Ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, co do zasady, powinno być prowadzone przy zastosowaniu kas on-line. Poza podatnikami zobowiązanymi ustawą do wymiany kas fiskalnych ze względu na prowadzenie działalności w określonych branżach (wymienionych w art. 145b ust. 1 ustawy o VAT) przepisy dopuszczają stosowanie do prowadzenia ewidencji sprzedaży kas dotychczas używanych przez podatników czyli kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii. Należy przy tym mieć na uwadze, że zgodnie z art. 145a ust. 2 ustawy VAT „stare” kasy muszą zapewniać:
- prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących dokonywanej sprzedaży (w tym wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego),
- prawidłowe przechowywanie danych,
- bezpieczne przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki (kasy z elektronicznym zapisem kopii).
Przepisy ograniczyły termin wydawania potwierdzeń o spełnieniu funkcji i warunków technicznych dla kas z elektronicznym zapisem kopii do dnia 31 grudnia 2022 r., natomiast dla kas z kopią papierową termin ten upłynął już dnia 31 sierpnia 2019 r. Po tych datach podatnicy nie mogą nabyć kas starego typu, ale mogą nadal stosować do prowadzenia ewidencji sprzedaży (z wyjątkiem niektórych branż) do czasu ich wyeksploatowania a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii konieczności wymiany pamięci fiskalnej.
Natomiast kasy fiskalne on-line obowiązkowo muszą posiadać przedsiębiorcy tacy jak: kosmetyczki, fryzjerzy, lekarze, stomatolodzy, prawnicy, budowlańcy, siłownie oraz kluby fitness. Podatnicy mają również prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup takiej kasy rejestrującej, w wysokości 90% ceny zakupu (bez podatku), jednakże nie więcej niż 700 zł.
Od 1 czerwca 2020 r. ewidencjonowanie sprzedaży przez niektóre podmioty może być prowadzone przy zastosowaniu kas wirtualnych (kas mających postać oprogramowania). Stanowią one alternatywę dla użytkowanych przez podatników kas rejestrujących i analogicznie jak kasy on-line posiadają funkcję przesyłu danych do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej. Wirtualne kasy fiskalne mogą być stosowane przez wybrane grupy podatników w tym do usług: przewozu osób samochodem osobowym, wynajmu samochodów osobowych z kierowcą, transportu drogowego pasażerskiego, usług hotelarskich, noclegowych, kempingowych, gastronomicznych, mycia, czyszczenia samochodów i podobnych.
