Dla prawidłowego ustalenia momentu zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów podatnik powinien rozpoznać rodzaj powiązania kosztów z przychodami. W oparciu o to kryterium koszty podatkowe można podzielić na:
- bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów - jest możliwe ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód,
- inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).
Wydatki poniesione w 2022 r. w związku z uregulowaniem faktur wystawionych przez biuro rachunkowe za miesiące maj-grudzień 2019 r. zgodnie ze stanowiskiem podatnika i interpretacją organu podatkowego, należy kwalifikować do kosztów pośrednich.
W interpretacji organ podatkowy przywołał również regulacje zawarte w art. 15 ust. 4d-4e ustawy o PDOP, dotyczące momentu potrącalności kosztów pośrednich:
- koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia; jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą,
- za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Ostatecznie Dyrektor KIS stwierdził, że wydatki wynikające z zaległych faktur, wystawionych przez biuro rachunkowe z tytułu gotowości do świadczenia usług księgowych w 2019 r., powinny zostać zaliczone do kosztów podatkowych 2019 r., pomimo że faktury te zostały ujęte w księgach rachunkowych 2022 r. Interpretacja organu podatkowego jest inna niż podstawowa zasada potrącalności kosztów pośrednich, którym jest dzień ujęcia kosztu w księgach rachunkowych – tutaj rok 2022.
