Podatnicy prowadzący PKPiR są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury:
- towarów handlowych,
- materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych,
- produkcji w toku, półwyrobów, wyrobów gotowych,
- braków i odpadów.
W spisie z natury nie wykazuje się:
- wyposażenia,
- środków trwałych,
- wartości niematerialnych i prawnych.
Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:
- imię i nazwisko właściciela firmy/nazwę firmy,
- datę sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji arkusza spisu,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników spisu,
- jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości innych składników przez ich cenę jednostkową,
- łączną wartość spisu z natury oraz klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",
- podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela firmy/wspólników.
Sposób wyceny składników objętych spisem:
- materiały i towary handlowe - według cen zakupu lub nabycia (albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia),
- półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki własnej produkcji - według kosztów wytworzenia,
- produkcja niezakończona przy działalności usługowej i budowlanej - według kosztów wytworzenia (wartość nie niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej),
- odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową- według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania,
- niesprzedane wartości dewizowe - według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez NBP w dniu kończącym rok podatkowy,
- produkcja zwierzęca - według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu.
