Stosowanie kas rejestrujących do ewidencjonowania sprzedaży na ostatnim etapie obrotu jest w pewien sposób wymuszone konstrukcją podatku VAT. W transakcjach, w których kontrahenci są podatnikami VAT następuje szczegółowa wzajemna kontrola prawidłowości wystawiania dokumentów sprzedaży (FA VAT) oraz odprowadzania należnego z tego tytułu podatku VAT, natomiast w przypadku, gdy sprzedaż dokonywana jest na rzecz podmiotu niebędącego podatnikiem VAT taka kontrola już nie zadziała.
Zasadniczo ustawodawca wymaga ewidencjonowania każdej sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (również osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych) przy zastosowaniu kas rejestrujących, czyli urządzeń ewidencjonujących w sposób trwały i niepodlegający późniejszym modyfikacjom kwotę z tytułu dokonanej sprzedaży z podziałem na stawki podatkowe.
Obowiązek stosowania kas fiskalnych bez względu na obrót miał wejść początkowo od 1 lipca 2022 r., następnie od 1 października 2022 r. a potem miał zostać przesunięty na dzień 1 kwietnia 2023 r. - termin ten, uległ jednak skróceniu.
Co istotne, po 1 stycznia 2023 r. w sprzedaży są wyłącznie kasy fiskalne typu online, jednak do myjni automatycznych odnoszą się również przepisy dotyczące kas o specjalnym zastosowaniu, które będą mogły być sprzedawane o rok dłużej w wersji z elektronicznym zapisem kopii. Ponadto myjnie mogą też alternatywnie stosować kasy wirtualne.
Należy mieć na uwadze, że w § 1 rozporządzenia w sprawie podatników używających kasy w postaci oprogramowania ustawodawca wymienił czynności, w odniesieniu do których możliwe jest stosowanie kas wirtualnych. Ponieważ oprócz czynności wymienionych w rozporządzeniu, uprawniających do stosowania kas wirtualnych, podatnicy często dokonują również innej sprzedaży nieobjętej przedmiotowym rozporządzeniem powstają wątpliwości czy mogą oni ewidencjonować w kasie rejestrującej w postaci oprogramowania całą prowadzoną przez siebie sprzedaż. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 9 listopada 2020 r., nr 114-KDIP1-3.4012.518.2020.1.ISK uznał, że podatnik nie ma prawa do ewidencjonowania w kasie rejestrującej mającej postać oprogramowania całej sprzedaży, w tym usług niewymienionych w rozporządzeniu.
