracodawca zatem może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody”.

I choć poprzednio PIP przyjmowała, że możliwe jest jednostronne skierowanie pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy, to z kolei zgodnie z obecnym stanowiskiem Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy Państwowej Inspekcji Pracy samorzutne udzielenie przez pracodawcę urlopu, wbrew woli pracownika, poza przypadkiem określonym w art.167¹ k.p. nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne. Stąd też również w odniesieniu do urlopu zaległego powinien mieć zastosowanie tryb przewidziany przepisami art. 163 k.p. Pracodawca może jednak zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami okresie, a brak współpracy w tym zakresie sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi przewidzianymi w art. 108 Kodeksu pracy. Procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów jest elementem organizacji pracy i porządku, do którego przestrzegania zobowiązać może np. umieszczenie jej w regulaminie pracy (GNP-110-4560-46 /07/PE). Zgodnie z powyższym, pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie posiada uprawnienia do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.

Jednak z uwagi na fakt, że Państwowa Inspekcja Pracy nie jest organem uprawnionym do dokonywania wiążącej wykładni przepisów, jej stanowiska nie są źródłem prawa i zawsze mogą zostać zmienione.

Nieudzielenie do 30 września urlopu zaległego, jakkolwiek narusza przepis art. 168 k.p., nie powoduje utraty do niego prawa. Urlop ten powinien zostać udzielony w terminie późniejszym. Zaległy urlop wypoczynkowy nie przepada, ale roszczenie pracownika może ulec przedawnieniu.

Zgodnie z art. 291 § 1 k.p. roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Oznacza to, że po tym terminie pracownik nie będzie mógł wykorzystać zaległego urlopu wypoczynkowego, jeśli pracodawca podniesie zarzut przedawnienia tego roszczenia. Pracodawca nie musi oczywiście korzystać z tego prawa i tym samym może dobrowolnie udzielić pracownikowi urlopu.

Termin wymagalności roszczenia o urlop nie został jednoznacznie określony w przepisach prawa pracy. W ustaleniu, od kiedy trzeba liczyć bieg przedawnienia prawa do urlopu, pomocny będzie wyrok z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00), w którym Sąd Najwyższy uznał, że: „(...) rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z końcem I kwartału roku następnego (obecnie III kwartału – przyp. aut.), jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy”.

Wyjątkiem jest korzystanie przez pracownika z urlopu wychowawczego. Zgodnie z art. 293¹ k.p., bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego.

Przepisy prawa pracy nie uprawniają jednak pracownika do samowolnego rozpoczęcia zaległego urlopu wypoczynkowego bez uzgodnienia terminu tego urlopu z pracodawcą.