Na jakie elementy należy zwrócić uwagę, aby dana umowa cywilnoprawna nie została zakwalifikowana jako umowa o pracę?
Już na etapie tworzenia dokumentu umowy cywilnoprawnej powinniśmy pamiętać o:
- Umowa zlecenia powinna zostać podpisana na realizację określonych czynności. Oznacza to, że w umowie zlecenia nie powinna pojawić się nazwa stanowiska pracy, np. księgowa, bo to wskazuje na stosunek pracy, tylko wykaz czynności, które będą realizowane w ramach tej umowy, np. wystawianie faktur sprzedaży, księgowanie faktur zakupu, tworzenie deklaracji VAT.
- W treści umowy zlecenia należy podać sposób rejestracji godzin realizacji umowy. Rejestracja taka może mieć formę listy obecności, oświadczenia zleceniobiorcy lub z góry narzuconej w umowie liczby godzin. Pomimo że każda z tych form jest prawidłowa, to jednak w sytuacji, kiedy z posiadanej ewidencji godzin pracy zleceniobiorcy wynikałoby, że świadczy on pracę od poniedziałku do piątku np. w godzinach 8:00 do 16:00, jak pracownicy zatrudnieni w ramach umowy o pracę, to również będzie to przemawiać, że dany stosunek prawny jest umową o pracę.
- Określanie w umowie cywilnoprawnej konkretnego miejsca świadczenia pracy, przełożonego i godzin, w których zleceniobiorca ma świadczyć pracę również będzie przemawiało za tym, że dana umowa będzie bardziej przypominać umowę o pracę niż umowę zlecenia. Zleceniobiorca nie może mieć bezpośredniego przełożonego. W treści umowy możemy jednak wpisać, że zleceniobiorca będzie wykonywał przedmiot umowy zlecenia, uwzględniając wskazówki zleceniodawcy. Narzucenie miejsca pracy, poleceń przełożonego i godzin, w których dana osoba ma pracować, jest cechą umowy o pracę, a nie umowy cywilnoprawnej.
- Umowa zlecenia może być podpisana na czas nieokreślony, bo żaden przepis tego nie zabrania. Warto jednak przeanalizować, czy umowę na czas nieokreślony stosować do wszystkich, czy tylko do wybranych zleceniobiorców. Jeżeli dana umowa zlecenia jest jedynym źródłem utrzymania zleceniobiorcy, to podpisanie z taką osobą umowy zlecenia na czas nieokreślony mogłoby zostać potraktowane jako mające znamiona umowy o pracę. Jeżeli zlecenie w naszej firmie jest dodatkowym źródłem utrzymania zleceniobiorcy, bo jest on zatrudniony na podstawie umowy o pracę bądź innej umowy cywilnoprawnej w innym podmiocie, to podpisanie w takim przypadku umowy na czas nieokreślony nie będzie sugerowało stosunku pracy.
- W treści umowy cywilnoprawnej można zawrzeć postanowienia dotyczące okresu wypowiedzenia. Zasady wypowiedzenia takiej umowy nie powinny być jednak kopią zapisów pochodzących z Kodeksu Pracy, np. „okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie jeżeli przedmiot umowy zlecenia będzie realizowany do 6 miesięcy, 1 miesiąc jeżeli przedmiot umowy zlecenia będzie realizowany od 6 miesięcy do 3 lat i 3 miesiące jeżeli przedmiot umowy zlecenia będzie realizowany powyżej 3 lat.” W treści umowy cywilnoprawnej można wskazać okres wypowiedzenia np. jako okres 14 dni kalendarzowych liczonych od dnia następnego po dniu złożenia oświadczenia woli o chęci zakończenia tego stosunku prawnego.
- Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych nie zachowują prawa do urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego bądź innych nieobecności gwarantowanych pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Jeżeli zleceniodawca udzieli zgody na taką nieobecność osobie zatrudnionej na podstawie umowy cywilnoprawnej, będzie to przemawiało za tym, że jest to umowa o pracę.
W sytuacji kiedy istnieje podejrzenie, że dana umowa jest umową o pracę a nie umową zlecenia, nie tylko znaczenie mają zapisy w samej umowie, ale też czynności są realizowane oraz sposób ich realizacji. W sytuacji w której pracodawca zatrudnia dwie osoby, które świadczą pracę na takich samych warunkach, a jedna z nich zatrudniona jest w oparciu o umowę o pracę, a druga w oparciu o umowę cywilnoprawną, to może być to potraktowane jako nierówne traktowanie w zatrudnieniu. W efekcie, osobę, która była zatrudniona na umowę zlecenie, będziemy musieli zatrudnić na podstawie umowy o pracę. Konieczność przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę będzie musiała zostać przeprowadzona wstecznie, od momentu w którym zleceniobiorca rozpoczął pracę. Mówimy tutaj o konieczności wstecznego zgłoszenia takiej osoby w ZUS z kodem ubezpieczenia pracowniczego (011000), naliczeniem wszystkich składek ZUS i rozliczeniem pozostałych składników wynagrodzeń do których mieli prawo pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę na tożsamym stanowisku pracy.
