Złożenie sprawozdania finansowego w KRS powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Natomiast w sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (sprawozdania za 2021 r. w ciągu 9 miesięcy od dnia bilansowego), to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a następnie 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymaganymi dokumentami.
Należy mieć na uwadze, że od 1 czerwca 2022 r. wszedł w życie nowy przepis ustawy o rachunkowości, na mocy którego kierownik jednostki wraz ze sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności, skonsolidowanym sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności grupy kapitałowej, sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej oraz skonsolidowanym sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej składa w KRS również odmowę złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym oraz oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi określone w ustawie o rachunkowości, lub odmowę złożenia tego oświadczenia, jeżeli zostały sporządzone.
Dla każdego podmiotu prowadzi się w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych (RDF). Złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy rachunkowości, w rejestrze sądowym następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator. Zgłoszenia może także dokonać radca prawny, adwokat lub prawnik zagraniczny.
Po zamieszczeniu w repozytorium dokumentów finansowych sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego również do tzw. Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.
Do KRS składają swoje sprawozdania finansowe wraz z innymi wymaganymi dokumentami podmioty wpisane do tego rejestru, czyli spółki z o.o., spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółki akcyjne, proste spółki akcyjne oraz spółdzielnie, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych a także samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SP ZOZ).
