Budżetowanie obejmuje następujące działania:
- ustalanie celów na podstawie planowania strategicznego, prognoz rozwoju otoczenia,
analiza odchyleń od budżetów poprzedniego okresu, - przygotowanie budżetów wstępnych,
- kontrolę budżetów, ewentualna korektę i ponowne planowanie, następnie opracowanie
bilansu oraz rachunków wyników, - zatwierdzenie przez osoby kierujące jednostką budżetu do realizacji,
- kontrolę i analizę ewentualnych odchyleń
Można wyróżnić następujące etapy budżetowania:
Etap I Opracowania budżetu
- Przygotowanie programu działań
- Określanie celów przedsiębiorstwa
- Określanie krytycznych czynników ograniczających budżet
- Sporządzenie budżetu sprzedaży jako podstawy do tworzenia innych budżetów
cząstkowych - Sporządzanie budżetów cząstkowych w różnych wariantach i wybór optymalnego
- Negocjacje budżetów z przełożonymi i ich zatwierdzenie
Etap II Wdrożenie budżetu
- Przełożenie budżetów na działania – realizacja budżetu i koordynacja działań
Etap III Kontrola wykonania budżetu
- Kontrola wykonania budżetu
- Ustalenie odchyleń i ich przyczyn
- Podjęcie działań korygujących
Opracowanie budżetu oraz jego struktura
Budżetowanie w firmie odbywa się przy użyciu metody oddolnej, czyli budowaniu budżetu głównego całej organizacji z budżetów cząstkowych z poszczególnych komórek organizacyjnych firmy. Budżetowanie rozpoczyna na przełomie sierpnia i września i składa się z dwóch iteracji. (kroków). Pierwsza iteracja polega na sporządzeniu budżetu pełnego wstępnego. Druga iteracja odbywa się po przedstawieniu budżetu Zarządowi i polega na wniesieniu korekt w części sprzedażowej oraz w części kosztowej.
Pierwsza iteracja przygotowywana jest przez pracowników odpowiedzialnych za poszczególne budżety cząstkowe (np. sprzedaż – przedstawiciele handlowi, koszty wynagrodzeń dział HR), natomiast druga iteracja polega na korekcie (zwiększeniu lub zmniejszeniu) poszczególnych budżetów cząstkowych wg wytycznych Zarządu.
Proces i struktura budżetu w firmie przedstawia się następująco:
- Plan sprzedaży w rozbiciu miesięcznym (ilościowy i wartościowy)
- Zaplanowanie kosztu własnego sprzedaży na podstawie Technicznego Kosztu Wytworzeni (TKW) dla poszczególnych produktów
- Zaplanowanie kosztów sprzedaży i marketingu w rozbiciu na pozycje rodzajowe
- Zaplanowanie kosztów ogólnego zarządu w rozbiciu na pozycje rodzajowe
- Zaplanowanie kosztów i przychodów działalności finansowej
- Zaplanowanie kosztów i przychodów pozostałej działalności operacyjnej
- Budżet finansowy obejmujący rachunek zysków i strat, bilans i zestawienie przepływów finansowych
Plan procesu budżetowania jednostki sporządzany jest w formie tabelarycznej. Wyznaczone są tam zadania budżetowe, komórki/osoby za nie odpowiedzialne oraz terminy realizacji i przesłania do osoby zajmującej się procesem budżetowania w firmie. W tym przypadku jest nim Kontroler Finansowy, który cały proces nadzoruje we współpracy z Dyrektorem Finansowym.
| L.p. | Zadanie | komórka/osoba odpowiedzialna | czas realizacji zadania |
|---|---|---|---|
| 1 | Cząstkowe plany sprzedaży od odpowiednich przedstawicieli handlowych w układzie miesięcznym (wartościowe i ilościowe) | poszczególni PH oraz Dyrektor Działu Sprzedaży | x dni roboczych |
| 2 | Plan sprzedaży dla całej organizacji w układzie miesięcznym w podziale na cztery grupy produktowe z rozbiciem na poszczególne indeksy produktów (wartościowe i ilościowe) | Dyrektor Działu Sprzedaży we wsparciu Kontrolera Finansowego | x dni roboczych |
| 3 | Zaktualizowanie bazy na rok następny technicznego kosztu wytworzenia (TKW) indeksów zawartych w planie sprzedaży | Kierownik Produkcji we wsparciu z pracownikami Działu Zakupów/ Działu HR | x dni roboczych |
| 4 | Wyliczenie kosztu wytworzenia produktów na poziomie każdego indeksu oraz grupy produktów w podziale miesięcznym | Kontroler Finansowy | x dni roboczych |
| 5 | Zaplanowanie kosztów marketingu i sprzedaży w podziale na miesiąc z podziałem na pozycje rodzajowe | Kierownicy odpowiednich komórek organizacyjnych (HR, Księgowość, Zakupy, Marketing itp.) | x dni roboczych |
| 6 | Zaplanowanie kosztów ogólnego zarządu w podziale na miesiąc z podziałem na pozycje rodzajowe | Kierownicy odpowiednich komórek organizacyjnych (HR, Administracja, Księgowość, Zakupy, Marketing itp.) | x dni roboczych |
| 7 | Zaplanowanie wyniku na pozostałej działalności operacyjnej | Dyrektor Operacyjny | x dni roboczych |
| 8 | Zaplanowanie wyniku na działalności finansowej | Dyrektor Finansowy | x dni roboczych |
| 9 | Konsolidacja danych i złożenie budżetu operacyjnego | Kontroler Finansowy | x dni roboczych |
| 10 | Konsolidacja i złożenie budżetu finansowego (RZiS, Bilans i Przepływy finansowe) | Kontroler Finansowy | x dni roboczych |
| 11 | Przedstawienie I iteracji budżetu przed Zarządem | Dyrektor Finansowy | --- |
| 12 | Poprawki w II iteracji budżetu | Osoby odpowiedzialne za poszczególne budżety cząstkowe (kosztowe i sprzedażowe) | x dni roboczych |
| 13 | Złożenie budżetu operacyjnego i finansowego w układzie miesięcznym po II iteracji | Kontroler Finansowy | x dni roboczych |
Tabela 1 Plan procesu budżetowania
Tak przygotowany proces budżetowania pozwala na sprawne zaplanowanie wyniku firmy na lata następne. Tabela z planu procesu budżetowania jest znana w całej firmie z przypisanymi terminami realizacji w danym roku budżetowania. Dzięki temu każdy pracownik firmy biorący udział w procesie planowania wie dokładnie za jakie dane odpowiada i w jakim terminie musi je przygotować.
Wdrożenie budżetu
Drugi etap procesu budżetowania polega na przekazaniu do właścicieli budżetów cząstkowych finalnych ich wersji. Powinno odbyć się to drogą oficjalną, np. wgraniem do systemu BI, udostępnieniem na dyskach firmowych.
Kontrola wykonania budżetu
Kontrola wykonania budżetu powinna odbywać się w dwóch ujęciach.
- Na bieżąco – praktycznie w czasie rzeczywistym właściciele budżetów cząstkowych powinni otrzymywać informację o wykorzystaniu swoich budżetów (za dany okres ora narastająca za cały rok budżetowy).
- Cyklicznie (np. miesięcznie, kwartalnie ) – w formie oficjalnego rozliczenia przed Zarządem. Materiał do rozliczenia (często w formie prezentacji) przygotowuje controlling, natomiast informacji o przyczynie odchyleń oraz planowanych działań korygujących przygotowują właściciele budżetów cząstkowych.
---
- J. Komorowski, Budżetowanie jako metoda zarządzania przedsiębiorstwem, PWN, Warszawa 1997, s. 16.
- A. Owidia-Surmacz, M. Brojak-Trzskowska, M. Porada-Rochoń, J. Lubomska-Kalisz, BUDŻETOWANIE I
CONTROLLING W PRZEDSIĘBIORSTWIE, CeDeWu, Warszawa 2010, s. 40.
